【企業向け】採用メールテンプレート｜採用連絡の効率化について解説

企業は採用活動において求職者とメールでやりとりするのが一般的です。

メールでのやりとりの中には、お問い合わせ対応や面接スケジュールの調整・採用連絡など様々な用件があります。1日に何通もやりとりするので、採用担当者によっては文章を考えるのに時間がかかる、業務が煩雑になっているという悩みを持つ人も少なくありません。

そこで今回は採用メールのテンプレートや文章を考える上でのポイント・採用連絡を効率化する方法について解説していきます。

 

採用通知メールのテンプレート

「採用通知メール」のテンプレートは以下の通りです。是非参考にしてみてください。

 

 

不採用通知メールのテンプレート

不採用通知メールでは、「書類選考」で不採用となったパターンと「面接」で不採用になったパターンの2つがあります。それぞれ紹介します。

書類選考での不採用通知メール

 

面接後の不採用通知メール

 

面接日程調整メールのテンプレート

面接日程調整のメールに関しては以下の3つのパターンがあります。

・書類選考合格時

・面接日程確定のご連絡

・面接日時リマインド

それぞれ伝える内容が異なるので、こちらもテンプレートを参考にするのがオススメです。

面接日程調整のメールテンプレートに関してはこちらの記事をご覧ください。

▶【企業向け】面接日程調整メールのポイントと参考テンプレート集

 

採用メールを作成するポイント

採用メールを作成する場合には、先ほど紹介したテンプレートをそのまま使用していただいても問題ありませんが、自社でアレンジする場合に備えて採用メールを作成する際のポイントも抑えておきましょう。

採用メールの作成ポイントを抑えることで、より応募者に配慮したメールを作成できるため、後々のトラブルを防ぐことが可能です。

採用メールを作成するポイントは以下の5つです。

・不採用時のメールは応募者の気持ちを考える
・簡潔に内容を伝える
・採用メールだとわかるような件名にする
・メールの内容に間違いないかチェックする
・誤字・脱字に気をつける

1つずつ解説します。

不採用時のメールは応募者の気持ちを考える

応募者のほとんどは不採用メールをもらうと気分が落ち込んでしまいます。

そのため、採用担当者は応募者の気持ちを考えた上で言葉選びに気をつけて不採用メールを送りましょう。

例えば、「不採用」という言葉をそのまま記載するのではなく、「採用を見送らせていただくことになりました」などと表現することで、応募者の精神的な負担を少しでも緩和させることができます。

簡潔に内容を伝える

回りくどい表現は応募者を誤解させてしまうことにも繋がります。

そのため、メールを作成する際にはなるべく簡潔に内容を伝えましょう。

採用メールだとわかるような件名にする

応募者の多くは1社だけではなく、並行して多くの企業にエントリーしています。

それに伴い、応募者は毎日たくさんのメールを受信しているはずなので、採用メールだと伝わりづらい件名にした場合、気づかないことも珍しくありません。

それを避けるため、一目見ただけで採用メールだとわかるような件名にしましょう。

メールの内容に間違いないかチェックする

メールの内容が間違っていないか、必ず確認しましょう。

送信先を間違えて送ってしまった場合には個人の情報を漏洩したとみなされ、法的責任を問われることもあるからです。

その結果、企業ブランドを下げてしまうことにも繋がるので、十分注意しましょう。

誤字・脱字に気をつける

誤字・脱字があることで応募者はその企業に対して不信感を抱いてしまいます。

「適当な仕事をする会社」と思われてしまい、内定を辞退するキッカケにもなるので、細心の注意を払いましょう。

 

採用連絡の業務効率化はアウトソーシングを活用

採用連絡業務は、採用メールの文章を考えて送信したら終わりというわけではありません。

応募者へのフォローや迅速な連絡対応などを継続して行う必要がありますが、採用連絡業務にリソースを割くのが難しく、手が回らないという担当者も少なくありません。

その結果、採用力の低下に繋がってしまうのです。

そんな状況を解決するのにオススメなのが採用代行（RPO）。

採用代行とは、自社の採用業務を外部に委託することです。

採用代行を利用することで、業務の効率化や採用クオリティの向上、採用担当者の業務負荷を軽減することができます。採用メールの作成や応募者への連絡対応など、採用担当者以外でも対応できる業務（ノンコア業務）を委託することが可能です。

業務の効率化を図りたい場合や他の業務に注力したい場合に、非常にオススメです。

採用アウトソーシングであれば弊社、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用代行（RPO）サービスを提供しており、豊富な案件実績があります。

マニュアル設計から導入⇒運用遂行までのサポート体制が整っているため、初めて採用アウトソーシングサービスを利用する場合でも安心です。業務の可視化やマニュアル化にも対応しており、将来的に自社で業務を完結できる内製化支援もおこなっております。

まずはお気軽にご相談ください。

▶アウトソーシングで採用人事を変える。企業成長を担う人材との出会いへ

 

まとめ

今回は採用メールのテンプレートや文章を考える上でのポイント・採用連絡を効率化する方法について解説しました。

採用メールの作成は業務内容としてはそれほど難しくありませんが、文章を考えなければいけないので、時間がかかります。そんな時には、今回紹介した採用メールテンプレートを一度使ってみましょう。また、採用連絡業務には応募者へのフォローや迅速な連絡対応などもあります。

少しでも効率化したいのであれば、採用代行の利用を検討してみてはいかがでしょうか。