施設管理を業務委託するには？アウトソーシングのメリットや注意点

自社施設の管理・運営を任されている担当者は、次のようなお悩みを持つことはないでしょうか。

「短時間だけ施設管理を対応してくれる人員を集めるのが難しい」

「アルバイトや派遣社員をマネジメントするには手間がかかる」

施設管理に必要なリソースを確保するには、代行会社に業務委託することがオススメです。本記事では施設管理の担当者に向けて施設管理を業務委託するメリットや注意点をお伝えします。

1.施設管理の業務委託とは

自社業務の一部を外部の代行業者に委託する方法をアウトソーシングといいます。今では定型業務を代行してくれる会社が多くあり、施設管理を外部の担当者に任せることが可能です。

施設管理の業務委託には特定の業務のみ支援してもらう方法と、管理に関わるすべての業務を代行してもらう方法があります。必要な分だけリソースを調達できるのが業務委託の特徴です。

施設管理のアウトソーシングを申し込むことで、次のようなサービスを受けられます。

1.1.定型業務代行

アルバイトや派遣社員を採用して対応するルーチンワークを一般的に定型業務といいます。定型業務代行により外部のスタッフが定型業務を対応やバックオフィスのサポートを対応してくれます。

代行会社がスタッフを採用・教育してくれるため、採用やマネジメントの工数を削減できる利点があります。あまり重要ではない業務を外部に任せることで、コア事業にリソースをつぎ込めるでしょう。

1.2.コールセンター

代行会社では顧客からのお問い合わせに対応するため、コールセンターの代行サービスも提供しています。会社ごとに専用の電話やメールアドレスを用意して、外部スタッフが問い合わせに対応してくれます。

そのほか、スタッフが必要な商品を発注したり、システムを操作したりして顧客対応を代行します。重要な項目の確認やサンクスコールのために、スタッフがお客様に連絡することも可能です。

1.3.システム管理・運用

社内に導入している業務システムを代行スタッフが管理・運用するサービスもあります。例えば商品の受発注システムを代行会社に委託することで、従業員が管理する手間を削減できます。

また、業務システムを問題なく使い続けられるよう外部スタッフが適切に運用できます。あまり人的リソースが必要ではないシステム管理・運用を外部委託することでコスト削減につながるでしょう。

2.業務委託で施設管理するメリット

今では施設管理におけるルーチンワークやコールセンターなどを代行会社に業務委託できます。ご担当者が施設管理を業務委託することで得られるメリットは次のとおりです。

2.1.人件費を削減できる

施設管理のアウトソーシングで得られる大きなメリットとして人件費の削減があります。委託した代行会社のスタッフに業務を任せることで、従業員を雇用する必要はなくなるものです。

例えば施設管理を任せるためにアルバイトを雇用した場合、仕事量に関わらず決まった給料を支払うことが必要です。時期にあわせて従業員の数を調整するのは難しく、人件費が高くなるリスクがあるもの。

代行会社であれば仕事量に応じてスタッフ数を調整でき、無駄な人件費をうまく削減できます。「なるべく安いコストで施設管理を委託したい」と考える担当者に業務委託は便利です。

2.2.コア業務にリソースを集中できる

施設管理を業務委託することでコア業務にリソースを集中できるメリットもあります。施設管理はノンコア業務であることが多く、社員に管理させるとリソースに見合った成果を得るのが難しいものです。

会社の売上を増やすのに重要なコア業務にリソースを集中させることで、競争力を強化してシェア率の拡大を実現できます。人的リソースの不足を補うために業務委託は最適です。

2.3.業務の品質が向上する

代行会社では複数の業務委託を請け負っていて、施設管理の知識やノウハウを蓄積しています。外部から業務に役立つノウハウを流入することで、業務の品質が向上するのもメリットです。

3.業務委託で施設管理するときの注意点

業務委託では代行会社が用意したスタッフが業務をサポートして、施設やシステムなどを管理します。そのため外部スタッフが社内情報を知ってしまい、情報漏えいするリスクがあるもの。

実際にアウトソーシングする際は情報漏えいを防ぐために、セキュリティを強化することが重要です。外部のスタッフに機密情報を見られないよう、ファイルや書類の管理に注意しましょう。

また、代行会社と秘密保持契約を締結しておき、外部スタッフの情報流出を防ぐこともオススメです。秘密保持契約には競業避止義務を設定でき、委託した代行会社がライバルになることを避けられます。

4.まとめ

本記事では施設管理にお悩みを持つご担当者に向けて、業務委託のメリットや注意点についてお伝えしました。

コスト削減や競争力強化のために、バックオフィスのアウトソーシングに対応したニューズベースへの業務委託を検討していただけると幸いです。お気軽にお問い合わせ下さい。