会社説明会における企業側がするべき準備とそのポイントとは？

採用担当者や人事、総務の担当者なら会社説明会の準備に関わる機会が多くありますよね。

あなたもこんなことに悩んだことはないでしょうか。

「会社説明会のために何を準備すればいいかわからない」

「会社説明会を実施するのが面倒」

「どうすれば会社説明会を成功させられるのか知りたい」

会社説明会は、外部から参加者を募るイベントだからこそ、会社のイメージに影響を及ぼさないようにするにはどうすればよいか悩むこともあるでしょう。

どんなことにも言えますが、成功には入念な事前準備が不可欠です。

会社説明会を成功に導くにはどのような準備を行えばよいのでしょうか。

今回は会社説明会などの社内イベントを手掛けるプロの視点から、会社説明会の準備におけるポイントを解説します。

 

1.会社説明会は準備が重要

効果的な会社説明会を行うには、事前準備が最も重要です。

準備が参加者の満足度や納得感、目的とする成果を最大化するには、まず基本の準備から始めましょう。

・プロジェクトチームをつくる

「誰が」担当者になるかが会社説明会の成否を左右する要素になります。

社外に向けて会社を紹介する説明会だからこそ、ある程度の経験がある社員を担当者にしましょう。

もし経験が少ない担当者が担当になる場合でも、ベテラン社員がサポートする体制を整えるのがおすすめです。また、担当者一人に任せず、なるべく数人のプロジェクトチームを立ち上げてチームで対応しましょう。

こうすることで抜け漏れない確実な準備が可能になります。

・WBSをつくる

WBSとはWork Breakdown Structure：作業分解図のことです。

準備すべき項目を大項目、中項目、小項目に分け、やることを作業レベルにまで分解します。

同時に、誰がどの項目や作業を担当するのかを明確化しましょう。

予め準備内容を分解することで、どれだけの人員が必要で、どれだけの準備時間がかかるのか目安を立てられるようになります。

・スケジュール表をつくる

もう一つの準備の基本はスケジュール管理です。会社説明会は、多くの場合実施日程が決まっています。

その日までに準備を仕上げなければなりません。だからこそ、スケジュール表を作成して関係者間でいつ何をするべきか共有しましょう。

 

2.会社説明会において企業側がするべき準備

あなたは、会社説明会を実施することを目的にしていないでしょうか。

会社説明会は、あくまでも何かを伝える手段でしかありません。そもそもなぜ、あなたは会社説明会を実施しようとしているのでしょうか。

上司に言われたから、他社もやっているから。例えば、そんな理由で会社説明会を実施しようとしていないでしょうか。

もともとは、何か解決したい問題があって会社説明会を実施しようとしているはずです。

例えば、採用のための会社説明会であれば、優秀な人材に応募してほしいという狙いがあります。

また、投資家向けの説明会であれば、もっとうちの会社に出資して欲しいという思いがあるでしょう。

会社説明会を実施する前に、こうした目的や思い、解決したい課題を整理することから準備を始めましょう。

2-1.会社説明会のコンセプトを決める

目的や思い、課題をコンセプトにまとめることが準備のファーストステップです。

会社説明会のコンセプトを決めるには、5W2Hのフレームワークが簡単で有効です。

・Why：なぜ実施するのか？課題は何か？

会社説明会をなぜ実施するのかを考えてみましょう。

人に会社のことを伝える手段は他にもSNSや企業広告、パンフレットなどたくさんの手段があります。

もし考えてもわからない場合は、仕事の依頼者である上司に相談してみるのがおすすめです。

・What：目的は何か？

課題や背景が整理出来たら、今度は目的を考えましょう。なんのために会社説明会を実施するのでしょうか。

新卒採用であれば学生を採用するため、IR活動であれば投資家から資金を得るため、といった目的があると思います。解決したい課題に合わせた目的設定を行いましょう。

・When:いつ実施するのか？

目的に沿って、実施時期を考えましょう。時期や季節などの大きなスケジュールと、日程や曜日、時間といった細かいスケジュールの両方を組み合わせて最適なスケジュールを考えましょう。

・Who：誰に対して実施するのか？

目的が決まれば、誰に対して実施するのかが自動的にきまるでしょう。

ただし、できればターゲット像を明確化することがおすすめです。例えば採用であれば単に「学生」ではなく、「熱血漢の体育系学生」など具体的なターゲットを考えましょう。

・Where：どこで実施するのか？

場所も重要な要素です。目的に応じて、社外でやるのか社内で実施するのかを検討しましょう。

・How：どうやって実施するのか？

会社説明会の実施方法にはいくつかの手法があります。

講義型やパネルディスカッション形式、参加型など、目的に応じた実施方法を検討しましょう。

・How Much：予算はいくらか？

ここまで整理できたら、あとは目的とやりたいことに合わせて予算がいくらかを考えましょう。

この時に、何にいくら使うのか予算配分も検討しましょう。

配分を間違えるとお金が後から足りなくなる場合もあるので注意しましょう。

2-2.参加者募集と、名簿の作成

コンセプトに合わせて参加者を募集しましょう。

募集方法は、WEBやSNSでの告知のほか、交通広告の出稿、採用やIRなどの専門メディアへの告知、ニュースリリースの活用など様々な方法があります。

例えば新卒採用のための会社説明会であれば、大学のキャリアセンターにお願いしてお知らせを配布してもらう方法もあるでしょう。

このように、目的やターゲットに応じて参加者の募集方法は大きく異なります。募集方法は一番効果的なものが何か、よく検討しましょう。

参加者募集の際に考慮しておきたいのが、名簿の作成です。

参加者を募ってから名簿を作成すると二度手間になる場合があります。そのため、なるべくWEBフォームやイベントアプリを活用して参加者から必要事項を入力してもらうようにしましょう。

最近ではGoogleフォームやPeatixなどのアプリを使えば、簡単に名簿が作れるようになっています。

こうしたITツールも活用しながら、なるべく工数を減らす努力もしましょう。

2-3.会社説明会のコンテンツの企画

コンセプトと参加者の募集方法が決まったら、次はコンテンツを準備しましょう。

コンテンツは参加者の満足度を左右する重要な要素です。

ではどのようにコンテンツを企画すればよいのでしょうか。

・伝えたいことを整理する

まず、会社説明会で伝えたいことを整理しましょう。

意外にも、自分で何を伝えたいのかがわからないまま会社説明会を実施してしまうことがあるものです。

コンセプトをもとに、参加者であるターゲットに対して自社のどんな魅力を伝えたいのか、予めブレストして整理しておきましょう。

特に伝えたいことよりも、「伝わる」ことが重要です。伝えたいことを整理したら、もう一度、客観的に眺めて本当に参加者が求めている内容かどうかを考えましょう。

・集客に効果的な内容を検討する

参加者を募るためには、集客に効果的なコンテンツが必要です。

会社説明会の目玉として、有名なゲストスピーカーを用意する方法や自社商品を先着で無料配布する方法も考えられるでしょう。

しかし最も効果的なのは、会社説明会のターゲットの課題を解決するコンテンツです。

採用であれば、学生は「良い会社」と巡り会いたいと考えていますし、IR活動であれば、投資家は「良い会社に投資して儲けたい」という気持ちがあるはずです。

こうした参加者の意図に沿うコンテンツを企画すれば自然と参加者を集めることができるでしょう。

・参加者の満足度があがる内容にする

参加者が楽しめる内容にすることも重要です。

内容によっては食事を用意したり、クイズなどの参加型コンテンツにしたりすることも必要でしょう。

メインコンテンツの内容に合わせて、どうすれば参加者の満足度が上がるのかを検討しましょう。

コンテンツの企画は、最も力を注ぐべきポイントなので、大変な手間と時間がかかります。

もし手が足りないようなら、外部の専門家を活用することも検討しましょう。

2-4.資料や備品、人的リソースの確保

コンセプトやコンテンツが決まれば、あとは当日に向けた運営の準備をしましょう。

資料、備品、人的リソースの確保は会社説明会の成功に不可欠な要素です。

なるべく前もってそれぞれ必要なものを準備しましょう。

・資料

資料はコンセプトや目的、参加者のターゲット像に応じてどのような資料が最適か検討しましょう。単に紙で配布するのではなく、場合によっては事前にPDFなどのデータで配信することも必要です。

また、会社説明会なのですから、会社説明パンフレットや商品カタログなど会社をPRする資料も用意すべきです。

さらに、予め想定参加者数を見積もり、必要部数よりも多めに資料を準備しておきましょう。

多めに準備すれば急に足りなくなった場合でも安心して対応できます。

・備品

実施するコンテンツに応じて備品を考えましょう。

一般的な会社説明会であれば、最低限必要なのはPCとプロジェクターとスクリーンです。この3つの備品さえあれば、大抵の会社説明会を行うことが可能です。

大規模な説明会やエグゼクティブ向けの会社説明会であれば、テーブルや椅子などの備品に加え、名札やクロークなども必要になるでしょう。

広い会場であればマイクなどの音響設備も準備しておきましょう。

・人的リソース

小さな会社説明会であれば、それほど重要にはなりませんが、大きな会社説明会なら人的リソースは必須です。当日の運営だけでも、受付係、会場への誘導係、音響係、設営係などたくさんの人員が必要になります。

また、社内の会社説明会であれば、社内にいる社員が手伝うことができますが、社外の会場を利用する際には、人員が限られる可能性もあります。

あらかじめ何人の人員が必要かを検討して人的リソースを手配しておきましょう。

 

3.会社説明会の準備にはコストが掛かる

ここまでのご説明でおわかりかと思いますが、会社説明会の実施は非常に手間がかかるイベントです。

しかも規模に関わらず、準備の手順はほぼ同じです。

つまり、多くのコストが発生するにも関わらず、場合によっては費用対効果があまり得られない可能性もあります。

具体的にはどのようなコストが発生するのでしょうか。

・時間的コスト

会社説明会の準備にはとにかく時間がとられます。

事前準備だけでも最低1か月以上必要です。

準備から実施、そして振り返りまでの期間を合わせると3か月程度の時間が必要になる場合もあります。

大きな会社説明会であれば1年以上、準備に時間をとられることもあるでしょう。

・人的コスト

会社説明会は、とても労働集約的な仕事です。

準備段階でも、会場や備品の手配や資料の作成、コンセプト設計など一人の担当者で担うには難しい業務量の多さです。

また、当日の運営では規模が大きければ大きいほど必要人員数が増えます。

しかもコンセプト設計と会社説明会当日以外は、何も生み出さない非生産的な作業ばかりです。

非生産的な作業に多くの人的コストがかかることを認識しましょう。

・金銭的コスト

会社説明会は、人的コストや時間的コストをかければ低予算で実行することが可能です。

しかしそれでも、金銭的コストをいくらかかけた方がよりよいものができます。

また、最低限の費用として資料の印刷代、会場費用、人件費などのコストが発生します。

全体的にどの程度の金銭的コストが発生するのか、予め見積もっておくのもよいでしょう。

このように、会社説明会はあらゆるコストが発生します。

では、どうすればコストを削減することができるのでしょうか。

 

4.会社説明会を代行してくれる業者が存在する

非生産的な作業が多く発生する会社説明会は、代行業者に依頼するのもおすすめです。

コンセプト設計など、なるべく付加価値の高い仕事に集中し、付加価値を生み出さない作業は外注してしまいましょう。

では代行業者に依頼すると、どのようなメリットやデメリットが発生するのでしょうか。

①メリット

・生産性を高めることができる

一番のメリットは、仕事の生産性を高めることができることです。

会社説明会を担当する担当者は、多くの場合、会社説明会以外の仕事も担当しているはずです。

担当者が会社説明会に注力してしまうと、他の仕事がストップしてしまうこともあります。

外部業者を活用すれば、担当者の仕事の負担を軽減できます。

その分、他の業務にリソースをあてることが可能になるでしょう。

・プロのアドバイスを受けられる

外部の専門業者に依頼すれば、会社説明会に関するプロのアドバイスを受けられます。

他社の実績や事例も豊富なので、目的に応じてどのようなコンテンツを実施すればよいか相談できるでしょう。

またプロのアドバイスがあれば、もともと考えていたコンセプトをブラッシュアップして、より参加者の満足度が高い会社説明会を作り上げることができます。

②デメリット

・費用が発生する

当然のことですが、外部業者に依頼すると費用が発生します。

しかし会社説明会は非常に手間のかかる仕事であるため、まずは自社で発生する時間的コスト、人的コストから人件費を試算したうえで、外注業者に依頼すればどれだけのコストが削除できるかを検討しましょう。

・社内にノウハウが残らない

外部のプロにお願いするということは、社内に会社説明会のノウハウが溜まらないというデメリットもあります。

しかし、業者によっては親身になって指導してくれる業者もあります。

もし継続的に会社説明会を実施して社内にノウハウを残したいなら、あなたの要望に親切で寄り添ってくれる業者を選びましょう。

 

5.会社説明会の代行ならニューズベースがおすすめ

会社説明会の代行業者は、ニューズベースがおすすめです。

ニューズベースは大手企業での実績が豊富で、親身になって相談にのってくれます。

また会社説明会に必要な業務のほとんどを代行してくれます。

・会社説明会のコンセプト設計

ニューズベースでは会社説明会のコンセプト設計から相談にのってくれます。

コンセプト設計を通じて参加者の増加を実現した実績もあります。

・事務局代行

ニューズベースは参加者の募集や告知、当日の運営などの事務局業務も代行してくれます。

事務局業務は、資料や会場の手配など非生産的な作業が多く発生します。

こうした煩雑な作業を担ってくれるのでとても安心です。

・説明員代行

他の業務を兼務していると、なかなか説明会当日も参加できないこともあるでしょう。

そんな時にはニューズベースの説明員代行がおすすめです。

あなたに代わって、会社説明会を実施してくれます。

手間のかかる作業はニューズベースに任せて、あなたは成果の出る仕事に集中しましょう。

 

6.まとめ

会社説明会の準備はとても手間のかかるものです。

基本的な準備から、コンセプト設計、参加者の募集、当日の運営に至るまで細々とした作業が必要です。

また、作業の多くは何の成果も生まれない非生産的なものばかりです。

時間的コスト、人的コスト、金銭的コストが発生する非生産的な作業を嫌々やるよりも、あなたは生産的な仕事に集中した方が幸せではないでしょうか。

少しお金をかけてでも、ニューズベースなどの代行業者を積極的に活用しましょう。