入塾説明会に参加者が求める内容と必要な準備とは？

入塾説明会とは、その塾が生徒を集めるために、年間を通して最も注力しているイベントの一つです。ただし、参加者が求めるコンテンツ作成や、当日の説明会の運営が行われないと、参加者の満足度を高めることにつながらず、結果的に多くの参加者を入塾させるといった目的を達成することはできません。

本記事では、入塾説明会で参加者が求める内容の紹介をはじめ、説明会に不可欠な準備工程、運営のコスト、代行してくれる業者の解説をします。

 

1.入塾説明会に参加者が求める内容

入塾説明会を行う上で、参加者のニーズや要望を的確に得たコンテンツを作成することが参加者の満足度を高めるためには必要不可欠です。

以下では、入塾説明会を開催する上で、参加者側が求める内容について解説します。

○講師たちの雰囲気

入塾説明会の話し手の多くは、その塾の教室長や責任者であることが一般的です。

そのため、教育に対する理念や方針、熱意、好感度の高さなど、要点を網羅した説明は簡単にすることができてしまいます。

しかし参加者がチェックしたいのは、直接生徒たちと接している「講師たち」です。

説明会に参加した際に、気持ちの良い挨拶が返ってくるか、身だしなみは清潔か、教える上で明るく温厚で、知的な雰囲気が醸し出されているかなどを確認することが重要です。

「生徒に合わせた指導をしています」だけでは、具体性に欠け、子供の学力や能力をどのように伸ばすかをイメージできないため、どのように学力を向上させていくのか、具体的な指導方法やそれに比例した講師たちを要する塾であるかどうかを見極めることがおすすめです。

○受験までにトータルで幾らのコストを要するのか

多くの参加者が気になるのは、やはり費用面に関する説明です。

塾は月々の授業料以外にも、夏季講習などの講習費や教材費、模試代など、様々な費用が別途で発生します。そのため、1年間限定や受験までお世話になるといったように、各期間に応じて、どの程度費用が掛かるのか、どのような支払いシステムになっているのか確認したい参加者は多いはずです。

仮に料金の説明が曖昧であったり、はぐらかすような態度だったりという塾は注意が必要です。

○教室単位での合格実績

入塾する上で不可欠な要素となるのが、主要な学校への合格実績です。

しかし、塾全体の合格実績が高いからといって、数箇所、または数十ある教室単位での実績を公表しているケースも多く存在しており、その全体の合格者を合算した数を発表している塾は注意が必要です。

参加者にとって参考になる合格実績とは、「その教室だけの合格実績」や、「その塾から何名受験して何名が合格したか」といった情報をしっかりと公表している塾と言えます。

これらの内容を知ることで、参加者目線では、その塾の指導能力や信頼度は格段に高まりますので、全体の合格実績ではなく、その教室自体の合格率を公表するようにすることがおすすめです。

○ネガティブな情報をどれだけ公表しているか

入塾説明会は、塾のポジティブな面やアピールポイントを伝える良い機会なので、基本的には塾の良い面に特化した説明が多く述べられます。

ただし、塾によっては良い面ばかりでなく、その塾に不向きな生徒の特徴や、どんな指導に注力しているか、費用の支払いシステムやルールなど、その塾の強みだけでなく、弱みも積極的に公表する塾も存在します。

近年では、塾ごとの評判や口コミはインターネットから調べることができますが、入塾する上では不可欠な要素になるので、気になる点について直接聞いてみる参加者も増加傾向にあります。

 

2.入塾説明会に必要な準備

入塾説明会を開催するにあたって、必要となるのが運営に関する準備になります。

参加者にとって入塾説明会を有益な空間にするためには、この工程は不可欠とも言えます。

以下では、必要な準備項目を厳選して紹介します。

2-1.説明会の資料を作成する

入塾説明会を有意義な時間とするためには、参加者に配布する資料や投影資料などを作成することが必要です。

配布する資料や投影する資料には以下のようなコツがあります。

○参加者が気になっていることを明記する

参加者に配る配布資料には、チラシやホームページからでは汲み取れない、確度の高い参加者へ向けた情報発信することが重要です。

塾の方針や理念をはじめ、費用のシステムや塾のルール、入塾している生徒のリアルな意見など、直接聞きづらいことが明記されているかどうかも大切な要素になります。

○見やすさを重視する

配布する資料及び投影する資料のカラーやフォントは参加者にとって見やすいものにしましょう。視覚から受け取る情報は約9割と言われており、目から吸収する情報は重要です。

そのため、どの資料も同じような見た目になっていたり、伝えない内容量が多すぎると、かえって読み手が退屈したり、結果的に何も覚えていないと言った事態になりかねません。

そうならないためにも、それぞれの資料が読みやすいかつ捉えやすい工夫を凝らした資料であることが大切です。

2-2.話し手や運営スタッフをアサインする

当日の運営をスムーズに行うためには、当日の進行役や運営スタッフをアサインすることが大切です。

説明会当日の作業は多く、事前きちんと打ち合わせを行い、参加者にバタバタした印象を与えないようにしましょう。また、進行役についても、役職や話す内容によっては塾自体の評価が大きく変わるため注意する必要があります。

2-3.参加者を選定・管理する

入塾説明会に参加者が求める内容を把握するには、参加者を明確にして募集や連絡方法などのやりとりを管理することも大切です。

有益な説明会にするためには、あらかじめ参加者を厳選し、参加者の属性や要望に応じたコンテンツを作成することが求められます。

 

3.入塾説明会の運営にはコストがかかる

入塾説明会には、準備や運営するにあたりやるべきことが多いことと同時に、それに比例してコストが掛かってきます。

そのため、入塾説明会の運営には以下のようなコストが発生します。

○広告宣伝費

現代の塾では、生徒を集めるためにアプリやインターネット、CMなどの広告、メディアへの企業情報の掲載費用や、自社サイトのデザイン費用などの宣伝費やマーケティング費に多額の投資をしている企業が多いようです。

○人件費

入塾説明会の準備・運営にかかる人材に対して、人件費などの固定費を払うこともコストに該当します。

 

4.入塾説明会の運営を代行してくれる業者がいる

入塾説明会を運営するためには、人的リソースの確保やコストの可視化が需要です。

しかし、多くの塾では入塾説明会におけるノウハウやリソースが欠けているため、効率的に運用することが難しい状況です。

しかし、入塾説明会だけでなく、各種イベントを効率的かつ効果的に行ってくれる業者がいることをご存知でしょうか。

入塾説明会の運営を代行するメリットは以下の通りです。

○準備や運営にかかるコストを削減できる

これまで自社で入塾説明会の準備や運営にかかる業務をしていた塾であれば、説明会にかかる教務の工数を削減することが可能です。本業ではない業務を専門企業にアウトソーシングすることで、本業にフォーカスできるだけでなく、これまで掛かっていたコストを削減することができます。

○専門知識を有した人材を活用できる

本来フォーカスすべき事業は属する生徒を目標である合格に向けて導くことが塾本来の目標です。そのため、入塾説明会の知識に長けた人材や知識を有する人材を採用するためには、プランニングに時間や費用が割けないのが現状と言えます。

しかし、説明会運営を代行してくれる企業を活用することで、これまでの経験で培ったノウハウや経験を活用することができるため、スタッフの業務負荷を削減することだけでなく、説明会などの接触機会を更すことが可能です。

 

5.入塾説明会の代行ならニューズベースがおすすめ！

入塾説明会の人的リソースの確保としておすすめしたいのは、各種業務プロセスにおいて運用ノウハウや安定したサービスを提供する株式会社ニューズベースです。

株式会社ニューズベースは、年間400の案件をこなすだけでなく、業界業種問わず、案件内容によってはプロフェッショナルの担当者をアサインすることできます。また顧客の要望に応じた課題に対して、画一的なサービスではなく、最適な業務フローや運用体制をオーダーメイドで設計するため、自社の利益を最大化することが可能です。

ニューズベースが代行できる業務領域は以下の通りです。

・説明員の代行

・研修運営事務アウトソーシング

・施設管理アウトソーシング

・セミナー、シンポジウム運営事務局アウトソーシング

 

6.まとめ

入塾説明会は、参加者だけでなく塾に対しても一大イベントに位置付けられます。

そのため塾側からすれば、参加者に対して有益なコンテンツや情報の提供、滞りない運営を行うことは不可欠と言えます。

入念な準備をはじめ、当日の運営など、説明会の開催を効果的にするために利用したいのが、説明員の代行企業です。

代行企業を利用することで、人的リソースの確保や、説明会の運用のノウハウや実績がなくても、参加者にとって満足度の高い入塾説明会を開催することができます。

是非これを機会に、自社運営での入塾説明会から代行企業ニューズベースを利用した運営に切り替えてみてはいかがでしょうか。

今回の案件に類似したサービス事例を紹介しますので、参考にしてみてください。