初心者でも使えるセミナー進行表テンプレートと司会台本サンプル

公開日:2020.03.11  更新日:2023.10.26

セミナーをスムーズに進行するためには、当日までの事前準備、セミナー進行表、および司会台本が必須です。

1つ1つをわかりやすく正確に作成することで、慌てることなくセミナー当日のプログラムを進行することができます。

この記事では、セミナー当日までにやっておくべきことのチェックリストとセミナー進行表のテンプレート、及び司会台本のサンプルを紹介します。

 

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1.セミナー進行成功のための事前準備チェックリスト

当日のセミナー進行を成功させるためには、事前準備がカギとなります。

セミナー開催の経験がなかったとしても、事前に十分な段取りを済ませておくことで、余裕を持ってセミナー当日を迎えることができます。

 

1-1.事前準備

下記がセミナー開催前に済ませておくべき事前準備のチェックリストです。

・会場の図面作成

・会場の下見、動線の確認(可能であれば)

・当日のタイムスケジュール作成(スタッフ用・講師用をそれぞれ用意)

・当日使用する資料や備品の準備と搬入方法の確認

・撮影機器・マイク・BGMの事前チェック

・当日の人員配置の決定

・当日の会場へのスタッフの移動方法

・スタッフ用の飲食物の手配

・講師との連絡、打ち合わせ

・講師の控室

・参加者一覧作成

・参加者へのリマインドメール送付

・受付表作成

・参加者への配布物の作成

・セミナー参加費の集金方法の確認(集金したお金の釣り銭や金庫の用意)

・セミナー後の個別相談や販促の有無の決定とその準備

・懇親会の会場、及び飲食物の手配

・リハーサル

必要に応じて項目を加減し、当日には「スケジュール通りに遂行するだけ」の段階まで仕上げておきましょう。

また、参加者との間に発生するハプニングを想定し、どのように対応するかをあらかじめ決めておくのもおすすめです。

 

1-2.備品の準備

セミナーで必要になる備品は、下記のようなものがあります。

・プロジェクター、コネクタ

・スクリーン、ホワイトボード

・マイク、マイクスタンド、スピーカー

・撮影機器

・スケッチブック(「あと10分」など登壇者へ合図を出すため)

・講師用の飲食、軽食

・参加者誘導案内板

・セロテープ、ガムテープ、筆記用具

・領収書、釣り銭、金庫

・ゴミ袋

・販促物

こちらも必要に応じて項目を調整し、当日までに準備を進め揃えておきましょう。

 

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2.セミナー進行表(タイムテーブル)のテンプレート

例として、セミナー進行表(タイムテーブル)のテンプレートを紹介します。

当日はハプニングがつきものなので、あまり無理をしない時間配分で進行表を作成しましょう。

13:00 |スタッフ:機材セッティング、受付準備、配布物準備

14:00 |講師:会場入り打ち合わせ・スタンバイ

スタッフ:リハーサル・機材チェック

14:30-15:00 |スタッフ:受付(集金・会場への誘導)

15:00 |司会:開会の挨拶

15:10 |司会:講師紹介

講師:講義①

16:00 |司会:休憩

スタッフ:休憩対応

16:05 |講師:講義②

16:45 |司会・講師:質疑応答・閉会の挨拶

17:00 |スタッフ:閉場、お見送り、片付け

18:00 |全員:完全撤退

 

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3.司会がやるべき進行の流れと台本例

この章では、セミナーで司会進行の仕事、及び司会進行の例文について解説します。

 

3-1. 司会進行がやるべきこと

司会進行がやるべきことを下記に挙げました。

・開会前のアナウンス・開会の挨拶

・セミナーの注意事項

・講師紹介

・休憩前後のアナウンス

・閉会の挨拶

閉会の挨拶には、次回セミナーの告知や懇親会の案内なども含みます。

 

3-2.司会進行の例文

次に、司会進行の例文を紹介します。一部のアナウンスは、オフライン開催の場合とオンライン開催の場合の2パターンをまとめています。

 

【開催前のアナウンス(オフラインの場合)】

皆さま、お待たせいたしました。お時間となりましたので、ただ今よりビジネスマナーセミナーを開催いたします。

本日はお忙しい中お集まりいただき、誠にありがとうございます。

本日の司会進行を務めます、本社企画部田中と申します。どうぞよろしくお願いいたします。

 

【開催前のアナウンス(オンラインの場合)】

皆さま、お待たせいたしました。お時間となりましたので、ただ今よりビジネスマナーセミナーを開催いたします。

ビデオをオン、マイクをミュートに設定をお願いいたします。

本日はお忙しい中お集まりいただき、誠にありがとうございます。

本日の司会進行を務めます、本社企画部田中と申します。どうぞよろしくお願いいたします。

 

【注意事項のアナウンス(オフラインの場合)】

まず、本セミナーに先立ちまして、ご来場の皆さまにお願いがございます。

携帯電話の電源はお切りいただくか、マナーモードに設定をお願いいたします。

また、録音・録画ならびに写真撮影などはお断りさせていただいております。ご理解、ご協力の程、何卒よろしくお願いいたします。

 

【注意事項のアナウンス(オンラインの場合)】

まず、本セミナーに先立ちまして、皆さまに連絡事項がございます。

万が一セミナー中に困ったことがありましたら、運営担当までチャットをお送りいただきますよう、お願いいたします。

また、録音・録画ならびに写真撮影などはお断りさせていただいております。ご理解、ご協力の程、何卒よろしくお願いいたします。

 

【休憩の案内】

(休憩時)

ここで〇〇分間の休憩時間とさせていただきます。

休憩中もスタッフはおりますので、何かございましたらお気軽にお問い合わせください。

それでは一旦失礼いたします。

 

(休憩後)

間もなく休憩時間終了となります。

続いては、〇〇さんによる「〇〇」に入ります。

よろしくお願いいたします。

 

【質疑応答のアナウンス(オフラインの場合)】

ここからは質疑応答のお時間となります。

ご質問のある方はお気軽に挙手をお願いします。

お時間の許す限り、お答えさせていただきます。

 

【質疑応答のアナウンス(オンラインの場合)】

ここからは質疑応答のお時間となります。

どんなことでも構いませんので、お気軽にチャットやQ&Aまで質問や疑問点をお寄せください。

お時間の許す限り、お答えさせていただきます。

 

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4.セミナーの司会を担当する際に注意すべきこと

セミナーの司会を担当する際、台本さえ用意すれば準備完了、とはいきません。事前の準備が本番の出来を左右します。事前準備では、以下の5点を行いましょう。

 

・台本を読み込んでおく

事前に台本を読み込み、台本を見なくても大体の流れを把握できるようにします。台本を見ながら進行は可能ですが、内容が頭に入っていない状態ではトークがぎこちなくなるからです。

オンラインセミナーでWeb会議ツールを使う場合は、チャットや挙手、Q&Aなどのよく使う機能は自身で使い方を練習し、参加者に操作方法をレクチャーできるようにしておきましょう。

 

・リハーサルやシミュレーションをする

本番では予想もしないアクシデントが起きることもあります。できるだけスタッフ同士でリハーサルを行い、起こり得る事態を想定しておくことが大切です。

また、前述の通り台本が頭に入っていれば、トラブルが発生した際の対応やアドリブもきくようになります。

 

・時間調整の手段を用意しておく

セミナーでは必ずしも時間通りにスケジュールが進むとは限りません。そのような場合、司会者が時間調整役をしなければならないため、以下のような手段をあらかじめ用意しておきましょう。

例)

時間が足りない場合:Q&Aや休憩の時間、アンケートの案内を削る

時間が余る場合:Q&Aやアンケートの記入時間を長めにとる

 

・肩書や人名の読みなどをチェックする

セミナーでは講師の紹介を行いますが、その際には肩書や名前の読みを間違えないよう細心の注意が必要です。

肩書にはマーカーをする、難しいまたは珍しい読み方の場合にはふりがなをふるなどの工夫をしましょう。

 

・セミナーのトンマナに合わせた振る舞いをする

セミナーにはその内容によって雰囲気やトンマナ(トーン&マナー)が存在します。

例えば、投資関連のセミナーであれば堅い雰囲気、SNS運用のセミナーの場合はやや柔らかい雰囲気が好まれる傾向にあります。

司会のテンションや進め方は、そのセミナーの雰囲気に沿ったものでなければなりません。なぜならセミナーの雰囲気と司会者のテンションに温度差があれば、参加者に違和感を与え、セミナーの世界観を壊してしまいかねないからです。

参加者と運営の信頼に関わるため、司会者はセミナーの雰囲気やトンマナを意識した進行をしましょう。

 

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5.まとめ

セミナーまでにやっておくべき準備とセミナー進行表、及び司会進行の例文を紹介しました。事前準備や備品のチェックリストを作っておくことで、慌てずに準備を行うことができます。

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