業務引き継ぎマニュアルで記載すべき項目や作り方・ポイントについて紹介!

公開日:2023.05.11

部署異動や転勤・退職時などに必要なのが業務の引き継ぎです。

引き継ぎがしっかりできないと、今後の業務に支障をきたす恐れがあるため、引き継ぎマニュアルの作成を検討している担当者も少なくありません。しかし、どのように作成すればいいのかわからない担当者も多いはずです。

そこで本記事では、引き継ぎマニュアルの作り方記載すべき内容・作成する際のポイントなどを解説します。

 

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引き継ぎマニュアルを作る際に記載すべき6つの内容

引き継ぎマニュアルを作る際に記載すべき内容は以下の6つです。

・業務概要
・業務の目的
・年間や月間のスケジュール
・業務フロー
・イレギュラー時の対応
・データの保管場所

順番に解説します。

業務概要

業務を行うにあたって、どのような業務なのかが理解できていなければ、後任者がモチベーションを維持しながら取り組むことは難しいです。

そのため、まずは業務概要について記載します。

業務の目的

業務概要がわかっていても、「なぜこのような業務を行うのか」しっかり把握していないと、認識の相違が起きてしまい、トラブルやミスが発生する可能性があります。

そのため、業務の目的も忘れずに記載しましょう。

年間や月間のスケジュール

「業務がどのように進んでいくのか」今後のスケジュールが気になる人も少なくありません。

後任者に安心してもらうためにも、年間や月間のスケジュールを記載します。

業務フロー

業務フローについても記載します。

簡潔に書いてしまうと、後任者が理解できない可能性があるので、なるべく詳しく書くことを意識しましょう。また、自分が業務で日頃から注意しているポイントやコツなどがあれば、一言書き加えてあげましょう。

イレギュラー時の対応

どのような業務においてもイレギュラーな対応を求められることがあります。業務に慣れていない状況でイレギュラーな事態が発生してしまうと、どのように対応すればいいのかがわからないので、不安に感じる後任者も多いはずです。

そのため、イレギュラー時の対応過去のイレギュラーが起きた事例などについても記載しましょう。

データの保管場所

過去のデータが必要となる業務もあります。データをスムーズに見つけられるようにするためにも、保管場所も記載しておきましょう。

 

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引き継ぎ書を作成する3つのメリット

引き継ぎ書を作成するメリットは以下の3つです。

・業務を滞りなく進められる
・伝え漏れや聞き漏れを防ぐ
・後任者の不安を解消できる

一つずつ解説します。

業務を滞りなく進められる

当然ですが、後任者はこれから引き継ぐ業務におけるノウハウを持ち合わせていません。そのため、何のノウハウもない状態で業務に取り組んでしまうと、一から自分で調べなければいけなくなるので、時間がかかるだけでなくミスを引き起こす可能性も高くなります。

しかし、引き継ぎ書を作成しておくことで業務概要や業務フローについてすぐに理解し、滞りなく業務を進められます。

伝え漏れや聞き漏れを防ぐ

業務を引き継ぐ際に口頭で完結させようとすると、伝え漏れや聞き漏れが発生する恐れがあります。その結果、引き継ぎが終わった後も連絡を取る手間がかかってしまいます。

しかし、引き継ぎ書を作成しておけば、全ての情報を正確に後任者へ伝えることが可能です。

後任者の不安を解消できる

「前任者のように業務を遂行できるか」「業務でわからないことがあったときにどのように対応すればいいのか」など、さまざまな不安を抱える後任者も少なくありません。

引き継ぎ書には業務における全ての内容を記載しているので、作成することで後任者の不安を解消できます。

 

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引き継ぎマニュアルを活用して引き継ぎする際の手順

引き継ぎマニュアルを活用して引き継ぎする際の手順は、以下の4ステップです。

1.引き継ぎするためのスケジュールを調整する
2.引き継ぎマニュアルに記載する内容を決める
3.引き継ぎマニュアルを作成する
4.後任者へ作成した引き継ぎマニュアルを渡す

順番に解説します。

1.引き継ぎするためのスケジュールを調整する

業務内容や業務量によっても大きく異なりますが、引き継ぎは数日かけて行われることがほとんどです。

そのため、まずは引継ぎするためのスケジュールを後任者もしくは後任者が在籍している部署と調整します。

2.引き継ぎマニュアルに記載する内容を決める

スケジュールの調整が完了したら、引き継ぎマニュアルに記載する内容を決めます。

前項の「引き継ぎマニュアルを作る際に記載すべき6つの内容」を基に作成しましょう。

3.引き継ぎマニュアルを作成する

実際に引き継ぎマニュアルを作成していきます。

引き継ぎマニュアルを作成するにあたって、ポイントがいくつかあるので、次項で詳しく解説します。

引き継ぎマニュアルを作成したら、抜け漏れがないか必ず確認しましょう。上司や同僚など、第三者から確認してもらうのがおすすめです。

4.後任者へ作成した引き継ぎマニュアルを渡す

最後に作成した引き継ぎマニュアルを後任者へ渡します。

自分では完璧に仕上げたと思っていても、後任者から業務のことで後日質問されることも少なくありません。お互いにとっての手間となるため、引き継ぎマニュアルを渡した時点で一度読み合わせしましょう。

 

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引き継ぎマニュアルを作成する際のポイント

引き継ぎマニュアルを作成する際のポイントは、以下の2つです。

・誰が見ても理解できるよう意識する
・作成したら複数人からチェックしてもらう

一つずつ解説します。

誰が見ても理解できるよう意識する

引き継ぎマニュアルを作成するにあたって、専門用語を頻繁に使用したりテキストのみだったりした場合には、非常に読みにくくなってしまいます。その結果、引き継ぎマニュアルを作成したのにもかかわらず、後任者から何度も業務について質問されてしまい、本来の効果が期待できない可能性があります。

そのような事態を防ぐためにも、誰が見ても理解できるような引き継ぎマニュアルの作成を意識しましょう。具体的には画像や表を挿入したり、重要な箇所にはマーカーを引いたりするなど、工夫しましょう。

作成したら複数人からチェックしてもらう

引き継ぎマニュアルは、基本的に1人で作成することがほとんどのため、情報の抜け漏れがある可能性が高いです。

そのため、引き継ぎマニュアルを作成したら、必ず複数人からチェックしてもらいましょう。

 

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まとめ

本記事では、引き継ぎマニュアルの作り方や記載すべき内容・作成する際のポイントなどを解説しました。

引き継ぎ書を作成することで、業務を滞りなく進められたり後任者の不安を解消できたりするなどのメリットがあります。そのため、本記事を参考に引き継ぎマニュアルを作成してみましょう。

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