セミナー運営マニュアルで記載すべき項目とは?メリットや作成時のポイントも解説!

公開日:2024.05.28  更新日:2024.06.18

セミナーを成功させる上で欠かせないのが、「セミナー運営マニュアル」です。

セミナー運営マニュアルを作成することで、担当者同士における認識の相違をなくしたり、ミスやトラブルを未然に防いだりすることが可能になります。

しかし、セミナー運営マニュアルをどのように作成すればいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、セミナー運営マニュアルに記載すべき項目や作成するメリット・ポイントについて解説します。

 

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セミナー運営マニュアルとは?記載すべき項目

セミナー運営マニュアルとは、セミナーにおける基本情報や運営図・進行スケジュールなどが記載された資料のことです。

セミナー運営マニュアルに記載すべき項目は、以下の5つです。

  • セミナーにおける基本情報
  • 運営図
  • 進行スケジュール
  • 各担当ごとの業務内容
  • イレギュラーが起きたときの対応方法

順番に解説します。

 

1.セミナーにおける基本情報

1つ目は、セミナーにおける基本情報です。具体的には、以下のような情報を記載します。

  • 開催するセミナーのタイトル
  • 開催日
  • 開催場所
  • セミナーの対象者
  • セミナーの大まかな内容

 

2.運営図

2つ目は、運営図です。

運営図があることで、誰がどのポジションでどのような業務を担当しているのかが明確になり、迅速な連携につながります。

 

3.進行スケジュール

3つ目は、進行スケジュールです。

セミナーの流れを事前に把握でき、当日もセミナーが滞りなく進行できているかを担当者一人ひとりが瞬時に把握できます。

 

4.各担当の業務内容

4つ目は、各担当の業務内容です。

記載しておくことで、担当者一人ひとりがどの業務を行わなければいけないのかが明確になります。

判断に迷いが生じないようにするためにも、なるべく具体的に記載することを心がけましょう。

 

5.イレギュラーが起きたときの対応方法

5つ目は、イレギュラーが起きたときの対応方法です。

セミナー当日は、想定外のミスやトラブルが起きることも珍しくありません。

対応方法を記載しておくことで、万が一の事態が起きても冷静に対処できます。

 

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セミナー運営マニュアルを作成するメリット

セミナー運営マニュアルを作成することで、以下のメリットに期待ができます。

  • 認識の相違をなくせる
  • ミスやトラブルを未然に防げる
  • 情報共有がスムーズに行える
  • 次回開催するときの改善につながる

一つずつ解説します。

 

認識の相違をなくせる

セミナー運営マニュアルには、セミナーに関する情報が網羅的に記載されているため、担当者同士における認識の相違をなくせます

その結果、綿密な連携が可能となり、スムーズなセミナー開催につながるはずです。

 

ミスやトラブルを未然に防げる

セミナー運営マニュアルには、各担当ごとの業務内容が明確に記載されているため、業務における抜けや漏れがなくなり、ミスやトラブルを未然に防げるようになります。

万が一ミスやトラブルが起きたとしても、対応方法が記載されているため、冷静かつ迅速に対応することが可能です。

 

情報共有がスムーズに行える

セミナー運営マニュアルを通して担当者同士でコミュニケーションすることによって、情報共有がスムーズに行えます

認識の齟齬も防げるため、円滑にセミナーを開催したいのであれば、セミナー運営マニュアルは欠かせません。

 

次回開催するときの改善につながる

セミナー運営マニュアルを作成することで、セミナー終了後に振り返る際の資料としても役立ちます

その結果、問題の改善につながり、次回開催するときにはより効果的なセミナーに期待ができるはずです。

 

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セミナー運営マニュアルを作成する際のポイント

セミナー運営マニュアルを作成する際には、以下3つのポイントを意識しましょう。

  • 抽象的ではなく具体的に記載する
  • 誰が見ても理解できるような内容を心がける
  • 内容に問題がないかダブルチェックする

順番に解説します。

 

抽象的ではなく具体的に記載する

せっかくセミナー運営マニュアルを作成したとしても、記載されている内容が抽象的だった場合、担当者一人ひとりの解釈に違いが生じてしまいます。

その結果、認識の齟齬が起きてしまい、セミナー運営マニュアル本来の効果に期待ができなくなるはずです。

そのような事態を防ぐためにも、抽象的ではなく具体的に記載するようにしましょう

特にイレギュラーが起きたときの対応方法は、セミナー運営マニュアルのなかでも非常に重要な内容であるため、全員が迅速に対応できるよう、具体的に記載することが大切です。

 

誰が見ても理解できるような内容を心がける

セミナー運営マニュアルがテキストのみで構成されていたり、専門的な用語が多用されていたりすると、ほとんどの担当者は読みづらい・わかりにくいと感じるでしょう。

その結果、担当者によっては内容をあまり把握できなかったり、勘違いしたりすることもあるはずです。

そうならないようにするためにも、セミナー運営マニュアルは担当者全員に配布されることを念頭に置いた上で、誰が見ても理解できるような内容を心がけましょう。

 

内容に問題がないかダブルチェックする

セミナー運営マニュアルを作成したら、内容に問題がないか必ず複数人によるチェックを行いましょう。

チェックしてもらうことで、自分では気づけない情報の抜け漏れに気づけます

チェックは、担当者同士もしくは上司にしてもらいましょう。

 

お役立ち資料 リアルイベントの現場でよくあるトラブルと解消法 はこちら

セミナー運営マニュアルの作成をアウトソーシングするのもおすすめ

セミナー運営マニュアルを作成することで、さまざまなメリットに期待ができます。

しかし、効果的なセミナー運営マニュアルを作成できるか不安に感じる担当者もいるのではないでしょうか。

また、セミナー運営マニュアルを作成するにあたって手間や時間がかかるため、リソースを割くのが難しいという企業もあるはずです。

 

そのような場合には、アウトソーシングを検討してみましょう。

セミナー運営マニュアルの作成をアウトソーシングすることで、自社のリソースを割く必要がなくなります。

また、プロがセミナー運営マニュアルを作成するため、クオリティの面でも安心です。

アウトソーシングする際には、費用やこれまでの実績を確認した上で慎重に選びましょう。

 

「数多くのアウトソーシング会社があるため、どこに依頼すればいいのかわからない」ということであれば、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、セミナープロデュースを提供しており、セミナー運営マニュアルの作成はもちろん、そのほかのさまざまな業務のサポートも行っています。

豊富な支援実績もあり、セミナーにおけるプロが担当するため、安心して依頼することが可能です。

 

セミナー運営の事例ページはこちら

まとめ

本記事では、セミナー運営マニュアルに記載すべき項目や作成するメリット・ポイントについて解説しました。

セミナー運営マニュアルを作成することで、認識の相違をなくせたり、ミスやトラブルを未然に防げたりするなどのメリットに期待ができます。

セミナー運営マニュアルを作成する際には、抽象的ではなく具体的に記載したり、誰が見ても理解できるような内容を心がけたりすることを意識しましょう。

自社でセミナー運営マニュアルを作成するのが難しい場合には、アウトソーシングするのもおすすめです。

アウトソーシングする場合には、株式会社ニューズベースへお気軽にお問い合わせください。

 

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