プロに任せて費用もお得に！学会事務を代行するメリットとは？

学会を主催するとなると、会場の手配から出席者への連絡など大変な手間がかかりますよね。準備に追われているうちに、つい本業がおろそかになってしまうことも。挙句の果てには学会の大会本番直前になってバタバタしてしまい、なんとか本番当時を迎える方も多いでしょう。

そこで今回は、学会の事務局を代行するサービスについて費用やサービス内容をご紹介します。

1.学会の事務局を代行するメリット

学会の事務局を業者に代行をお願いするメリットにはどのようなことがあるのでしょうか。

①時間的・人的コストが削減できる

何よりも時間的、人的なコストを大幅に削減できるのは大きなメリットでしょう。企業が事務局業務も担うと生産性の低下につながります。また、手間の割には企業側にとって得るものが少ないのが事務局業務です。特に時間的コストの削減は、昨今の働き方改革の中では非常に重要なポイントです。定型的で生産性の低い業務はなるべくアウトソーシングしましょう。

②高品質な学会を実現できる

ノウハウが豊富な専門業者にお願いすることで、高品質な学会を実現できます。素人では思いつかなかったような参加者が満足するアイディアや、専門的な管理手法による効率化など品質を向上することができます。特に学会の会費徴収業務は決済方法の仕組みづくりや滞納者の対応など面倒な仕事が多いため、専門業者に任せた方が企業側は本業に専念できるでしょう。

③直前になってバタバタしない

学会には年に数回、大きなイベントがあります。本大会という年に数回の大イベントのほか、地区大会や分科会があります。また機関紙の発行や会員募集など、年中行事が目白押しです。気づいたら次のイベントが迫っていてバタバタしてしまうこともあります。

しかし専門業者にお願いすればスケジュール管理も完璧にこなしてくれます。

学会の事務は思いのほか、かなり手間がかかるものです。思い切ってアウトソーシングを活用しましょう。

2.学会の事務局を代行できる内容や費用

では、学会の事務局を業者にお願いするとしたら、どのような内容を依頼できるのでしょうか。また、費用はどのくらいかかるのでしょうか。

2-1.依頼できる業務

依頼できる業務は多岐にわたります。今回はその中から主要な業務をご紹介します。

【会員管理】

学会で最も重要なのが会員管理です。会員名簿の更新は会員の所在や役職、職業の把握など個人情報管理のための重要な業務です。万が一、個人情報が流出してしまうと大変なことにもつながります。名簿管理は専門業者にお願いするのが得策でしょう。

【会費管理】

次に重要なのが会費管理です。会員からの振込制にすると、会員が振込を忘れることがよくあります。誰が入金済なのかを把握するのは骨の折れる作業です。専門業者にお願いすることで会費収納も簡単にできるようになります。

【会計サポート】

会費を収納したら、毎年の予算を立てる必要があります。予算計画を策定し、理事会で承認を得たうえで会員に公示しなければなりません。毎年の決算を行うのもひと手間かかります。業者では、実はこうした会計業務も代行してくれます。

【広報代行】

学会業務には広報も欠かせない業務の一つです。イベント開催時の告知、集客だけでなくイベント報告のための公式ホームページの更新、決算や総会の告知などお知らせを周知するだけでもたくさんの業務が存在しています。こうした広報業務も代行してくれるのが専門業者です。

2-2.費用

では、費用はどの程度必要なのでしょうか。依頼業務別の費用の一例をご紹介します。

3.学会の事務局代行ならニューズベースがおすすめ！

学会の事務局代行ならニューズベースがおすすめです。ニューズベースは他社と比べてどのような点でメリットがあるのでしょうか。

①会議運営の専門業者だから安心

ニューズベースは何よりも会議運営のスペシャリストです。会議だけでなく、セミナー、学会や研修の運営事務局に至るまで事務代行をトータルで担ってくれます。大手企業での実績も多いため、人数の多い学会でも十分に対応できます。

②お客様のご要望に応えて柔軟に対応

ニューズベースならお客様のご要望をきちんと最後までヒアリングしてご希望通りのサービスを提供します。サービス内容の説明も丁寧なので、最後までどんなことをしてくれるのかはっきりとわかりますよ。

③安心の明瞭会計

イベント業界ではよく、準備を進めるうちに予算をオーバーしてしまうことがあります。

ニューズベースなら予めお客様のご要望をきちんとヒアリングしたうえで見積書を発行するので、任せて安心です。また大手優良企業様とのお取引も多いため、実績面でもとても安心できます。

4.まとめ

専門業者の代行サービスを利用すれば、学会の事務局運営におけるコストを大幅に削減できます。自社で運営するコストを考えれば、代行費用がかかっても専門家に依頼するのが有用です。

多くの代行業者が存在しますが、ニューズベースであれば実績も豊富なので、安心して依頼が可能です。ぜひ一度相談してみてはいかがでしょうか。