経理業務を改善するメリットや手順・具体的な4つの施策!

公開日:2023.03.31

経理業務はほかの業務と比較して複雑でプレッシャーも大きいので、負担に感じている担当者も少なくありません。そのため、経理業務の改善を検討する企業も増えてきています。しかし、どのような方法で経理業務を改善しなければいけないのか分からない担当者も多いはずです。

そこで本記事では、経理業務を改善するメリット手順・具体的な施策などについて解説します。

 

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経理の主な業務内容

経理の主な業務内容は以下の通りです。

毎日 ・経費を記録するための領収書の管理
・残高を記録するための現金出納帳の管理
・まとめて大きな金額を支払うための掛取引の管理
・十分な量がストックされているかの在庫チェック
毎月 ・クライアントへ送るための請求書管理
・売掛金のチェック
・従業員に支払うための給与管理
・キャッシュフローの確認
毎年 ・株主や親会社などの関係者へ配布する決算書の作成
・年度末における確定申告
・税務署への税金申告
・年末調整
・賞与計算

経理の主な業務は、自社のお金を管理することです。そのため、領収書の管理やキャッシュフローの確認・確定申告など、行わなければいけない業務が豊富にあり、日・月・年で業務内容が異なります。

 

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経理業務を改善しなければいけない理由

経理業務を改善しなければいけない理由は主に3つあります。

・属人化しやすい
・業務量が多い
・書類でのやりとりが多い

順番に解説します。

属人化しやすい

経理業務は、ほかの業務と比較すると専門的知識を必要とすることが多いため、属人化しやすい傾向にあります。

属人化とは、特定の業務に対して限られた人しか行えない状態のことです。属人化すると業務がブラックボックスとなってしまい、業務効率が下がったり従業員が休職・退職した場合に業務をうまく引き継げなかったりするなどのリスクがあります。

そのようなリスクを防ぐためにも、経理業務を改善しなければいけません。

業務量が多い

経理業務は、日・月・年単位でやるべきことが分かれており業務量が非常に多いため、経理担当者の負担が大きくなってしまいがちです。

その結果、経理担当者は心身共に疲弊してしまい、退職されてしまっては自社にとって甚大な損失につながるので、早急な業務改善が求められます。

書類でのやりとりが多い

経理業務は書類でのやりとりが多いので、パソコン上でのやりとりに比べて手間と時間がかかります。業務量も多いので、担当者の負担を少しでも軽くするために業務改善が必要なのです。

 

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経理業務を改善することでのメリット

経理業務を改善することでのメリットは以下の3つです。

・生産性の向上につながる
・ヒューマンエラーが防げる
・コスト削減が期待できる

一つずつ解説します。

生産性の向上につながる

経理業務を改善することで、これまでの業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出して削減できます。その結果、リソースに余剰ができるため、ほかの業務に充てることで生産性の向上につながります。

ヒューマンエラーが防げる

経理業務は自社におけるお金を管理する重要な業務のため、小さなミスも許されません。その結果、失敗してはいけないというプレッシャーに押し潰されてしまい、体調を壊してしまう担当者も少なくありません。

しかし、業務の改善に伴い一部の業務を自動化することが可能です。その結果、ヒューマンエラーを未然に防げます。

コスト削減が期待できる

経理業務は業務量が多いので、残業するのが当たり前となっている企業も少なくありません。

しかし、業務を改善することで業務量が減らせるので、残業時間の短縮につながります。また、ペーパーレス化を推進することで印刷代や紙代などがかからなくなるため、コストの削減にも期待ができるのです。

 

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経理業務を改善するための具体的な4つの施策

経理業務を改善するための具体的な施策として、以下の4つが挙げられます。

・アウトソーシングを活用する
・ツールやシステムを導入する
・ペーパーレスを推進する
・業務フローを可視化する

順番に解説します。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングとは、業務の一部を外部に委託することです。

アウトソーシングを活用することで、大幅に業務量を減らせます。また、経理におけるプロが業務を行ってくれるので、業務クオリティの向上にも期待ができます。

ツールやシステムを導入する

ツールやシステムを導入するのもおすすめです。

特に業務の一部を自動化できるRPA(Robotic Process Automation)ツールであれば、導入費用はかかりますが、コストの削減やヒューマンエラーの防止にもつながります。

ペーパーレスを推進する

書類でのやりとりが多い場合には、ペーパーレスの推進も検討してみましょう。ペーパーレスを推進することで、印刷代や紙代などがかからなくなります。

また、情報の共有や管理が容易になり、紛失するリスクも無くなるのでおすすめです。

業務フローを可視化する

経理業務は専門的な知識を要するため、どうしても属人化しやすい傾向があります。

そのため、業務フローを可視化してみましょう。業務フローを可視化することで属人化の防止が期待できるだけでなく、業務クオリティの均一化も図れます。

 

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経理業務を改善するための具体的な手順

経理業務を改善するための具体的な手順は、以下の4ステップです。

1.経理業務の現状を把握する
2.問題点を洗い出す
3.施策を実行する
4.PDCAを回す

順番に解説します。

1.経理業務の現状を把握する

これから経理業務を改善したくても、具体的にどのような部分を改善すればいいのかが分からないと取り組めません。そのため、まずは自社における経理業務の現状を把握しておく必要があります。

2.問題点を洗い出す

現状を把握したら、具体的にどのような箇所が「ムリ・ムダ・ムラ」となっているのか、問題点を洗い出します。問題点が複数ある場合には、改善するにあたっての優先順位をつけましょう。

3.施策を実行する

経理業務を改善するための施策を実行します。前項でも説明した通り、経理業務を改善するための施策は複数存在するので、自分たちに合った施策を選ぶことが重要です。

4.PDCAを回す

経理業務の改善は、施策を実行して終わりではありません。その後にPDCAを回して次回につなげる必要があります。

具体的に以下の内容についてどうだったのか、確かめましょう。

・施策は自社に合っていたか
・実行する前と実行した後でどのように変わったか
・実行している最中にトラブルや問題はなかったか

 

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まとめ

本記事では、経理業務を改善するメリットや手順・具体的な施策などについて解説しました。

経理の仕事は業務量が非常に多く、専門的な知識が必要とされるので、属人化しやすいです。しかし、経理業務を改善することで、生産性の向上やヒューマンエラーの防止・コストの削減などにつながるので、本記事を参考に実施を検討してみましょう。

 

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