見やすくて分かりやすい研修資料の作り方とは？気を付けるポイントや資料を公開している企業についても紹介！

企業では定期的に研修を開催しますが、必ず必要になってくるのが研修資料です。

研修は研修資料に沿って進行することが多く、最近ではリモートワークを導入する企業が増えてきているので、さらに重要性が増しています。見やすくて分かりやすい研修資料の作成方法について知りたい担当者も多いはずです。

そこで本記事では、研修資料の作成する目的や実際の作成方法・作成する際に気を付けるポイントなどについて紹介します。

 

研修資料を作成する目的

研修資料を作成する目的として挙げられるのは、以下の2つです。

順番に解説します。

口頭での説明では分かりづらい部分を補う

研修の実施プログラムの形式としてよく中心となる形式に「講義型」があります。

いわゆる登壇者の一方通行での進行場面が続く講義型では、受講者にとっては長時間集中力を持続させるのが難しい点や、口頭だけでは理解がしにくい点が発生する、などの注意点が発生します。また冒頭でも述べた通り、最近では、オンライン研修を実施する企業も多くなっており、こうした講義型の注意点はオンラインの「画面越し」になることでさらに顕在化してきています。

口頭では伝わりにくい数字データや関係図、実際にイメージを想起しやすい画像など、研修資料に工夫を用いることで「視覚的に理解を深める」ことができ、研修内容の理解や知識の定着に大いに役立ちます。

研修が終了してからも復習できる

研修は、新たな知識を学ぶ場であることが多いです。特に新入社員研修などの場合、受講者である新入社員は、初めて取り入れる情報量が非常に多い状態にあります。どれだけ集中して研修に挑んでいたとしても、口頭説明だけで全てを理解するのことは難しいです。

「研修でのインプット⇒実践でのアウトプット⇒復習でのインプット…」と繰り返し機会を重ねることで、研修で得た知識を深めることができます。そのため、研修後に情報を定着させるための復習材料としても資料が活用できるよう、内容を検討してみましょう。

 

研修資料の作成前に準備すべきこと

研修資料を作成する前には、最低でも以下の3つは準備しておきましょう。

順番に解説します。

目的とテーマを確認する

まず始めに、「研修の目的とテーマ」を確認しましょう。研修を受けた後に、どのような知識を身に着けていてほしいか、どのような行動を取ってほしいのか、という研修のゴールから逆算して、資料に落とし込む必要情報を検討するのも１つの方法です。

また、研修に参加する人の情報量のレベル感も意識しましょう。

例えば新入社員に教えるのであれば、初めから社内の専門用語などを使ってしまうと、言葉の意味が分からず、その後の内容も理解できないということもあります。反対に中堅社員向けの研修場合には、社内の共通言語を１から説明する必要がない場合もあります。

研修内容に対しての前提の理解をどこまで出来ているのかによって、資料へ入れ込む情報は取捨選択することも可能です。

構成を決める

目的とテーマ、資料へ取り入れる情報の確認ができたら、資料全体の構成を決めていきます。

全体の構成を決めずに資料の作成をいきなり始めてしまうと、内容が前後してしまう、情報の過不足が発生してしまうなど、修正の時間が思った以上にかかってしまう場合があります。

また、構成段階ではいきなりスライドを作成していくのではなく、まずはテキストのみで必要な構成要素を書き出してみましょう。そこから「見出し」レベルで情報をまとめていき、必要な説明の詳細を落とし込んでいきます。

PREP法と呼ばれる以下の文章術を意識してみましょう。

こちらを意識することで、受講者に伝わりやすい構成を考えることができます。

情報収集を行う

資料で伝えたい内容に納得感を与えるために、説明の根拠や裏付けとなる情報を事前に集めておきましょう。納得できる理由があることで、理解が深まります。

稀に起こってしまうケースが、社内で使われていた言葉と、一般的に世間で使われている言葉の認識に乖離があった場合です。研修主催側は当たり前のように使用していた言葉も、受講者にとっては別の意味で伝わっている可能性、などは見落してしまう傾向があります。

そのため、この言葉はこうした意味で使用されている、など、前提の認識合わせとして情報を伝えることも場合によっては必要になります。

 

資料を作成する3つのステップ

実際に資料を作成する際には、以下の3ステップを意識しましょう。

順番に解説します。

目的とテーマに沿って研修資料の全体像を作成

これから研修資料を作成するとしても、目的やテーマが決まっていなければ、研修資料は作成できません。そのため、まずは研修を開催する目的やテーマを定めてから、研修資料の全体像を作成しましょう。

自社が抱えている問題をテーマにするのが一般的ですが、企業によって方針が異なります。「従業員満足度を高めたい」などの場合には、従業員にアンケートをしてみましょう。

研修の中身を決めていく

目的やテーマに沿って全体像を作成したら、研修の中身を決めていきます。研修の中身を決める際には、いきなり内容から決めるのではなく、まずは構成から作成することで情報が整理できます。

研修資料に全ての情報を詰め込みたいと感じる人もいますが、まとまりがなくなってしまう可能性が非常に高いため、注意が必要です。また、読みづらくなってしまうので、余分な情報はカットしましょう。

図や画像・文字の色などを決めて最終チェック

研修資料の中身も作成したら、最後の仕上げとして図や画像の挿入・文字の装飾なども行っていきます。

図や画像を挿入することで、資料がより見やすくて分かりやすくなります。文字の装飾をする際には、多くの色を使いすぎないようにしましょう。多くの色を使いすぎてしまうと、逆に見づらくなってしまうので、1〜2色を上手く使い分けるのがおすすめです。

 

研修資料を作成する時に気をつけるポイント

研修資料を作成する時に気をつけるポイントを5つ紹介します。

研修資料を作成するときには、気をつけるポイントとして以下の5つを意識しましょう。

一つずつ解説します。

社内の意見を反映させる

研修資料を作成する時には社内の意見を反映させしましょう。研修の内容は企業によって様々です。会社の中でも、いくつかの部署によって分かれているのであれば、部署ごとによってどういう研修内容をしたいのか異なります。そのため、まずは社内の意見を可能な限りヒアリングすることで、具体的に参考となる情報が得られます。

例えば新入社員研修へのヒアリングの場合には、入社1-2年程度の会社に慣れてきた社員に

などの質問を行い、実体験から反映させることも効果的です。

社内の意見から、研修に必要な情報を把握した上で研修資料を作成しましょう。

伝えたい内容を詰め込みすぎない

資料には、伝えたい内容を詰め込みすぎないようにしましょう。

資料はあくまでも研修を受講する上で、重要な情報の定着、口頭で分かりにくい部分の視覚的補助など、「口頭での説明を補うための役割」です。そのため、研修中のトーク内容全てを書き出すような内容となってしまうと、資料で補足する意味が薄れてしまいます。箇条書きなどの簡潔な表現やビジュアルを活かした表現など、資料の特性が活きる情報を重視し、情報量は極力絞るよう意識してみましょう。

資料に目次やページ数をつける

研修の進行によっては、内容が前後する場合や、前の内容を改めて引用する場合などがあります。その時に、資料も一度戻って確認する必要があるので、目次やページ数をあらかじめ記載しておくと、進行担当者も受講者も見つけやすくなります。また、目次が構成されていることで、受講者が復習する際に確認したい内容をすぐに見つけることができるメリットがあります。

色を使いすぎない

研修資料を作成する時にはなるべく色を使いすぎないようにしましょう。色を使いすぎると、どの部分を強調したいのか、情報の重要度が分かりにくくなります。資料を作成する前に、あらかじめ強調する部分の文字色や、背景色などを決めておきましょう。

読みやすい基本の組み合わせは背景色が「白」、文字色は「黒やグレー」とされています。その他「タイトルや小見出しなどのテーマとなる色」「強調する場合の色」と、全体でも３、４色以内に留めることで、ページに統一感が生まれます。

余白を作っておく

資料では情報量を出来るだけ簡潔化することが重要ですが、視覚的にスライド1枚に対しての情報量を抑えて余白を作ることは重要です。窮屈にならないように、文字同士、画像などの要素同士にも十分な余白与え、情報が頭に入りやすいようにしましょう。

また、対面型の研修で実際に印刷した資料を配布する場合には、余白を作成することで、受講者がメモをとるスペースとして活用できるメリットもあります。講義形式での研修ではどうしても受講者は受け身にになりやすいところを、メモを取るという行動で主体的に研修に参加することができ、さらに受講者の復習にも大きく役立ちます。

 

研修資料を公開している企業

実際に研修資料を無料で公開している企業を紹介します。

1社目は「サイボウズ」です。

サイボウズは、新人ITエンジニアに向けて研修資料を作成しましたが、誰でも閲覧することが可能です。
HTTPやDNSの仕組みなどを理解することができるので、エンジニアの人にとってはとても有益な資料となっています。

 

2社目は「ミクシィ」。

ミクシィではスマホゲームの中でも有名な「モンスターストライク」の開発に関わった人が講師として研修しています。資料だけではなく、動画も公開しているので参考になる人も多いはずです。

 

この他にも「セガ」や「サイバーエージェント」などの大手企業が、研修資料の他、研修目標やスケジュールなども公開しているので、資料を作成する際に参考にしてみてもいいかもしれません。

 

まとめ

本記事では、研修資料の作成する目的や実際の作成方法・作成する際に気を付けるポイントなどについて紹介しました。

研修資料を作成することで、口頭での説明を補ったり研修を復習したりするなど、さまざまなメリットがあります。しかし、研修資料をただ作成しただけでは意味がありません。研修資料を作成する際には、社内の意見を反映させたり、伝えたい内容を詰め込みすぎたりしないように注意しましょう。

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本記事を参考に、クオリティの高い研修資料を作成しましょう。