わかりやすい業務マニュアルの作り方やポイントについて徹底解説！

業務マニュアルの有無によって、業務の作業効率は明らかに異なります。そのため、業務マニュアルの作成を検討している担当者も少なくありません。しかし、どのように作成すればいいのかわからない担当者も多いはずです。

そこで本記事では、業務マニュアルのメリットや作り方・わかりやすく作成するためのポイントなどについて解説します。

 

業務マニュアルとは？

業務マニュアルとは、業務フローや業務のやり方などを記載したマニュアルのことです。

業務マニュアルを作成することで、属人化が防止できたり業務効率化が期待できたりするなどのメリットがあります。

 

業務マニュアルを作成する3つのメリット

業務マニュアルを作成するメリットは、以下の3つです。

一つずつ解説します。

業務の効率化が期待できる

業務でわからないことがあった場合、その度にほかの従業員に聞く手間が発生します。しかし、業務マニュアルがあれば、すぐに自分で調べて解決することが可能です。

その結果、業務がスムーズに行えるようになるため、業務の効率化が期待できます。

属人化を防げる

業務の属人化に頭を悩ませている企業も少なくありません。

属人化とは、特定の従業員だけしか業務における情報や業務フローなどが把握できない状態のことです。

属人化してしまうと、業務がブラックボックス化する恐れがあります。最終的には担当の従業員が辞めてしまうことで、業務そのものが停止する可能性もあるので、企業にとっては大きなリスクとなるのです。

しかし、業務マニュアルをあらかじめ作成しておけば、属人化を防いで業務クオリティの均一化が図れます。

教育コストの削減につながる

新しい従業員が入るたびに業務における情報や方法などを一から教えると、時間がかかります。

しかし、業務マニュアルがあることで指導する手間が省けるので、教育コストの削減につながるのです。

 

業務マニュアルの作り方を5ステップで解説

業務マニュアルの作り方は、以下の5ステップです。

順番に解説します。

1.作成する目的を明確にする

業務マニュアルを作成することでさまざまな効果が期待できますが、作成する目的が曖昧なままだと、本来の効果が半減してしまう恐れがあります。

そのため、まずは「なぜ業務マニュアルを作成する必要があるのか」目的を明確にしましょう。

2.記載する情報を精査する

作成する目的を明確にしたら、業務マニュアルに記載する情報を決めます。

余計な情報を記載してしまうと、業務マニュアルを読んだ従業員が混乱してしまう恐れがあるので、なるべく必要な情報だけを記載するように意識しましょう。

3.構成と目次を作成する

記載する情報を決めたら、構成と目次を作成します。なぜなら、いきなり本文から記載してしまうと、内容がまとまらずに読みにくい業務マニュアルとなる可能性があるからです。

業務フローに沿った構成の作成を心がけましょう。

4.本文を記載する

構成と目次が完成したら、最後に本文を記載します。

実際に業務マニュアルを読む人の立場に沿って、わかりやすい文章を書くことを意識しましょう。本文を書き終えたら、誤字脱字や情報の抜け漏れがないかを必ずチェックしましょう。

5.PDCAを繰り返す

業務マニュアルは、一度作成したら終わりではありません。作成した後は実際に従業員から活用してもらい、修正点があれば改善していきます。

PDCAを繰り返して、定期的に情報をアップデートしましょう。

 

わかりやすい業務マニュアルを作成するポイント

業務マニュアルは、ただ作成するだけでなく、誰が見ても理解できるようにわかりやすく作成することが重要です。

わかりやすい業務マニュアルを作成するためのポイントは以下の5つです。

一つずつ解説します。

画像や動画なども挿入する

テキストだけで作成された業務マニュアルの場合、読み手にとっては非常にわかりづらく、ストレスになります。その結果、理解するのに時間がかかったり、業務フローを間違えたりするなどのミスが発生する可能性も十分にあります。

そのような事態を防ぐためにも、画像や動画などを挿入して視覚的に見やすくすることが重要です。また、テキストにはマーカーを入れたり太字にしたりするなど工夫しましょう。

5W1Hに沿って作成する

5W1Hを意識しましょう。

5W1Hとは、以下の頭文字を組み合わせてできた言葉です。

5W1Hを意識することで、誰が見ても内容をすぐに把握できるようなわかりやすい業務マニュアルが作成できるはずです。

専門用語を多用しない

業務マニュアルは、経験の長いベテラン従業員よりも入社して間もない従業員のほうが活用する機会が多いはずです。

専門用語を多用してしまうと、業務マニュアルの内容を理解できない可能性があるため、なるべく難しい言葉の利用は避けるようにしましょう。

シンプルなデザインを心がける

業務マニュアルを作成する上で、視覚的にわかりやすくすることが重要ですが、デザインにこだわりすぎてしまうと、逆に見づらくなる可能性があります。

そのため、なるべくシンプルなデザインを心がけましょう。

複数人からチェックしてもらう

作成した業務マニュアルを自分で確認しても、誤字脱字や情報の抜け漏れが発生することがあります。そのままの状態で社内に共有してしまうと、ミスやトラブルが起きる要因にもなりかねません。

そのため、業務マニュアルを作成したら、複数の担当者からチェックしてもらいましょう。

 

まとめ

本記事では、業務マニュアルのメリットや作り方・わかりやすく作成するためのポイントなどについて解説しました。

業務マニュアルを作成することで、業務の効率化や属人化の防止などが期待できます。しかし、業務マニュアルを作成しても内容を理解してもらえなければ意味がありません。そのため、少しでもわかりやすい業務マニュアルを作成したいのであれば、画像や動画などを導入したり、専門用語を多用したりしないことを心がけましょう。

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本記事を参考に、業務マニュアルの作成を検討してみてください。