事務アウトソーシング料金は一体いくらする？内訳を解説

「事務スタッフを採用・教育するには手間やコストがかかる」「アウトソーシングで効率的に事務を任せたい」など、事務をマネジメントしているご担当者様はこうしたお悩みを持つことはないでしょうか。

事務作業は日々発生するとともに正確性が求められる業務が少なくありません。しかし、事務作業に追われてしまうと、本来注力すべき業務が疎かになってしまいます。

こうした背景があり、事務処理作業を外部に委託する企業が増えています。

本記事では、事務アウトソーシングの具体的な業務内容や料金の内訳について詳しく解説します。

 

事務アウトソーシングの業務内容

事務アウトソーシングとは、企業の事務処理業務を外部の専門会社に委託することで、業務負担を軽減し、業務効率を向上させる手段です。

依頼できる業務は多岐にわたります。以下で代表的な業務内容例を解説します。

 

一般事務

事務アウトソーシングでは、書類作成やデータ入力、電話・メール対応など、日々行うべき一般事務を代行することができます。社内でこうしたルーティン業務に追われている方も、アウトソーシングを活用すれば業務負担を軽減し、コア業務に集中しやすくなります。

 

経理・財務業務

請求書の発行や経費精算、帳簿の管理など、企業の経理業務といった専門知識と正確性が求められる事務処理業務をアウトソーシングするケースも増えています。特に、中小企業やスタートアップ企業では、専門知識を持つ人材が不足していることが少なくありません。アウトソーシングを活用すれば、適切な会計処理を行えます。

 

人事・労務管理

社員の勤怠管理や給与計算、社会保険手続き、採用業務などの人事・労務管理といった事務処理業務もアウトソーシング可能です。専門知識が必要で煩雑な業務であっても、専門のプロに任せれば、法令に準拠した正確な業務運営ができます。社内リソースの負担軽減にもつながります。

 

営業事務

営業活動をサポートする業務として、顧客リストの管理、見積書や請求書の作成、アポイント調整といった業務もアウトソーシング可能です。こうした事務作業の代行を依頼すれば、営業担当者が本来の営業活動に集中でき、業務効率化が図れます。

 

受発注業務・管理

注文の受付やシステムへの入力、在庫数の確認、発注処理などの幅広い業務も、アウトソーシングできます。例えば、受発注業務の多いECサイト運営や製造業などでも、アウトソーシングを活用すれば、繁忙期の受注増加にも対応しやすくなります。業務効率化とコスト削減を同時に実現することが可能です。

 

事務アウトソーシングに依頼するメリット

事務アウトソーシングに依頼するメリットは以下の3つです。

1つずつ紹介します。

 

コア業務に注力できる

ほとんどの業務において、高度な判断を要する「コア業務」と担当者以外でも対応できる「ノンコア業務」に分かれています。 担当者の多くはなるべくコア業務を優先したいと考えていますが、ノンコア業務の量が膨大にあるため、注力できない従業員も少なくありません。 ノンコア業務の中でも事務処理業務が比較的多いので、事務アウトソーシングに依頼することで業務を委託してコア業務への注力が可能となります。

 

コストの削減

通常の業務量が多いため、残業するのが当たり前となってきている企業も少なくありません。 残業代を削減するために新しい従業員を雇用したとしても、人件費がかかったり一から教育しなければいけないので、さらにコストがかかるケースもあります。 事務アウトソーシングでは、委託するだけで専門のスタッフが業務を行なってくれます。費用は発生しますが、一から指導する必要もないので、トータル的なコストの削減にもつながるのです。

 

業務クオリティの向上

事務アウトソーシングのスタッフは事務処理業務を専門としてきたプロです。 自社の従業員に比べて効率的かつ正確な業務が行えるので、最終的には業務クオリティの向上にも期待できます。

 

事務アウトソーシングに依頼するデメリット

事務アウトソーシングに依頼するデメリットは以下の4つです。

それぞれ解説します。

 

ノウハウが蓄積されない

事務処理業務を事務アウトソーシングに委託すると、その業務だけ自社でノウハウが蓄積されなくなります。そのため、その後もずっと事務アウトソーシングへ頼りっぱなしになってしまうのです。 最終的に社内で業務を完結したいのであれば、少しずつ事務アウトソーシングに依頼する業務量を減らしながら調整していったり、内製化支援のある事務アウトソーシング業者に依頼したりするなど、検討しましょう。

 

トラブルが発生する可能性がある

事務アウトソーシング業者によっては依頼時の打ち合わせ以降、連絡をあまりしないケースもあります。 お互いが連絡をしない状態が続いてしまうと、納品時に自分たちが意図していた業務内容と異なっていたりマニュアルに沿った業務が行われていなかったりするなどのトラブルが発生する可能性があるのです。 未然に回避するためにも綿密なコミュニケーションを日頃から心がけましょう。

 

情報漏えいリスクがある

事務アウトソーシングには情報漏えいのリスクがあります。業務内容に応じて、機密情報や顧客データをアウトソーシング会社に提供することがあるためです。

情報漏えいリスクを最小限に抑えるには、個人情報保護の認証を取得している業者を選ぶ、機密保持契約（NDA）を締結するなどの対策が必要です。また、近年はサイバー攻撃に対しても注意しなければなりません。そのため、セキュリティ対策が万全な業者を選定することが大切です。契約内容や管理体制の確認も必ず行うようにしましょう。

 

依頼した業務がブラックボックス化するおそれがある

アウトソーシングを活用すると、業務の進捗や作業内容が把握しづらくなり、ブラックボックス化する可能性があります。

これを防ぐためには、定期的な進捗報告を依頼する、業務フローを明確にするなどの対策が重要です。報告体制を整えて委託した業務の可視化を図ることで、業務の透明性を確保し、トラブルを未然に防ぐことができます。

 

事務アウトソーシングの3つの料金形態

事務アウトソーシングの3つの料金形態は以下の通りです。

順番に説明します。

 

固定料金

固定料金とは、毎月の金額があらかじめ決められている料金形態です。 毎月かかる費用がわかりやすく、決められた料金を支払えば業務量に関係なく依頼することができます。そのため、依頼する業務量が多い場合にはおすすめです。

 

契約期間の長さによって料金が変動する

「毎月30時間まで」、「勤務日のうち10日間」など、契約期間の長さによって料金が変動する料金形態もあります。 契約期間が長ければ長いほど料金が高くなりますが、自分たちで契約期間を決めることができるため、調整しやすいのがメリットです。ただし、契約期間内に業務が終わらない場合には自分たちが対応する必要があるので、注意しましょう。

 

従量課金

従業課金とは、自分たちが依頼したい業務内容や業務量に応じて依頼する料金が変動する料金形態です。急を要する場合やスポットで業務を依頼したい場合にはおすすめです。 ただし、発生する費用が月末にならないと確定しないので、気をつけましょう。  

 

事務アウトソーシングの料金相場

事務アウトソーシングの料金相場として、常駐の場合とスポットの代行依頼の場合の2つが挙げられます。それぞれにかかる料金についてみていきましょう。

 

常駐の場合

代行スタッフを社内に常駐させる場合、アウトソーシングの料金は以下の4つの項目により変動します。

例えば、2名の代行スタッフにフルタイムで働いてもらう場合、毎月80万円程度のコストが発生します。給与所得者の年間平均給与は441万円であり、毎月の平均給与は1人あたり約37万円です。 参考：https://www.nta.go.jp/information/release/kokuzeicho/2019/minkan/index.htm スタッフへの給料に加えてマネジメントなどのサービス料金がかかるため、2名のスタッフを常駐させると80万円程度のコストが毎月かかります。

 

スポットの代行依頼の場合

「事務業務の処理件数が多くて大変」という状況で選ばれやすい方式がスポット型です。スポット型では従量課金制に近い料金テーブルによりアウトソーシングのコストが決定します。 例えば、社内の給与計算をスポットでアウトソーシングする場合、1名につき1,500円の費用が毎月かかります。仕分けや経費精算などの経理を任せる場合は毎月10万円ほどのコストを支払うことが必要です。 スポット型の代行会社では従量課金制に近い料金体系が多く、業務量に合わせてコストを調整できるメリットがあります。  

 

事務アウトソーシングを選ぶポイント

事務アウトソーシングを選ぶポイントは以下の3つです。

1つずつ解説します。

 

過去の実績はあるか

これまでどのような案件に対応してきたのか、過去の実績を確認しましょう。過去の実績を確認することで、信頼できる会社かを判断して自社に合ったアウトソーシング業者か確認できます。 基本的にはホームページに案件実績が掲載されていますが、非公開にしているケースもあるので、その際にはお問い合わせしてみましょう。

 

依頼した業務に対応しているか

事務アウトソーシング業者によって対応している業務が異なるケースがあります。契約する直前に依頼したい業務に対応していないことがわかった場合、これまでの時間が非常に無駄です。 そのため、気になる事務アウトソーシング業者を見つけたら、まずは依頼したい業務に対応しているかを確認しましょう。

 

予算内であるか

依頼したい事務アウトソーシング業者を見つけたら、予算内であるかどうかを確認しましょう。 固定料金の場合にはある程度の予算を把握できますが、従量課金制の場合には月末にならないと費用が確定しません。依頼する業務内容や業務量によって費用が大きく変動するので、注意しましょう。  

 

まとめ

今回は、事務アウトソーシングの業務内容やメリット・デメリット、料金相場や選ぶポイントについて紹介しました。事務処理業務に忙殺されてしまい、コア業務に注力できない従業員も少なくありません。そんな時には事務アウトソーシングを利用して業務の効率化を図りましょう。 また、採用業務にお困りの場合には弊社、株式会社ニューズベースにお任せください。 株式会社ニューズベースでは、採用アウトソーシングを提供しており、年間400案件以上の運用実績があり、求人票の作成や面接スケジュールの調整などのコア業務を委託できます。 お気軽にお問い合わせください。