研修資料をスライドで作成する際に準備すべきこととは?手順やコツも解説!

公開日:2024.04.10

研修の開催に伴い、Power PointやGoogle Slides・Keynoteなどのツールを活用して、資料をスライドで作成するという方がほとんどです。

しかし、知識や経験が乏しい場合、どのように研修資料をスライドで作成すればいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、研修資料をスライドで作成する際に準備すべきことや、作成の手順・コツについて解説します。

 

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研修資料をスライドで作成する前に準備すべきこと

研修資料をスライドで作成する前に、まずは以下の3点を準備しましょう。

  • 必要な情報を集める
  • 全体像を考える
  • 最終的なゴールを設定する

順番に解説します。

 

必要な情報を集める

研修資料をスライドで作成するにあたって、事前に必要な情報を集めていなければ、新たなスライドを作成するたびに一から情報収集しなければいけません。

これは非常に効率が悪いので、あらかじめ必要な情報は集めておきましょう

根拠となるデータや資料も一緒に集めておくことで、より説得力のある研修資料が作成できます。

 

全体像を考える

研修資料をスライドで作成する際には、まずは全体像を考えてみましょう

全体像を考えてからスライドを作成することで、伝えたい内容を正確に並べられます。

また、情報の抜け漏れが発生しにくくなるため、スムーズなスライド作成となるはずです。

 

最終的なゴールを設定する

研修を開催することで、受講者がどのようになってほしいのかが明確でないと、あまり記憶に残らない研修資料となるでしょう。

そうならないためにも、研修資料を作成する前に最終的なゴールを設定する必要があります

どういった目的で開催されている研修なのかを改めて整理し、そのために必要なスライドはどういうものか、あらかじめ考えておきましょう。

 

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研修資料をスライドで作成する際の手順

研修資料をスライドで作成する際の手順は、以下の4ステップです。

  • 目的やテーマを設定する
  • 情報を整理して中身を決める
  • テキストや画像を用いて下書きを行う
  • ブラッシュアップしていく

一つずつ解説します。

 

1.目的やテーマを設定する

研修資料をスライドで作成するにあたって、まずは目的やテーマを設定します。

目的やテーマはできるだけ具体的に設定し、研修資料の方向性がズレたり重要な情報の抜け漏れが生じたりするのを防ぎましょう。

 

2.情報を整理して中身を決める

目的やテーマを設定したら、情報を整理して研修資料の中身を決めていきます。

以下のように、構成に分けて情報を整理するのがおすすめです。

  • 導入
  • 本題
  • 結論・まとめ

情報が多すぎると、限られた時間内で十分な説明ができず、内容が浅くなってしまう恐れがあるので、情報の取捨選択をしっかり行いましょう。

 

3.テキストや画像を用いて下書きを行う

情報を整理して中身を決めたら、テキストや画像を用いて下書きを行います。

あくまでも下書きの段階ですので、最初から完璧な仕上がりを求めないようにしましょう。

7〜8割ほどの完成度で問題ありません。

 

4.ブラッシュアップしていく

下書きが終わったら、最後にブラッシュアップしていきます。

具体的には、以下の内容を確認しましょう。

  • 誤字脱字がないか
  • 情報の抜け漏れがないか
  • 画像やテキストのサイズは適切か
  • 誤った情報を記載していないか
  • 視覚的にわかりにくくないか

声に出して読んでみるだけでなく、ほかの担当者からもチェックしてもらいましょう。

 

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研修資料をスライドで作成する際のコツ

研修資料をスライドで作成する際には、以下6つのコツを意識しましょう。

  • 多くの色を使いすぎない
  • イラストやグラフを積極的に活用する
  • フォントを統一する
  • 余白を確保する
  • レイアウトを揃える
  • 不必要なイラストやアニメーションは利用しない

順番に解説します。

 

多くの色を使いすぎない

スライドをわかりやすく見せるために多くの色を使う方もいますが、逆効果となる恐れがあるため、注意が必要です。

3〜5色くらいに留めておくのがおすすめです。

 

イラストやグラフを積極的に活用する

わかりやすいスライドというのは、テキストの量が少なくイラストやグラフで視覚的に説明しています。

そのため、研修資料をスライドで作成する際には、イラストやグラフを積極的に活用してみましょう。

 

フォントを統一する

フォントが揃っていないと、受講者は読みにくい・見にくいと感じてしまいます。

そのため、特別な理由がないのであれば、フォントを統一するようにしましょう。

なお、スライドを作成するにあたって、明朝体よりもゴシック体のほうが読みやすく見やすいため、おすすめです。

 

余白を確保する

スライド一面に隙間なくテキストや画像を入れてしまうと、圧迫感のある研修資料となります。

その結果、受講者は読みにくい・見にくいと感じてしまうため、余白を確保するようにしましょう。

上下左右に1行ほどの余白を確保するだけでも十分に見やすくなります。

 

レイアウトを揃える

スライドごとに異なるレイアウトにしてしまうと、内容を理解するまでに時間がかかる要因にもなります。

そのため、レイアウトは揃えるようにしましょう。

また、テキストやイラスト・グラフの位置も揃えることで、さらに見やすくわかりやすい研修資料となるはずです。

 

不必要なイラストやアニメーションは利用しない

見やすくわかりやすいスライドにするために、イラストやアニメーションを多用しすぎてしまうと、「色」と同様に逆効果となる恐れがあります。

あくまでもイラストやアニメーションは、具体例として受講者に提示する場合や理解を深めてもらうために限定して利用するようにしましょう。

 

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研修資料の作成を外注化するのもおすすめ

研修資料を作成するにあたって、目的やテーマを設定したり情報を整理して画像やグラフを挿入したりするなど、やるべきことが豊富にあります。

意識すべきポイントも数多くあり、時間や手間もかかるため、リソース不足や経験不足から自社で研修資料をスライドで作成するのが難しいと感じる方もいるのではないでしょうか。

 

そのような場合には、外注化を検討してみましょう

外注化することで、研修資料の作成をトータルで依頼できるため、時間や手間がかかりません。

また、研修業務におけるプロが担当するため、これまで以上にクオリティの高い研修資料となるはずです。

 

「外注業者が数多くあるため、どこに依頼すればよいのかわからない」ということであれば、弊社株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、研修運営アウトソーシングを提供しており、研修資料の作成はもちろん、そのほかの研修に関するさまざまな業務のサポートを行っています。

豊富な支援実績もあるため、初めて依頼する場合でも安心です。

まずはお気軽にお問い合わせください。

 

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まとめ

本記事では、研修資料をスライドで作成する前に準備すべきことや手順・コツについて解説しました。

研修資料をスライドで作成する前には、必要な情報を集めたり全体像を考えたりする必要があります。

研修資料をスライドで作成するにあたって、多くの色を使いすぎないようにしたり、フォントを統一したりすることを意識しましょう。

自社で研修資料をスライドで作成するのが難しいということであれば、ぜひ弊社株式会社ニューズベースの依頼を検討してみてください。

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