【人事向け】採用証明書とは？必要な理由や記載方法について解説！

内定を承諾してもらった後に、内定者から採用証明書を求められることがあります。

採用証明書は、必要な機会が限定されているため、経験の浅い人事や採用担当者の中にはどういう書類か分からないという人もいるのではないのでしょうか。

そこで今回は、採用証明書が必要な理由や記載方法について解説していきます。

 

採用証明書とは？

採用証明書とは、失業保険受給中の失業者が再就職した場合に、ハローワークへ申請するために必要な証明書のことです。

再就職先の企業のみ、再就職した事実を証明することができるので、内定者から求められます。そのため、採用担当者は中途採用の場合のみ発行する書類と覚えておきましょう。

 

採用証明書が必要となるケースと理由

採用証明書が必要となるケースとその理由について紹介します。

失業手当の受給を停止するため

1つ目は、失業手当の受給を停止するためです。

失業手当とは、失業した場合や退職した場合のみ受給することができる手当です。

失業手当をもらうためには、「ハローワークで求職の申込などをおこなって、すぐに働ける人」、「雇用保険の加入期間が過去2年間で通算12ヶ月以上超えている人」が条件となります。

あくまでも再就職する人を支援するための手当なので、再就職先が決まった時点で貰うことはできなくなります。再就職が決まっているのにも関わらず、ハローワークに報告しない場合は不正受給になるので、採用担当者も内定者に言われたら速やかに準備しましょう。

ただし、採用証明書を渡した時点で、失業手当が貰えなくなるわけではありません。雇用契約が開始する前日まで貰うことができるので、採用担当者も覚えておきましょう。

再就職手当を受給するため

2つ目は、再就職手当を受給するためです。

再就職手当とは、就職先が決まった時に支給されるお祝い金です。

失業手当を受給している期間で内定をもらったのであれば、失業手当が停止する代わりに再就職手当が受け取れます。

ただし、再就職手当を受け取るためには以下の条件をクリアする必要があります。

 

 

これらの条件を満たさないと、再就職手当を受給することはできませんので、注意しましょう。

 

採用証明書の書式について

 

採用証明書の書式は上記画像のような書式が一般的ですが、特に決まりはありません。そのため、記載内容を満たしていれば、オリジナルの採用証明書でも問題はないのです。

ただし、自治体によって記入項目が異なる可能性もあるので、ハローワークから受け取る「受給資格者のしおり」に封入されている採用証明書を企業に渡すのが一般的です。

採用証明書の提出は、就職日から1ヶ月以内にハローワークに提出しなければいけません。

そのため、会社都合で採用証明書を渡すのに時間がかかりそうな場合には、内定者に連絡して、ハローワークに相談してもらいましょう。

また、内定者によっては、採用証明書の提出を忘れている可能性もあるので、一声かけてあげると良いかもしれません。

 

採用証明書の記載方法

 

採用証明書は内定者が記入する欄と会社が記入する欄があります。くれぐれも間違えないようにしましょう。

採用証明書の記入方法を上記の画像を基に1つずつ紹介します。

支給番号

支給番号は、雇用保険受給資格者証に記載されている番号です。

雇用保険受給資格者証とは、「失業手当を受給する時にハローワークから発行される書類」です。そのため、支給番号は内定者から記入してもらいます。

氏名、生年月日、住所、電話番号

これら4つの項目も内定者の情報になるので、基本的には内定者から記入してもらいましょう。その後、企業側でもチェックすると記入ミスを防ぐことができます。

ただし、何かしらの事情があって企業側で記入する場合には間違いがないか、必ず本人に確認しましょう。

雇入（予定）年月日

雇入年月日は、企業と内定者の間で雇用契約が結ばれる日のことです。

この項目は非常に間違いやすいです。

例えば、7月1日付で採用したとします。

もし、7月1日が祝日で休みであったり、体調不良で休んでしまい、7月2日から出勤であっても、雇入年月日は7月1日となります。

内定日と雇入年月日を間違えてしまう採用担当者もいるので、気をつけましょう。

従業員数

従業員数は会社全体の数になります。

そのため、本社だけではなく、支社も含めた人数を記入しましょう。

正社員だけではなく、アルバイトや派遣社員も含まれます。

職種

職種は、内定者が実際に業務する内容を記入します。

販売や事務、技術職など全部で11種類あります。こちらから最も近いものを選びましょう。

雇入年月日前の貴社における就労の有無

雇入年月日前の貴社における就労の有無とは、「正式な雇用をする前に自社で働いたことがあるかどうか」のチェックです。

アルバイトなどで過去に働いた経験がある場合には、「有」を選択しましょう。

採用経路

採用経路とは、どの経路で採用したのかを選ぶ項目です。

今回の書類では4つの中から1つ選択します。

ちなみに、一番最初の「安定所の紹介」とはハローワークのことです。

雇用形態

雇用形態の項目では、内定者の雇用形態を記入します。

正社員で採用した場合は「常用」にチェックしましょう。

雇用形態が複雑で判断に迷うのであれば、一度ハローワークに問い合わせしてみましょう。

雇用期間の定めの有無

雇用期間の定めの有無では、「1年以上の勤務が確定しているかどうか」を選択します。

再就職手当を受給する条件として、1年以上の勤務が見込まれていることが必要です。

1年以上の勤務が決まっているのであれば、「有」を選びましょう。

その他の項目

「雇用期間の定めの有無」まで書き終えたら、下記の項目も記載します。

 

 

最後に押印を忘れないようにしましょう。

書類の一番下に書いてある「安定所記載欄」は、ハローワークが記載する場所なので、書かなくて大丈夫です。

記載した内容が間違っていると、ハローワークから再度提出を要求されることがあります。

内定者の再就職手当が遅れる要因にもなりますので、書類に不備がないか必ず確認しましょう。

 

採用証明書を依頼された場合の注意点

内定者から採用証明書を依頼された場合には、以下の2点に注意しましょう。

・フォーマットを聞く

・必ず期限前に送るようにする

一つずつ解説します。

フォーマットを聞く

採用証明書は、先ほど説明したようなフォーマットもありますが、特に決まりはないため、自社で作成したオリジナルの採用証明書でも問題ありません。

しかし、自治体によって記入しなければいけない項目が異なる可能性があります。

もし、記入しなければいけない項目を作成していないまま内定者に渡した場合、ハローワークで正式に受理されず、余分な手間が発生する場合があるので、必ず内定者に採用証明書のフォーマットを聞きましょう。

必ず期限前に送るようにする

失業手当の受給停止や再就職手当の受給には期限が設けられています。期限が過ぎてしまうと、再就職手当が受給できなかったり不正受給扱いになってしまったりする場合があります。

その結果、内定者だけでなく企業としての信頼度を大幅に下げてしまうことにもつながってしまうので、採用担当者は必ず期限前に余裕を持って採用証明書を送るようにしましょう。

 

まとめ

今回は、採用証明書が必要な理由や記載方法について解説しました。

採用証明書は、失業手当や再就職手当に関連する書類なので、新卒の採用しか経験がない採用担当者は、採用証明書をみたことがない人もいるかもしれません。

内定者にとって重要な書類となるので、今回の記事をキッカケに書き方などを覚えておきましょう。

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