ウェビナーの配信形式やメリット・デメリット/開催する方法などを徹底解説！

最近では新型コロナウイルスの影響で対面でのイベントや研修などの開催が難しい状況が続いています。そこで、ウェビナーを開催する企業が増えてきました。

ウェビナーとは一体どういう意味なのかわからない担当者も少なくありません。

そこで今回は、ウェビナーの基礎知識や開催することで得られるメリット・デメリット、開催方法やツールを選ぶポイントなどを紹介します。

 

ウェビナーとは

ウェビナーとは、ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を組み合わせた造語。

「ウェブセミナー」、「オンラインセミナー」とも呼ばれています。

インターネット環境とパソコンまたはスマートフォンがあればいつでも参加可能です。カメラをオフにしたまま視聴できるので、対面時よりも参加しやすいのがメリットと言えます。

 

ウェビナーの配信形式・配信方式

ウェビナーの配信形式や配信方式は以下の4つです。

・一方向配信

・双方向配信

・録画配信型

・リアルタイム配信型（生配信型）

1つずつ解説します。

一方向配信

一方向配信は、ウェビナーの主催者側が一方的に配信していく形式です。

受講者とコミュニケーションを取る機会がないので、スケジュール通りに進行できます。

双方向配信

双方向配信は、受講者と講師でコミュニケーションを取りながら進めていく形式です。

受講者の反応を確認しながら進めていくので、一方向配信に比べて時間管理が難しいですが、内容の濃いセミナーに期待できます。

録画配信型

録画配信型は、事前に録画していたセミナーを配信する形式です。

自分の都合のいいタイミングでスキマ時間などに視聴できます。

また、何度も繰り返し視聴することが可能なので、セミナーの内容をより詳しく理解できるのもメリットです。

ただし、受講者によって理解度に差が出てきます。

リアルタイム配信型（生配信型）

リアルタイム配信型は、決められた時間に生中継でセミナーを開催する方法です。

リアルタイムで受講者とつながることができるため、チャットやアンケートなどで反応を確かめることが可能です。

ただし、接続数が多かったり通信環境が不安定だったりすると、途中で回線が切れることもあるので通信環境には注意しましょう。

 

ウェビナーを開催するメリット

ウェビナーを開催するメリットは以下の4つです。

・コストの大幅カット

・場所に限らず参加可能

・クオリティの向上に期待できる

・多くのユーザーにアプローチできる

1つずつ紹介します。

コストの大幅カット

通常のセミナーでは、会場を確保して設営準備などを行わなければいけません。

しかし、ウェビナーは全てWeb上で完結するので、会場費用や人件費などのコストを大幅にカットできます。

場所に限らず参加可能

受講者は、パソコンやスマートフォンとインターネットの環境さえあれば、どこからでも参加できます。

また、録画配信形式の場合には自分の好きな時間に合わせて視聴できるので、セミナー参加へのハードルが低いのもメリットです。

クオリティの向上に期待できる

リアルタイム配信でのウェビナーでは、アンケートやチャット機能が利用できます。そのため、質問があればチャットで送ることが可能です。

ウェビナーの場合、顔を出す必要もないので、対面時と比べて質問するハードルが低くなります。そのため、受講者と講師で積極的にコミュニケーションが取れるようになり、質の向上に期待できるのです。

多くのユーザーにアプローチできる

対面式セミナーの場合、収容人数の制限や開催場所が遠いなどという理由で参加したくても参加できなかったという人も多いはずです。

ウェビナーでは、先ほども述べたように場所の制限がありません。どこからでも参加できるので、多くのユーザーにアプローチできるようになりました。

 

ウェビナーを開催するデメリット

ウェビナーを開催するデメリットは3つあります。

・離脱されやすい

・通信トラブルが生じる可能性がある

・受講者の意欲が感じづらい

1つずつみていきましょう。

離脱されやすい

一般的なセミナーの場合、途中で離脱する際には退席しなければいけないので、周囲の目を気にしてしまうことから離脱しにくい傾向にあります。

しかし、ウェビナーは退出ボタンを押すだけで離脱することができます。

参加するハードルが下がっている分、離脱するまでのハードルも下がっているので、飽きさせない工夫が必要です。

通信トラブルが生じる可能性がある

ウェビナーでは通信トラブルが生じる可能性があります。

通信トラブルの原因は様々です。そのため、いくら対策しても完璧に防ぐことは難しいでしょう。重要なのは、通信トラブルが発生したときにどのような対策を取るべきかです。

マニュアルを作成して、備えておきましょう。

受講者の意欲が感じづらい

ウェビナーを開催する場合、基本的に画面に向かって話しかけながら進行していきます。

受講者の顔が見えないので、しっかり聞いているのか不安になる講師も少なくありません。

受講者の反応を確認するためにアンケートやチャット機能を積極的に活用してみましょう。

 

ウェビナーの開催方法

ウェビナーの開催方法は以下の4ステップです。

1.目的や内容の決定

2.ツール選定

3.配信環境の整備

4.ウェビナーの開催・振り返り

順番に解説します。

1.目的や内容の決定

開催する目的は企業や受講者によって異なります。

目的が曖昧のまま開催してしまうと内容もブレてしまうので、明確にしましょう。
目的が定まったらコンテンツ内容を決めます。

2.ツール選定

ツールは使いやすさや機能を重視しましょう。

また、無料のツールもあれば有料のツールもあります。

プランによって最大接続数が異なるので、自分たちの予算に合ったツール選びが重要です。

3.配信環境の整備

制作したコンテンツ内容がよくても、途中で配信が途切れてしまっては意味がありません。

そのため、配信環境を整備する必要があります。

ネット環境は、トラブルが起こりにくい有線LANを利用するのがおすすめです。

Webカメラやマイクなども受講者にストレスがかからないよう、なるべく高性能の製品を選びましょう。

4.ウェビナーの開催・振り返り

実際にウェビナーを開催します。
録画配信であれば、自分たちが納得いくまで何度も録り続けることができます。

しかし、リアルタイム配信の場合には受講者とリアルタイムでつながっているので、万が一のトラブルに備えて別の担当者も用意しておきましょう。

ウェビナーが終了したら、必ず振り返りを行うことが大事です。
良かった点・悪かった点をそれぞれ洗い出して、次回のウェビナーに活かしましょう。

 

ウェビナーツールを選ぶポイント

ウェビナーツールはさまざまありますが、選ぶポイントは以下の3つです。

・自社に合った予算か

・求めている機能があるか

・サポートは手厚いか

順番に解説します。

自社に合った予算か

自社の予算に合ったツールであるかを確認しましょう。

ウェビナーツールはサービスの利用料や機能に応じて料金が変化する「従量課金型」と毎月一定の金額を支払う「サブスクリプション型」があります。

どちらもそれぞれメリット・デメリットがあるので、ウェビナーの開催頻度に応じて選ぶのがおすすめです。

求めている機能があるか

ウェビナーを開催するうえで自分たちが求めている機能が搭載されているかも重要です。

主な機能として使うのはアンケート機能・チャット機能ですが、そのほかにもリアクション機能などがあります。

しかし、これらの機能を使うのはリアルタイム配信の場合のみとなりますので、まずは自分たちの配信形式を確認しましょう。

サポートは手厚いか

「ツールに不具合が生じた場合、早急に対応してくれるか」、「わからないことがあっても相談することができるか」など、チェックしましょう。

 

まとめ

ウェビナーは、場所を制限されることがなかったりコストを削減できたりするなどのメリットがあります。しかし、通信トラブルが発生する恐れなどもあるので、不安に感じる担当者も少なくありません。

そんなときにはアウトソーシングがおすすめです。アウトソーシングすることで、通信機器のトラブルが発生しても迅速に対応できます。

スムーズなウェビナーが開催できるようになるので、受講者の満足度も高くなるはずです。

アウトソーシングのことなら弊社、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは研修運営アウトソーシングサービスを提供しており、年間400案件以上の運営実績があります。内製化支援も行っているので、最終的に自社でウェビナーの開催を完結したい企業もお気軽にご相談ください。

ウェビナーの特徴を理解したうえで、開催しましょう。