企業がオンライン会社説明会を開催するメリットやデメリット・成功させるためのコツを解説！

最近では対面ではなく、Web会議ツールを利用したオンラインで会社説明会を開催する企業も増えてきました。オンラインは対面と違ってどのような特徴があるのでしょうか。

そこで本記事では、オンラインで会社説明会を開催するメリットやデメリット・成功させるためのコツなどについて解説します。

本記事を参考に、満足のいく会社説明会を開催しましょう。

オンライン会社説明会とは？増加傾向にある理由

オンライン会社説明会とは、Web会議ツールを利用してオンライン上で開催する説明会のことです。

これまでは対面で会社説明会を開催する企業がほとんどでしたが、新型コロナウイルスの影響によってオンラインで開催する企業が格段に増えました。

会社説明会をオンラインで開催することによって、どこにいても参加できるようになりました。
参加するハードルが下がったことにより、参加者数の増加や採用活動の効率化に期待できます。

オンライン会社説明会の配信方法

オンライン会社説明会の配信方法は以下の2つです。

・録画配信型
・ライブ配信型

録画配信型

録画配信型は、企業が事前に録画していたものを就活生の好きなタイミングで見てもらう方法です。

企業にとっては一度録画してしまえば、就活生に動画を送るだけなのでその後の手間がかかりません。
就活生にとっても自分の時間が空いている時に視聴することができるので、非常に便利です。

しかし、一方的に動画を視聴するだけなので、就活生は途中で気になったことがあっても質問することができません。また、途中で飽きてしまい、最後まで視聴されないということもあります。

企業としても動画を改善しようと試みますが、離脱率なども把握することができないので、どこを改善すればいいのかわかりづらいというのがデメリットです。

ライブ配信型

ライブ配信型の会社説明会は、リアルタイムで実施される説明会です。

リアルタイムで実施することができるので、就活生の反応を見ながら会話やチャットなどのコミュニケーションを積極的に取ることができます。

また、質疑応答などもその場で受け答えができるので、就活生の不安を解消することも可能です。
一方で、デメリットとしては配信時間などをあらかじめ決めてから開催することになるので、スケジュールの調整が大変です。

また、リアルタイムでおこなうことなので、ネット環境によって接続が切れてしまったり、映像や音声がフリーズするなどのイレギュラーな事態が起こる可能性もあります。

企業がオンライン会社説明会を開催する4つのメリット

企業がオンライン会社説明会を開催するメリットは以下の4つです。

・移動時間がかからない
・参加しやすい
・コスト削減

新型コロナウイルスの感染症対策になる順番に解説します。

移動時間がかからない

オンライン会社説明会ではパソコンかスマートフォンさえあれば自宅で参加することができます。

そのため、自宅から企業までの距離が遠くて対面では受けることが難しかった就活生にとっても非常にありがたいです。企業もオンラインで開催することでより多くの応募者と接点を持つことができます。

参加しやすい

これまでの会社説明会は実際に企業に訪問して説明会に参加する必要があったので、時間と場所の拘束がありました。

そのため、就活生と企業のスケジュールが合わず、参加したくても他の企業の説明会日程とのかぶりや他の予定との兼ね合いで、参加できないケースも多くありました。

しかし、会社説明会をオンライン開催にすることで場所の拘束がなくなり、就活生はスケジュール調整がしやすくなったことで、これまで以上に参加しやすくなったのです。

コスト削減

対面での会社説明会は必要な人数分の資料を印刷したり、会場設営などの準備があります。
企業によっては自社オフィスとは別に会場を貸し切って会社説明会をおこなうこともあるので、会場費や人件費などのコストがかかっていました。

しかし、オンラインでは会場の準備などをすることがないので、企業側からすると大幅なコスト削減に繋がるのです。

新型コロナウイルスの感染症対策になる

最近ではワクチンも開発されてきていますが、それでも新型コロナウイルスの猛威が止まることはありません。
そのため、感染症対策がしっかりできているかどうかを気にする就活生もいます。

感染症対策が万全でなければ、会社説明会に参加しないという就活生も珍しくありません。
企業にとっても貴重な人材を確保する機会を自ら失ってしまうのは非常にもったいないです。

オンラインで会社説明会を開催することによって、就活生の不安を解消することにもつながります。

企業がオンライン会社説明会を開催する4つのデメリット

オンライン会社説明会は、メリットだけではなくデメリットもあります。
主なデメリットは以下の4つです。

・安定したインターネット環境が必要
・リアクションが分かりづらい
・会社の雰囲気が伝わりづらい
・コミュニケーションが取りづらい

一つずつ解説します。

安定したインターネット環境が必要

オンライン会社説明会ではインターネット環境が重要となります。

ネット回線が遅かったり参加人数の負荷に耐え切れないと、会社説明会の途中でフリーズしてしまったり、ネット回線接続が切れてしまうことがあります。

そのため、会社説明会を開催する前に一度自社でテストをおこないましょう。また、就活生にもネット環境が安定している場所で参加してもらうように呼びかけましょう。

リアクションが分かりづらい

対面と違ってオンラインではコミュニケーションをとっている相手のリアクションがわかりづらくなります。
そのため、通常のリアクションの1.5倍は大きくリアクションをとるようにしましょう。

会社の雰囲気が伝わりづらい

オンラインでの会社説明会は実際にオフィスに訪問するわけではないので、会社の雰囲気が対面と比べて伝わりづらい傾向にあります。

そのため、会社の魅力を伝えるためのPR動画などを用いるという方法もあります。また、配信したい内容によって形式も変えてみましょう。

コミュニケーションを重視したいのであればライブ配信型、社内の雰囲気や先輩のインタビューをメインとして紹介したいのであれば録画配信型にするなど、内容によって形式を変えることで就活生に伝わりやすくなります。

コミュニケーションが取りづらい

グループワークや座談会などを会社説明会に取り入れている企業も少なくありません。

対面の場合、相手の様子や雰囲気からタイミングを見計らってコミュニケーションを取りますが、オンラインでは相手の様子や雰囲気が感じ取りづらいです。

そのため、お互いが気を遣ってしまい、コミュニケーションが活発に行えないというデメリットがあります。
事前に話す順番を決めておくなど、工夫しましょう。

オンライン会社説明会の実施方法

オンライン会社説明会の実施方法は、以下の3ステップです。

・通信環境の整備
・詳細な日時や参加URLの連絡
・資料や当日上映する動画の準備

一つずつ見ていきましょう。

通信環境の整備

まずは通信環境を整備しましょう。

準備する機材としては、パソコン、カメラ、マイク、インターネット回線です。
インターネット回線は特に重要なので、会社説明会をおこなう前にも接続が切れたりしないかチェックしておきましょう。

詳細な日時や参加URLの連絡

通信環境の準備ができたら応募者に詳細な日時の連絡や参加URLを添付して送りましょう。
録画配信型の場合には動画のURLを忘れないようにしましょう。

資料や当日上映する動画の準備

ライブ配信型で会社説明会をおこなう場合、パワーポイントなどを使って説明する場合がほとんどです。
また、企業によってはPR動画を作成していることもあります。それらの準備や動作確認がしっかりとできているか確認しましょう。

オンライン会社説明会を成功させるためのコツ

オンライン会社説明会を成功させるためのコツは以下の4つです。

・イレギュラーにも迅速に対応できるようにする
・採用に繋がるような説明会にする
・カメラをオンにしてもらう
・リハーサルを行う

順番に解説します。

イレギュラーにも迅速に対応できるようにする

オンラインでの会社説明会は、インターネット回線の接続が切れたり、カメラ機材が作動しないなどイレギュラーな出来事が起こる可能性が非常に高いです。
そうなった時でも常に対処できるようにあらかじめ対応策を考えておきましょう。

採用に繋がるような説明会にする

対面での会社説明会のようにオンラインでも採用に繋がる説明かに設計しておきましょう。
例えば、説明会が始まって初めに次回の選考に繋がるということを明言することで離脱率を防ぐことができます。

また、説明会終了後にはアンケートフォームを送って次の選考に進むかどうかをあらかじめアンケートすることで、効率的に採用に繋げることができます。

カメラをオンにしてもらう

カメラがオフの状態のまま会社説明会を開催してしまうと、参加者の反応が分からず、担当者は不安に感じてしまいます。

また、カメラがオフの状態ということで、全く話を聞いていないという参加者もいます。

会社説明会は自社に興味を持ってもらい、エントリーしてもらうことが一番の目的です。そのため、オンライン会社説明会の開催時には、カメラをオンにしてもらいましょう。

リハーサルを行う

オンライン会社説明会は対面と違い、ネットや機器によるトラブルが頻繁に発生します。
トラブルが発生してしまうと、予定の時間をオーバーしたり参加者の集中力を低下させたりするなどの原因にもなりかねません。

担当者も不安に感じてしまうので、万全な状態で当日を迎えるためにも、必ず前日にリハーサルを入念に行い、問題がないか確かめましょう。

まとめ

本記事では、オンラインで会社説明会を開催するメリットやデメリット・成功させるためのコツなどについて解説しました。

オンラインで会社説明会を開催することで、移動時間の削減や参加しやすくなるなどのメリットがあります。
一方、インターネット環境が必要だったり、リアクションが分かりづらかったりするなどのデメリットもあるので、工夫しながら開催することが重要です。

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年間400案件以上の実績もあるので、お困りの方はお気軽にご相談ください。
本記事を参考に、オンラインでの会社説明会の開催を検討しましょう。