セミナーの来場受付が楽になる!有料・無料の受付システム紹介

公開日:2020.03.31  更新日:2024.07.19

セミナーの来場受付は業務が煩雑になりがちです。

紙のリストで来場者の氏名をチェックするのが一般的な来場者管理の方法ですが、人数が多いと時間がかかってしまうほか、人為的なミスも起こりやすくなります。

そこで、QRコードによる来場受付システムを活用することにより、受付業務が驚くほど楽になるだけでなく、来場者管理のミスが減り、参加者も気持ちよく来場できるようになります。

この記事では、セミナーの受付を効率化してくれる来場受付システムを有料・無料に分けてご紹介します。

 

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セミナー受付システムとは?

セミナー受付システムとは、セミナー参加者にQRコードを発行し、来場時の受付をスムーズにしてくれる便利なシステムです。

近年ではQRコードを発行するタイプの受付システムがほとんどですが、その他にNFCタグを利用したものや、連番を発行するタイプもあります。

来場者の管理に特化しているシステムと、申し込みからアフターフォローまでセミナー運営をワンストップでフォローするシステムがあるので、自社セミナーの規模や運営体制に合わせて選ぶとよいでしょう。

 

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セミナー受付システムを導入するメリット

セミナー受付システムを導入すると以下のようなメリットがあります。

  • 事前準備の負担軽減
  • 当日の運営を効率化
  • 参加者へのスムーズなフォローアップ
  • セミナー後の分析を効率化

それぞれ解説します。

 

事前準備の負担軽減

セミナー受付システムを導入すれば、事前準備の負担を軽減できます。

セミナー受付システムでは、参加者募集用のWebサイトや申し込みフォームの作成が可能です。さらに24時間365日申し込みを受付でき、キャンセルの際にも自動対応してくれるため、事前準備にかかる担当者の負担をかなり軽減できます。

また、参加予定者へリマインドメールを送信できる機能があるセミナー受付システムもあるため、セミナー参加者を最大化するのに役立つことでしょう。

 

当日の運営を効率化

当日の運営の効率化も、セミナー受付システムがあれば実現できます。

セミナー当日の受付業務は時間や手間がかかりやすいものです。セミナー受付システムには、受付を済ませた人数のリアルタイム把握、それを運営関係者で共有できる機能があります。これにより、受付の人員を減らしつつ業務の効率化が可能です。

また、QRコードチケットの発行やオンライン決済に対応しているシステムもあります。QRコードをかざすだけで受付でき、支払いも現金のやり取りがなくなるため、受付業務が一気に効率化されます。

 

参加者へのスムーズなフォローアップ

セミナー受付システムにより、参加者へのフォローアップもスムーズに行えます。

セミナー後、商談や購買などのゴールに向かうためには、参加者へのフォローアップが重要です。しかし、一人ひとりにアンケートやメールを送るのはかなり手間がかかります。

セミナー受付システムを活用すれば、登録されている参加者に対して一斉にメールを送信できます。イベントに申し込んだ中で実際に参加した人へのメールと、参加できなかった人へのメールとで内容を変えることもできるため、きめ細かいフォローを行えるでしょう。

 

セミナー開催後の分析を効率化

セミナー開催後は次回の開催へつなげるために分析が重要となります。セミナー後の分析も、セミナー受付システムがあれば効率化が可能です。

セミナー受付システムの中には、参加者の情報のほか、開催後に行ったアンケート結果の自動集計や一元管理ができるものもあります。アンケートはセミナーの改善につながる貴重な情報源のため、システムを使って効率的にデータを活用しましょう。

 

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有料のセミナー受付システム

この章では、「有料」のセミナー受付システムを紹介します。

 

SGS

QRコード付き参加証を発行でき、入退場がスムーズに行えるようになるイベント用受付システムです。参加予定者が来場しているかどうかをリアルタイムで確認でき、参加予定者のステータスも一目瞭然。来場受付時に担当者へメール通知することも可能です。

また、来場者がいつ来て、どこへ立ち寄り、いつ帰ったのかをデータ化し、即座にリストとしてダウンロードできる分析機能も持ち合わせています。

https://www.pac.ne.jp/pac_products/sgs.html

 

展示会受付ドットコム

展示会・イベントの受付業務をQRコードの発行により楽にしてくれる受付システムです。

Webの申込フォーム作成、受付時の入場パス発行、招待状印刷・PDF作成など、セミナーに必要な機能が揃っており、誰でも簡単に使えるのが特徴です。

その他、セミナーの予約登録やブース訪問者管理など、11種のオプションを組み合わせることでより多彩な機能を利用できます。

https://tenjikai-uketsuke.com/

 

CLOUD PASS

クラウドパスは、年間利用件数1,500件以上、業界最安値でニーズに合わせてカスタマイズできるサービスです。

フリープランであれば、初期費用・月額システム利用料・決済手数料0円(発券手数料:チケット価格の10%)で利用できます。リーズナブルですが、チケットの販売や来場者管理、データ集計も行えます。蓄積された情報やデータを資産化できるため、マーケティングや次回の開催に活かせます。

https://cloud-pass.info/

 

Copro Q-pass

セミナーの申し込み管理から来場受付、来場者の分析まで一貫してワンストップで行える受付管理システムです。

webフォーム作成とデータ分析機能がある「Q-Business」、入退場受付、ブース受付、セミナー受付の機能を持つ「Q-Entry」、スマホを利用した入退場受付やスタッフ管理機能を持つ「Q-Mobile」の3つの製品が用意されています。

https://www.e-uketsuke.jp/q-pass-lp/

 

EventCreate

QRコードによる来場者受付だけでなく、webの申込フォームの簡単作成からアンケート機能、自動返信・一括配信メール機能など、セミナー運営に必要な機能が揃っているセミナー管理システムです。

継続プランと単発プランがあり、セミナーを行う頻度によってプランをチョイスすることで、予算を調節できます。

https://www.eventcreate.jp/

 

Webcas fomulator

セミナーの申込受付から来場者の申し込み状況、来場受付まで行えるセミナー受付システムです。他のシステムと異なる点として、QRコードによる来場受付を持っていないのが特徴です。セミナー申込受付完了メールに送った連番を照会することで来場者を管理します。

https://webcas.azia.jp/formulator/seminarlp/

 

セミナー運営の事例ページはこちら

無料のセミナー受付システム

この章では、「無料」プランがあるセミナー受付システムを紹介します。

ただし、無料セミナー限定だったり、期間限定だったりと制限があるので、利用する際には注意が必要です。

 

Peatix

840万人以上の会員を誇り、イベント集客に強いPeatix。

無料イベントの場合、初期登録料、月額費用は完全無料。有料イベントの場合、販売手数料がかかる価格設定となっています。

Webでの申込フォームを簡単に作成でき、スムーズな参加者管理が行えます。

https://about.peatix.com/pricing.html?hl=ja&force=jp

 

EventRegist

チケット代金が無料のセミナーなら無料で利用できる受付システムです。受付用アプリ、参加者用アプリをダウンロードすることで、スマートな来場受付が可能になります。

その他、セミナー運営の申し込みからアフターフォローまでのフローを一括で管理できる様々なシステムを利用できます。

https://info.eventregist.com/registration-service

 

イーベ

基本有料のシステムですが、30日間の無料お試し期間が利用できます。

申込フォーム作成、事前支払い受付、入金管理、QRコードによる受付チェック、メール配信機能など、セミナー運営に必要な機能が無駄なくそろっており、使いやすいシステムだといえます。

https://www.event-form.jp/

 

無料と有料どちらを選ぶべき?

セミナー受付システムは無料と有料どっちが良いのか、迷っている方も多いのではないでしょうか。

まずは、そのセミナー受付システムに必要とする機能があるかどうかをチェックしましょう。システムを提供しているベンダーごとに、利用できる機能には違いがあります。そのため、まずは自社で解決したい課題にあわせて必要な機能を洗い出し、その機能を持ったシステムを選ぶことが大切です。

無料版の場合は、機能制限や期間制限があるかどうかがポイントになります。自社で必要としている機能が制限されていないのであれば、無料でも十分活用できることでしょう。しかし、無料と有料を比べた場合、一般的には有料版の方がより多くの機能を利用できます。無料版はあくまでもトライアル的な位置づけであるためです。「無料だから」と安易に飛びつくのではなく、実運用に耐えられる機能性があるかどうかを十分に吟味することをおすすめします。

 

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まとめ

QRコードを発行する受付システムは、シームレスな移動を良しとする現代社会の傾向にもマッチしており、今後セミナー受付の一般的な手法となっていくと考えられます。

来場受付がスムーズだと、参加者は気持ちよく入場でき、主催者も受付業務にかかる工数を大きく削減できるため、一石二鳥です。

このように、セミナーの開催企業はできる限りシステムや運営代行を活用して、参加者・主催者双方にとって負担の少ない効率の良い運営方法を考えていくべきです。

株式会社ニューズベースは、貴社のセミナーを効率化できるノウハウとリソースを豊富に持ち合わせたセミナー代行サービスをご提供しております。

セミナー業務におけるフルサポートはもちろん、部分的なサポートも承ってり、お客様の様々なニーズに対応いたします。ぜひお気軽にご相談ください。

下記ページではニューズベースが提供している外部委託サービスについて解説しておりますので、セミナー開催でお悩みの方はこちらもぜひチェックしてみてください。

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