【企業側】Zoomを利用したオンライン面接のメリットや成功させるコツ・おすすめ機能などについて解説！

最近では、新型コロナウイルス感染症の影響によって、オンラインにて面接を実施する企業が増えてきています。オンライン面接ツールとして多くの企業が利用しているのがZoomです。しかし、Zoomの詳しい機能や特徴について知らない担当者も多いはずです。

そこで本記事では、Zoomを利用したオンライン面接のメリットや成功させるコツ・おすすめの機能などについて解説します。

 

オンライン面接を実施する企業は増えてきている

株式会社ジェイックによる就職活動の状況に関する22卒学生アンケートによると、

2021年7月時点で「オンライン面接をおこなったことのある学生」の割合は84%にも上る結果となりました。ちなみに、「WEB説明会」の割合は98.2%とほぼ100%に近い状態です。

これらの結果から、対面ではなくオンラインでの採用活動が主流になってきていることが伺えます。

 

Zoomを利用したオンライン面接を実施するメリット

Zoomを利用したオンライン面接を実施するメリットは、以下の3つです。

一つずつ解説します。

採用できる人材の間口を広げられる

従来の対面での面接では、実際に面接会場まで来てもらう必要がありました。そのため、面接会場から遠い場所に住む求職者にとっては負担が大きく、面接会場が遠いという理由でエントリーを断念することも珍しくありませんでした。

しかし、Zoomを利用したオンライン面接を実施することで、どこにいても面接が行えるため、採用する人材の間口の広がりに期待できます。

コスト削減に期待できる

これまでの対面による面接では、数十人〜数百人規模の人材を採用するにあたって面接会場を準備するのが一般的でした。また、遠方から来た求職者に対しては、宿泊費や交通費なども支払う企業も珍しくありませんでした。

しかし、Zoomを利用したオンライン面接を実施することで、会場を準備する手間がなくなり、宿泊費や交通費なども支払う必要がありません。そのため、大幅なコスト削減に期待できるのです。

スケジュールを柔軟に調整できる

対面での面接は、企業側はもちろん、求職者も移動や準備に時間がかかるため、スケジュール調整が上手くいかないということも少なくありません。

しかし、Zoomを利用したオンライン面接では移動時間や会場を準備する必要がないので、スケジュールを柔軟に調整することが可能です。面接を早期に開催することで、ほかの企業よりも選考を早く進めることができるため、優秀な人材の確保につながるのです。

 

Zoomを利用したオンライン面接を実施するデメリット

Zoomを利用したオンライン面接は、メリットだけでなくデメリットもあります。

主なデメリットは以下の2つです。

順番に解説します。

トラブルが発生しやすい

Zoomを利用したオンライン面接では、インターネットが必須です。しかし、インターネットは双方の環境に大きく左右するため、途中で画面がフリーズしたり音声が途切れたりするなどのトラブルが発生する恐れがあります。

面接中にトラブルが発生すると、予定の時間をオーバーしてしまったり求職者のモチベーションが低下したりする原因となる可能性があるため、迅速に対処できるようなマニュアルを準備しておくなど、対策を講じましょう。

職場の雰囲気や魅力を伝えづらい

Zoomを利用したオンライン面接の場合、画面越しでの面接となるため、対面と比較して職場の雰囲気や魅力を伝えづらいというデメリットがあります。その結果、実際に働くイメージを持つことができず、不安に感じてしまう求職者も少なくありません。

そのため、企業は採用動画を作成したり実際の現場で働いている従業員と話せる機会を設けたりするなど、工夫しましょう。

 

Zoomを利用したオンライン面接を成功させる5つのコツ

Zoomを利用したオンライン面接を成功させるためには、以下の5つのコツを意識しましょう。

順番に解説します。

応募者への案内を忘れない

応募者への事前連絡を忘れないようにしましょう。

事前連絡する内容としては以下の通りです。

パソコンでzoomを利用する場合、自動的にアプリがダウンロードされます。ダウンロードに時間がかかってしまい、面接時間に遅れてしまうことにもなりかねないので、事前に連絡しておきましょう。

通信環境のチェックや基本的なzoomの使い方も記載しておくと、応募者も安心して面接に臨むことができます。また、パスワードや当日のURLについては、案内を忘れてしまうと面接ができないので、忘れずに添付しましょう。

マイクやカメラの設定をおこなう

面接官もマイクやカメラが設定されているか面接前に確認しておきましょう。また、通信トラブルもよくあることなので事前に環境チェックをしておくことも大事です。

設定を事前に確認しておかないと、面接中に応募者の声が聞き取りづらかったり、途中で画面が見えなくなるなどの原因にも繋がります。面接が進まず、応募者に不信感を抱かせてしまう可能性があるので、事前確認を忘れずにおこないましょう。

面接場所の確保

面接場所の確保も重要です。人の多い場所で面接をおこなう場合、周囲の音が応募者にも伝わってしまうことがあります。

あまりにも周囲の音が大きいと、面接官の声が聞こえづらく、応募者の集中力も下がってしまうので、なるべく静かな場所を確保して面接をしましょう。

アイスブレイクをおこなう

アイスブレイクを必ずおこないましょう。アイスブレイクとは、相手の緊張をほぐしてコミュニケーションを取りやすくする方法です。

特に、zoomを使ったオンライン面接の場合は、対面に比べると空気が読みづらいです。そのため、人によっては対面での面接よりも緊張すると感じる人も少なくありません。

緊張した状態では、応募者も本来の力が発揮できず、面接官も応募者の本質を見極めるのが難しいので、面接が始まって5分程度、アイスブレイクをおこないましょう。アイスブレイクでのネタとしては、住んでいる場所の天気や最近のニュースなどが挙げられます。

リアクションを大きくする

オンライン面接の場合、対面と比べて相手の表情や仕草が伝わりづらいことがあります。

そのため、対面でのリアクションをオンラインでおこなった場合、相手に伝わりづらく、話を聞いているのか不安に感じる応募者もいるので、身振り手振りを加えながらいつも以上に大きいリアクションを心がけましょう。

 

Zoom面接の手順

zoom面接を開始する手順を採用担当者目線で紹介します。

1.まず始めに、面接のスケジュールに合わせてzoomミーティングを設定します。

ページにアクセスすると、メニューがあるので、「ミーティング」→「ミーティングを スケジュールする」をクリックします。開催日やパスワードなどが設定できるので必要な項目の設定をおこないましょう。

2.設定が完了したら、保存ボタンを押します。

すると、設定した内容が表示されるので、「招待リンク」という項目を確認します。招待リンクの横に、「招待状のコピー」があるのでクリックすると、必要な情報がコ ピーできます。

3.コピーした招待状を応募者に共有しましょう。

4.面接当日は、zoomのサイトから「ミーティング」を選択して、指定した時間になったら「開始」をクリックすることで面接が始まります。 

 

Zoomにおける3つのおすすめ機能

Zoomにおけるおすすめの機能は、以下の3つです。

一つずつ解説します。

画面共有機能

画面共有機能は、パソコンで開いている画面を応募者にも共有できる機能です。

面接で資料を応募者にみてもらいたい場合、画面共有機能を利用することで情報の共有が簡単におこなえます。共有した資料のデータは応募者のパソコンに保存されることはないので、セキュリティの面でも安心です。

仮装背景機能

仮装背景機能は、自身の背景を任意の画像に変更することが可能です。

仮装背景機能を活用することで、社内情報が記された資料などが背景にあっても隠すことができます。

明るさ調整機能

明るさ調整機能は、暗い画面を明るく調整することができる機能です。

明るさを調整することによって、応募者からのイメージを良くして、話しやすい環境を作ることができます。現在はデスクトップ版でのみ使うことが可能です。

 

まとめ

本記事では、Zoomを利用したオンライン面接のメリットや成功させるコツ・おすすめの機能などについて解説しました。

Zoomを利用したオンライン面接を実施することで、採用できる人材の間口が広がったりコスト削減につながったりするなどのメリットがあります。ただし、トラブルが発生しやすいというデメリットもあるので、オンライン面接を実施するのが不安だと感じる担当者も少なくありません。

そんなときには、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用代行サービスを提供しており、採用活動における業務をトータルでサポートしています。もちろん、Zoomを利用したオンライン面接の進行や管理・トラブルが発生した際の対応なども行っておりますので、担当者は安心して面接に集中できます。まずはお気軽にご相談ください。

本記事を参考に、Zoomを利用したオンライン面接を実施してみましょう。