業務改善におけるよくある失敗とは？成功させるためのポイントも解説

業務の効率化やコスト削減のために業務改善に取り組む企業が増えてきています。

しかし、業務改善に取り組んだのにもかかわらず、思うような成果を出せずにいる企業がいるのも事実です。

そこで本記事では、業務改善におけるよくある失敗やその要因、失敗しないために意識すべきポイントについて解説します。

 

業務改善におけるよくある失敗談

業務改善における失敗談としては、次のようなものがよく聞かれます。

順番に解説します。

 

従業員の負担が大きくなった

業務改善を行うにあたって、新しい方法やツールを導入することがあります。

しかし、業務改善を実施する際に高度で複雑なマニュアルだったり現場の実態に沿わないツールを導入したりすると、逆に従業員の負担が大きくなる可能性があります。

その結果、生産性が低下するケースも少なくありません。

 

自社に適したツールを導入できなかった

「ほかの企業がツールを導入しているから」という安易な理由でツールを導入する企業も数多くありますが、そうした場合、現場の従業員からは「操作方法が難しい」「なぜ導入したのかわからない」など、不満の声が挙がることがあります。

このように自社に適したツールを導入できなかったことで、業務改善がうまく行われないこともよくある失敗です。

 

リモートワークの導入が業務改善の妨げになった

新型コロナウイルス感染症の影響によって、リモートワークが本格的に導入されたという企業も多いのではないでしょうか。

リモートワークを導入することで、従業員の通勤負担が軽減されたりワークライフバランスが向上したりするなどのメリットがあります。

一方、業務改善の取組みを進めるにあたり、リモートワークがその妨げとなってしまうケースもあるようです。以下にいくつか例を紹介します。

こういったリモートワークならではの課題により、業務改善に失敗したり、期待通りの成果が得られなかったりする場合があります。

 

業務改善が失敗する要因

業務改善が失敗する要因は、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

目的やゴールが曖昧になっている

業務改善を行うにあたって目的やゴールが曖昧な状態では、その場しのぎの対策になってしまい、根本的な課題解決につながらない可能性があります。

また、方向性が定まらないことで部署ごとにバラバラな対策を行ってしまい、企業全体で統一感のある施策が行えないケースも少なくありません。

 

現場に丸投げ状態になっている

業務改善を行うにあたって、ツールを導入すること自体は間違いではありません。

しかし、ツール導入を現場に丸投げしてしまうと従業員はなぜそのツールを導入したのかといった背景や活用目的などがわからないため、積極的に活用しようとはせず、業務改善に結び付かない要因となります。

 

業務の課題や問題を把握できていない

既存業務の課題や問題を解決することで、業務改善は行われます。

そのためにも、まずは既存業務における課題や問題を把握することから始めなければいけません。

しかし、既存業務の課題や問題を把握しない状態で業務改善の施策を行ってしまう企業が多いため、ミスマッチが起きて失敗するのです。

 

業務改善の内容が従業員に共有できていない

業務改善を実施するにあたって、内容を従業員に共有できていないと、業務改善に対する理解と意識が向上することはありません。

その結果、業務改善の施策が実行されず失敗に終わってしまうのです。

 

失敗しない業務改善のポイント

業務改善を成功させるために意識すべきポイントは、以下の通りです。

順番に解説します。

 

明確な目的やゴールを設定する

業務改善を成功させたいのであれば、明確な目的やゴールを設定しましょう。

「業務改善によって業務時間を短縮させて、平均残業時間を30時間から20時間まで削減する」といった定量的な目的やゴールを設定することで、方針にブレが生じるのを防ぎます。

その結果、従業員からの理解も得られやすくなるはずです。

 

従業員の意見を尊重する

業務改善を実行するにあたって上層部だけで内容を決めてしまうと、現場にそぐわない内容や進め方になることがあり、従業員が不満を感じて施策がうまく実行されない可能性があります。

業務改善を成功させるためには、従業員の協力が不可欠です。

そのため、従業員の意見もしっかりと尊重した上で業務改善に取り組みましょう。

 

現状の抱えている課題や問題を可視化する

既存業務における課題や問題を解決することによって、業務改善が進んでいきます。

そのため、業務プロセスを十分に把握して、現状の抱えている課題や問題を可視化するようにしましょう。

課題や問題を可視化するための方法として、実際の現場で働く従業員にアンケートを実施するのがおすすめです。

 

業務改善について従業員に周知する

業務改善を実行するにあたって、上層部だけが内容を知っていても従業員が認識していなければ意味がありません。

従業員が業務改善について認識していないと、モチベーションが維持できなかったりそもそも理解が得られなかったりする可能性があるため、注意が必要です。

そのような事態を防ぐためにも、業務改善を実行するのが決まったら、必ず従業員に周知するようにしましょう。

 

コミュニケーションを活性化させる

業務改善を失敗させたくないのであれば、コミュニケーションを活性化させましょう。

コミュニケーションが活性化し、業務改善の施策について現場などで議論が起きるようになれば、取組みの問題点を修正したり、よりよい方法へ改善したりと、いい影響が起きる可能性があります。

コミュニケーションが生まれる機会を設け、誰もが意見を言いやすい環境や雰囲気を作っていくことが重要です。

 

まとめ

本記事では、業務改善におけるよくある失敗や失敗する要因・失敗しないために意識すべきポイントについて解説しました。

業務改善におけるよくある失敗談として、従業員の負担が大きくなったり、自社に適したツールを導入できなかったりすることが挙げられます。　

目的やゴールが曖昧になっていたり現場に丸投げ状態になっていたりすることが主な要因のため、業務改善を失敗したくないのであれば、従業員の意見を尊重したりコミュニケーションを活性化させたりすることを意識しましょう。

 

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