会社説明会の採用管理や応募受付作業は採用アウトソーシングに依頼しませんか？

最近では一部の採用業務を採用アウトソーシング会社に委託している企業も増えてきています。採用アウトソーシングを活用することで、採用業務のクオリティ向上や採用コストの削減にも繋がるので、非常に大きなメリットが見込めます。

しかし、採用アウトソーシングはどういった内容の業務を依頼することができるのでしょうか。

今回は、新卒採用における会社説明会の業務をメインに「採用アウトソーシング会社」に依頼できる業務範囲を解説していきます。

 

1.会社説明会を開催する上でおこなう業務

まず始めに、会社説明会を開催する上でおこなう業務を紹介します。

スケジュールの決定

会社説明会を開催するスケジュールを決定します。

会社説明会への参加者は平日には授業を受けている学生がほとんどなので、学校の授業に被らないような日程や時間帯に開催日を設定しましょう。

夕方や土日などが好ましいです。

また、応募者によってはどうしてもスケジュールの調整が難しい場合もあるので、会社説明会を複数回実施することで応募者の取りこぼしを防ぐことができます。

会場の確保

会社説明会で利用する会場の確保をおこないます。

参加する人数に応じて会場の場所を決めましょう。

また、最近ではオンラインで会社説明会をする企業も増えてきています。

オンラインの場合には、通信環境がしっかりと整備されているか場所が確保できるのかを事前にチェックしましょう。

当日に会社説明会を運営する人員の選定とアサイン

当日に会社説明会を運営する人員を選定します。

受付をおこなう人や司会進行役、企業情報や業務内容を説明する人など、それぞれの業務に担当者が必要です。

会社説明会では接する態度によって、応募者が自社に対して「どんな企業なのか」という印象が大きく変わってきます。

会社説明会の当日は迅速な対応に追われることもあるので、チームワークも必要です。

適任だと思う人物を選ぶようにしましょう。

資料の作成

会社説明会で使用する資料を作成します。

なるべく見やすく、分かりやすいように資料作りを心がけます。

また、オフラインの会社説明会では当日参加する人数に合わせて資料の印刷もしておきましょう。

オンラインの場合は、画面に映し出した資料を基に説明することが多いです。

文字が小さ過ぎたり、一画面にたくさんの情報量を盛り込みすぎると伝わらないこともあるので、資料が完成したら、一度社内メンバー間でも確認してみましょう。

メール配信

会社説明会を開催する会場の場所や日時、ログイン用URLを記したメールの配信もおこないます。メールを配信する時には応募者の名前を間違えないように注意しましょう。

また、当日の参加率を上げるために、小まめに開催前の連絡は丁寧に頻繁におこないましょう。参加後のお礼メールやその後の選考スケジュールなどの連絡も迅速に行うことで参加者の印象も良くなります。

その際に、メールの文面もテンプレートとなる文章を用意しておくと非常に効率的です。

 

2.会社説明会の開催前におこなう業務

会社説明会を開催前におこなう業務を紹介します。

採用管理システムの運用

採用管理システムの運用をおこなわなければいけません。

採用管理システムとは、企業が採用活動をおこなう上で必要な応募者の個人情報や求人案件、内定者の管理などをおこなうシステムです。

特に、大手企業などは一度に多くの人材を採用するので、一人一人のスケジュール管理を正確に把握するために採用管理システムを運用しているケースが非常に多いです。

採用管理システムは別名、「ATS（Applicant Tracking System）」とも呼ばれています。

会社説明会の応募受付

会社説明会で実際に参加する人の応募受付作業があります。

応募受付はホームページや求人媒体からだけではなく、電話などで受付する場合もあるので、人数や名前を間違えないように正確に扱いましょう。

また、応募人数が多い場合は資料の必要部数や会場キャパシティ（オフライン開催の場合）の確認が必要になります。逆に応募人数が少ない場合は追加の参加者募集や歩留まりをよくするための施策を打つ必要があります。

このように正確な参加人数の把握以外にもその人数に応じた追加対応などが発生します。

応募者問い合わせ対応

応募条件や選考内容などに関するお問い合わせがメールや電話で来ることもあります。

回答が遅くなってしまう。きちんとした返答ができていないなどといった対応をしてしまうと、「この会社は大丈夫だろうか」という不安を抱かせてしまいます。

その結果、応募を辞退することにも繋がってしまうので、丁寧な対応を心がけましょう。

 

3.会社説明会の終了後におこなう業務

会社説明会の終了後におこなう業務は3つあります。

採用管理システムの入力

採用管理システムに、次の選考へ進む応募者情報の入力などをおこないます。

誤った情報を入力してしまうと、正確な情報が行き届かず応募者が選考を辞退してしまうこともあるので、くれぐれも入力を間違えないようにしましょう。

次のフェーズの選考会に関する案内

会社説明会が終了したらほとんどの企業で書類選考や面接があります。

まずは説明会に参加いただいたことへのお礼とあわせて次回選考会に必要な持ち物や服装など、応募者に対して今後の採用スケジュールに関する案内を連絡します。

アンケートの回収

企業によっては会社説明会終了後にアンケートを答えてもらうという企業もあります。

アンケートに答えてもらうことで次回開催時の改善点を見つけることができるので、企業にとっては非常に貴重な資料となります。

極力アンケートを実施してより良い採用活動へフィードバックを忘れないようにしましょう。

 

4.採用アウトソーシングに依頼できる範囲

会社説明会を開催する前後と、開催する上でおこなう業務を紹介しました。

採用アウトソーシングでは、どこまでの業務を依頼できるのでしょうか。

結論としては、

オペレーションに関わるほとんど全てのノンコア業務を依頼することが可能です。

そのため、応募者対応や会場の確保など、人事が直接対応しなくてもよいノンコア業務と言われる業務に関しては、採用アウトソーシングに委託することができるので、人事担当者は採用戦略の策定や資料を含むコンテンツ作成などのコア業務に注力することができます。

またノンコア業務を採用アウトソーシング会社に委託することで採用業務全体のクオリティを上げることができます。

採用アウトソーシングは、採用業務に精通した専任スタッフが業務をおこないます。

これまでの知識やノウハウがあるので、自社だけで業務をおこなうよりもミスを減らして的確に業務の遂行が可能となります。

応募者に対してもスピーディーかつ丁寧な対応ができますので、業務のクオリティだけではなく、応募者の満足度も高めることもできます。

さらに、人件費や労力などのトータル面で考えた場合、自社で業務を全て完結するよりも採用アウトソーシングに依頼した方がコストの削減にも繋がることがあるのです。

しかし、採用アウトソーシングを利用する上で注意点もあります。

採用アウトソーシングに任せきりにしてしまうと、お互いの認識にズレが生じてしまい、求めていた人材を逃してしまうようなケースも発生します。

そのため、綿密な打ち合わせによる目的の共有や認識のすり合わせ、業務がスタートしたあとも日々の進捗共有や業務連携が重要となってきます。

また、採用アウトソーシングに頼りきりになってしまうと、自社の採用ノウハウが蓄積されなくなることもデメリットとしてあげられます。

ずっと採用業務をアウトソーシングするのであれば問題ありませんが、将来的に自社で全ての採用業務を完結したいのであれば、徐々に切り替えていく必要があるので注意しましょう。

 

5.まとめ

今回は、会社説明会の業務をメインに採用アウトソーシング会社に依頼できる範囲を紹介しました。

採用アウトソーシングでは、応募者の問い合わせ対応や会場の設営準備など、ノンコア業務であれば、ほとんど全ての業務を依頼することができるので、最近では採用アウトソーシングを利用する企業も増えてきています。

採用専門のプロが業務を引き受けてくれるので、人手不足の解消だけではなく、自社リソースをコア業務に集中して業務全体のクオリティを向上させることが可能です。

弊社、株式会社ニューズベースでは採用アウトソーシングを提供しております。

豊富な案件実績と内製化支援もサポートしているので、将来的に自社で採用業務を完結したい企業にとってもオススメです。

柔軟な対応も可能なので、予算があらかじめ決められている場合もお気軽にご相談ください。

採用アウトソーシングを利用して、採用力を強化してみませんか。

 

参考資料：
【企業側】会社説明会の準備作業で実際に行うことや重要なポイントに解説｜お困りの方は採用アウトソーシングへ
mitsucari｜会社説明会に向けて企業側がすべき準備とは？プレゼンや資料について