ハイブリッド開催、海外への対応、はじめての一般来場
クオリティアップのためにもパートナーが必要と判断

－なぜ業務委託を活用しようと思ったのでしょうか？

今回初めて一般のお客さんを入れる、いわゆる「イベント」感のあるカンファレンスを行うにあたり、既存のチームにはノウハウや体制がなかったので外部パートナーを探していました。

私たちのイベントはハイブリッドカンファレンスなので、その分必要な対応範囲が広くなります。オンライン用のコンテンツとオフラインのイベント双方の要素があり、さらに海外への対応も入ることを考えると、内製だとキャパオーバーすると思いました。

より良いイベントにするためにも、適切なパートナーに協力いただこうという判断に至りました。

経験・実績もあり、信頼している方からも太鼓判があった

－ニューズベースに業務委託しようと思った理由は何でしょうか？

同じ会場（渋谷ヒカリエ）で近しい規模感、同じくスタートアップエコシステムを対象としていて海外対応もあるイベントの『Tech In Asia 』を過去に対応されていた実績があったことと、信頼している方から太鼓判付きで紹介いただいたことが大きいです。

今回、SPEED DATING*³などいくつか新たな企画に挑戦したのですが、ニューズベースさんはそうした企画の経験も持っていらしたので、当日に向けて安心してお任せできそうだなと感じました。

*³SPEED DATING・・・スタートアップの参加者が国内外数十社の投資家&事業会社を相手に5～10分の壁打ち議論をすることができるネットワーキングコンテンツ

「はじめまして」でも安心
これから先もより良いパートナーシップを築いていけそう

－導入時にネックになっていたことや心配していたことはありますか？

強いて言えばですが、今まで関係性のなかった「はじめまして」の企業様を相手にスムーズにいくかという懸念はあったかと思います。
私たちのイベントの企画や複雑さを理解していただく必要があるという点で、そこは考えていました。

－ニューズベースのサービスを活用してみての率直な感想をお聞かせください。

大変助かりました。企画説明・当日運営とも非常に良かったです。

私たち自身そんなに大きなチームではないこともあって、わからないことや気づかないこともあったのですが、そういう部分を適宜フォローしていただいたので、安心して進行できました。
一般受付や企画等お任せできることが多かったのも良かったです。

先ほど懸念にあげていたような、はじめましての状況ゆえのボタンの掛け違いが生じたときも、適切な対応をしてくださいました。
非常に頼りがいのある皆さんだったと思います。

このカンファレンスを続けていく中で、これから先もより良いパートナーシップを構築してもっといい関係になっていけそうだなと感じました。本当にありがたかったです。

総定数を上回る来場者でも混乱なくスムーズな運営

－ニューズベースの特に良かったポイントは何でしょうか？

「人」が特によかったです。
今回担当してくれたニューズベースの方々は、皆さん親身になって我々が忙しい時に一緒になって走ってくださいました。

私たちだけではなく、社内の別のチームのメンバーからも、ニューズベースの方はレスポンスが早く親身・親切でイベントが不慣れな人に対してもわかりやすいといった声が上がっていましたね。晴らしい従業員がいらっしゃる会社だなと思っています。

はじめての一般来場ありのオフライン開催で、来場者数が2,500名を超える状況でしたが、設営時から当日、開催終了まで混乱もなく大変スムーズに運営ができました。
これはニューズベースさんに依頼したからこそではないかと感じています。

プロに依頼することで自分たちのやるべきことに注力できる

－イベントを業務委託するメリットとはなんでしょうか？

はじめてやることでも安心して進められるというのがまず大きなポイントだと思います。
主催者としてもプロに任せた方が安心ですし、実際に事前準備から当日運営まで非常にスムーズでした。

もうひとつは、自分たちの目的に集中できるというところです。
イベントは開催することが目的ではなく、開催することによって得られる真の目的のためにやっています。ですので、イベントをイベントとして成立させるのと並行して、自分たちの目的を達成するための活動も行わなければなりません。

ただ、「イベントとして成立させる」というのは、イベント開催において一番難しいところだとも思います。
そういう際に「イベントとして成立させる」部分を適切に担ってくれるパートナーがいれば、自分たちはイベントを開催した真の目的を達することに集中でき、イベントをやっていく意義を最大化させることができるようになりますよね。

実際、私たちも今回のイベントで社内外から高い評価をいただけたのは、アウトソーシングを活用したことで、自分たちは目的達成に集中できたからだと思っています。

「目的を遂げるために、任せられることは任せる」それができるのがアウトソーシング活用のメリットだと感じています。

担当者の声

じっくりご検討いただいてもしっかり本番に間に合うよう調整、臨機応変な対応を心掛けた

ニューズベースは初期の段階のレイアウト設計から関わらせていただきました。

はじめての一般来場者ありでの開催になることもあり、お客様がこだわりたい部分をじっくり検討できるように、その間にこちらでできることは進められるよう、完全に決まっていない状態でも見えるものを拾って枠をつくることを意識していました。

ハイブリッドで規模のあるイベントでもありますので、関わる方も多い分変更も生じやすくなります。そういうときでも頼っていただけるようスケジュールの再調整など臨機応変な対応も心掛けました。
ご要望に応えるため、台本やマニュアル等も直前まで変更対応を反映させましたが、その結果、お客様にも参加者の皆様にもご好評頂けたようで、やり切れてよかったです。

本番当日も想定していたよりも多くの方に起こしいただいていましたが、大きなクレームが出なかったということで、ご期待に応えられたことを嬉しく感じています。