学会運営、委託できる内容やかかる費用を解説

公開日:2020.06.04  更新日:2022.09.30

企業や社団法人において、研究発表や情報交換の目的で開催される学会。学会運営には幅広い業務が発生し、自社で運営をするには多くのリソースが必要となります。

そのため自社で学会運営をしていく中で、オペレーションの課題を抱えていたり、また業務過多による品質の低下に悩んでいたりする方も多いでしょう。

実は学会運営に関わる業務は、委託することが可能だということをご存知でしょうか。

本記事では学会運営の委託について、委託可能な業務内容や費用、また委託するメリットについて詳しく解説いたします。学会運営についての課題を抱えている方は是非参考にしてください。

 

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1.学会運営の委託可能な業務

学会運営を委託するにあたり、具体的にどのような業務が委託可能なのでしょうか。ここでは、委託可能な業務について具体例を挙げて解説いたします。

・窓口業務

電話やメールでの問い合わせ対応など

・会員管理業務

会員の名簿管理や入退会に関する手続きなど

・一般事務業務

冊子やチラシの作成、印刷、郵送など

・財務・経理業務

預貯金口座の管理や決算・予算書の作成、会計監査業務など

・理事会・委員会活動業務

理事会や委員会活動における資料準備や議事録作成など

・学会運営サポート業務

会場の手配や抄録集編集発行、当日運営サポートなど

・学会誌編集・発行業務

学会誌の原稿受付、査読、編集発行など

・ホームページ作成

ホームページの新規開設やデザイン変更、コンテンツ改修など

委託業者にもよりますが、基本的に学会運営に関わる業務全般のサポートすることが可能です。もちろん、現状課題に感じている業務を部分的に委託することもできます。

まずは、現状自社で抱えている課題を明確にすることが非常に重要です。

例えば、「新たに行う学会運営の企画段階から相談にのって欲しい」「問い合わせが増えてきて、他の業務に手が回らない」など、一口に学会運営と言っても課題は千差万別です。

業者によって対応可能な範囲や得意な領域も変わってくるので、自社の課題にマッチした業者選定をするようにしましょう。

 

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2.費用はどのくらいかかるのか

学会運営の委託を検討するにあたり、やはり気になるのは費用についてでしょう。

ここでは、学会運営の委託にかかる費用の概算をお伝えします。

例)※会員300名、期間1か月、ランニングコストのみ

 

・問い合わせ・窓口業務 5万〜

・会員管理業務(入退会手続き、会費管理、会員名簿管理) 15万〜

・資料・備品等の発送管理業務(※物品代・送付代は別途) 1万~

・ホームページ管理料 月1万〜

※それぞれ税抜

費用は会員数や委託業務の内容、また委託業者によっても大きく変動してきます。そのため、上記費用はあくまで一例として参考にしてください。

ただし上記と比較して、極端に安い・高い場合は少し注意が必要です。委託費用が安いことはもちろんメリットではありますが、その分業務内容の幅が狭かったり、余計にオペレーションの手間が増えてしまったりすることも考えられます。

学会運営の委託を検討する場合は必ず、見積もりに対してどこまでの業務内容がカバーされるのか、信頼できる業者であるのかどうかをきちんと確認するようにしましょう。

 

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3.学会運営を委託するメリット

学会運営の委託には、下記のようなメリットが挙げられます。

・業務負担の軽減

・経験豊富なプロによる運営

・コスト削減

学会運営に関わる業務は多岐にわたっており、学会の規模が大きくなればなるほど一つ一つの業務も煩雑になってしまいがちです。

そのため、単純業務やルーティン業務を委託することで、社内の貴重なリソースを温存しておくことができます。そして余裕が出た社内のリソースは、新たな企画の検討や会員を増やすための広報活動など、学会運営の基盤となる業務に集中させることが可能になります。

学会運営の経験が豊富な業者に運営をお願いすることにより、品質の向上も期待でき、会員の満足度向上にもつながります。

また業務委託は一見コストがかさむように見えますが、内製で行っていた人件費や人材採用に関わる費用を考えると、総合的にコスト削減となるケースもあります。もちろん業務内容によっては、派遣社員やアルバイトなどで対応する方が安価に済む場合もあるので、きちんとそれぞれの見積もりを比較したうえで導入検討することが大切です。

 

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4.まとめ

学会運営のオペレーションの課題や品質についてのお悩みは、業務委託することにより解決できます。

煩雑になってしまっている業務内容を委託することで、自社のリソースは学会運営の基盤となる業務に集中させることが可能になります。また委託業者は、学会運営に関わる豊富なノウハウを持っています。そのノウハウを活かして効率の良い学会運営を行っていきましょう。

 

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