BPOとは?メリットや対象となる業務・委託先を選定するコツなどについて紹介!

公開日:2019.12.09  更新日:2022.11.01

近年では、少子高齢化の影響により、労働人口が減少傾向にあります。そのため、人手不足に悩まされている企業も少なくありません。そんな企業におすすめなのがBPO。名前は聞いたことがあっても実際にどのような意味なのか知らない担当者も多いはずです。

そこで本記事では、BPOの基礎知識や導入するメリット・委託先を決めるコツなどについて解説します。

 

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BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)とは

業務や仕事を外部委託するためにビジネス・プロセス・アウトソーシング(以下、BPO)という方法があります。

業務におけるプロセスをすべて委託するのがBPOの特徴です。業務を委託する方法には人材派遣や業務請負といった方法もありますが、それらとは外注できる業務範囲が異なります。

例えば人材派遣を依頼する場合、その企業は人以外の経営資源を用意することが必要です。一方、BPOであれば業者がすべて代行で業務を行ってくれるから、自社で経営資源を用意する必要はありません。人材の募集から業務プロセスの決定まで一括して専門業者が担当します。

自社業務の一部をすべてアウトソーシングすることで、より重要な業務に集中して経営資源を投入できるのがBPOの魅力。企業の競争力を高めるには外部委託を積極的に活用することが重要です。

BPRとの違いについて

BPOと似ている言葉として「BPR」があります。

BPRとは、「Business Process Re-engineering(ビジネス プロセス リエンジニアリング)」の略で、一言で表すと「業務改革」のことです。これまでの業務フローや経営戦略などを根本的に改善することによって、企業が抱える問題を解決したり従業員のスキルアップに期待できたりします。

言葉は似ていますが、意味はまったく異なるので、覚えておきましょう。

 

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BPOの主なメリット

「BPOを実施することで自社にどのようなメリットがあるのか?」と思う人はいるかもしれません。国内ではBPOの認知度が低く、アウトソーシングに否定的な人も一定数います。しかし、一部の業務をすべて外部委託することにはメリットが多く、実施することで生産性を改善しやすくなります。

BPOにおけるメリットは次の4つです。

・業務効率化
・競争力強化
・コスト削減
・セキュリティ対策

なぜ、BPOにより上記のメリットを得られるのか、それぞれの項目について詳しく解説します。

業務効率化

業務内容を改善して生産性を高めるには、企業内でノウハウを積み重ねることが必須です。ただ、ノウハウを得られるまで時間がかかり、自社だけで業務効率を改善するには高いハードルがあります。

豊富なノウハウを持っている専門業者に仕事を任せることで、時間や経営資源を投じることなく業務効率を改善することができます。業務の効率化により自社リソースを消耗するのを防げるのが利点です。

競争力強化

企業を経営していくには主要業務の他に、会計や人材採用など間接業務に対応することが必要です。あまり重要でない間接業務にリソースを取られてしまうと、自社の競争力が弱まる場合がよくあります。

BPOにより専門業者に間接業務を任せることで、より主要業務に集中することが可能です。経営資源をメイン事業に集中させることができ、競合との競争力を強化できます。

コスト削減

BPOにより業務を請け負う業者は複数の顧客から仕事を引き受けているため、規模のメリットを活かせます。そのため、専門業者のほうが経費を抑えられる傾向があり、外部委託によりコスト削減を実現できるのです。

人材やシステムといった経営資源を保有する必要もなくなるため、自社の固定費を減らせるのもメリット。業務効率化しながらコストを削減できるのがBPOの強みです。

セキュリティ対策

今では業務にITシステムを活用することが多く、情報漏洩やトラブルを防ぐにはセキュリティ対策が必須です。システムの安全性を高めるには、経営資源を多く投入しなければなりません。

BPO業者は高度なセキュリティを整えているところがほとんどであり、高い安全性を確保したうえで業務を代行してくれます。安全性に不安を持つ人にもBPOによる外部委託は最適です。

 

BPOについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
▶「BPOとは何か?メリットやデメリット、業者の選定ポイントまで解説

 

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BPOの対象業務一覧

「具体的にどのような業務をBPOで委託できるのか気になる」と疑問に思う人は多くいるでしょう。一部の業務に特化したり、ほとんどの間接業務に対応したりする業者がいて、委託先により対象業務は異なるものです。

BPOにより企業が委託できる対象業務内容は主に8項目あります。

・人材採用・育成
・経理・総務
・受付業務
・事務作業代行
・コールセンター
・システム開発
・データ処理
・マーケティング

それぞれの項目における対象業務内容を詳しく紹介します。

人材採用・育成

自社の生産性を高めるには優秀な人材が必要であり、BPOにより人材採用や育成を委託できます。

例えば人材採用の場合、募集から書類・面接選考、採用決定まで専門業者が代行します。そして、研修受講者の管理や講師の選定、研修効果の測定などにより採用した人材を育成してくれます。

採用計画や教育体系の構築をBPO業者に任せることも可能です。

経理・総務

自社を経営していくには資金や資源を管理しなければならず、経理・総務業務も業者に委託できます。経理をBPOに任せることで小口精算や伝票記帳、売掛金管理などの業務を業者が担当します。

また、備品や名刺の管理、出張時の各種手配といった総務の仕事も専門業者が処理してくれます。

受付業務

規模の大きいオフィスをもつ企業では顧客対応のために、受付業務を外部にアウトソーシングしている場合があります。来客応対や電話の取り次ぎまで一括でBPO業者が対応します。ま

た、オフィスに来客した人の情報を管理して、社内に報告するサービスもあります。

事務作業代行

あまり重要ではない事務作業をBPO業者に任せることも可能です。オフィスに届いた荷物の受け取りや開封、仕分けといった面倒な仕事を外部に委託して、仕事の効率を高められます。

コールセンター

主にBtoC企業では顧客対応のためにコールセンターが必要となるケースがあります。BPOによりコールセンター業務を外部委託することで、人材やシステムなどの経営資源が不要になるのがメリットです。

オペレーション対応からお問い合わせ内容の記録、管理、報告まで専門業者がまとめて担当します。

システムの開発

一部の専門業者では自社に必要なシステムを代行で開発してくれる場合があります。ITシステムやデータベースの設計、開発を委託することで、知識がなくても便利なシステムを導入できるのがメリットです。

データ処理

多くのBPO業者では企業が集めた情報を代行で処理するサービスも提供しています。スキャニングやデータ入力、集計から分析などのデータ処理をアウトソーシングすることが可能です。

マーケティング

自社商品をより多くの人々に買ってもらうには、マーケティングをBPOで委託することがおすすめ。専門業者が顧客管理や情報発信、レスポンス分析に対応して、ターゲットへの販売促進を実施できます。

 

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BPOを導入する前に重要な”見極め”とは

国内におけるBPOの市場規模は年々増加していて、既にアウトソーシングしている企業は多数存在します。ただ、中には何となく面倒な業務を委託してしまい、期待していた効果が得られないケースも少なくないです。

BPOを導入して生産性を向上させるには、アウトソーシング先の見極め方を知っておくことが重要。専門業者を選ぶときの2つのポイントについて解説します。

業務内容で効果が異なる

BPOで外部委託できる業務には定型業務非定型業務があります。定型業務はマニュアル通りにこなす仕事であり、非定型業務はクリエイティビティが求められる仕事です。

もし自社の定型業務をBPOで委託した場合、大幅なコスト削減に期待できます。ノウハウをもった専門業者による業務プロセスの見直しにより、効率的に業務を行わせることが可能です。

一方、非定型業務をBPO業者に任せることで業務における品質の改善や効率化に期待できます。アウトソーシングする業務内容により、得られるメリットは異なるため注意しましょう。

範囲を適切に定めることが重要

BPOによる効果を最大限引き出すためには、マネージャーまたは経営者が委託すべき業務範囲を見極めることが重要です。適切な業務範囲を定めることで、業務効率化とコスト削減をうまく実現できます。

外部委託すべき業務範囲を適切に決めるには「対象業務」「導入による効果」「業務プロセスの統一化」という3つのポイントを意識することがコツです。

 

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BPO業務を導入して成功する鍵

自社にBPOを導入して生産性を高めるためには、業務範囲を見極めること以外にも3つのコツがあります。

・プロジェクトの体制を整える
・目的を明確にする
・導入前に現状を分析する

それぞれのコツをチェックして、BPO業務を導入して成功する鍵を理解しましょう。

プロジェクトの体制を整える

自社業務を最適化するためにBPOを実施する場合、まずはプロジェクト体制を整えることが重要です。

社内で発言力や権限をもつ役員クラスの人が体制のトップを担当することがおすすめ。そしてトップの下にプロジェクト本部や社内全体をまとめる部門を設立します。BPOを導入するときにシステムの入れ替えや社員異動が起こりうるため、人事やシステム部門も体制に加えましょう。

プロジェクトの体制を整えたら、トップダウンでBPOを自社に導入していきます。推進力のあるトップが最適化を進めることで、BPOによるメリットを得られるでしょう。

目的を明確にする

BPOを導入して期待していた効果を得るためには、アウトソーシングにより達成したい目的を明確化することも重要です。目的が曖昧であると適切に外部委託できず、無意味なBPOを実施してしまうリスクがあります。

多くの企業では経営資源を主要業務に集中させるためにBPOを実施する傾向です。この場合では経営計画などでメイン分野を定めて、その分野に移行するためにアウトソーシングを導入します。

導入前に現状を分析する

無駄なコストをかけることなくBPOを導入するには、アウトソーシング前に現状把握をしましょう。自社の業務や課題、相関関係などを可視化して、業務一覧表を作成することで外部委託する業務範囲を決めやすくなります。

そして、経験がなくても対応できる業務をアウトソーシングすることで、業務効率化やコスト削減を実現することが可能です。経験がないと対処できない業務のみ自社で対応することを勧めます。

 

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BPOの委託先を決めるコツ

BPOの委託先を決めるコツは以下の3つです。

・コミュニケーションが密に取れるか
・これまでの実績があるか
・要望に対して柔軟に対応してもらえるか

順番に解説します。

コミュニケーションが密に取れるか

BPOを依頼する際には、具体的にどこまでの業務を依頼するのか委託先と綿密に話し合う必要があります。また、契約した後も依頼した業務の進捗がどうなっているのか気になる担当者も多いはずです。

そのため、コミュニケーションが密に取れる委託先かどうかを確認しましょう。資料請求やお問い合わせなどの段階で、24時間以内に連絡がくるかを一つの指標とするのがおすすめです。

これまでの実績があるか

これまでの実績があるかどうかも必ず確認しておきましょう。実績がなければ、委託しても自分たちが納得のいくような結果を得られない可能性があるからです。また、悪徳な業者もいるので、注意が必要です。

多くの委託先では、ホームページに自分たちの実績を掲載しています。しかし、非公開にしている委託先もあるため、気になる委託先を見つけたら問い合わせしてみましょう。

要望に対して柔軟に対応してもらえるか

BPOを導入する企業のパターンとして多いのが、最初は一部分の業務だけを依頼して徐々に依頼業務を広げていくパターンです。しかし、委託先によっては依頼できる業務範囲が限られていることがあり、自分たちの要望に対応してもらえない可能性があります。

その結果、十分な成果を得られないまま終わってしまう確率が高いので、なるべく柔軟に対応してもらうことのできる委託先を選びましょう。事前に今後の方針を伝えておくのがおすすめです。

 

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まとめ

本記事では、BPOの基礎知識や導入するメリット・委託先を決めるコツなどについて解説しました。

BPOを導入することで、業務の効率化やコストの削減に期待できます。依頼できる業務も非常に幅広いため、人的リソースが不足しているのであれば、本記事を参考にBPOの導入を検討しましょう。

弊社、株式会社ニューズベースでは、研修運営アウトソーシングや採用代行(RPO)・事務業務の支援サービスを提供しています。年間400案件以上の導入実績もあるため、初めての方でも安心です。お困りの方はお気軽にご相談ください。

 

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