世界観をきっちりお見せするためにプロへの依頼を決意

－なぜイベントのアウトソーシングを活用しようと思ったのでしょうか？

今回、まず会場（フランス大使公邸）を最優先で選びました。新ブランドは9月ローンチなので、本来イベントを開催するのは8月がベストタイミングになります。ただ、8月はフランス大使館が夏休みで完全クローズとなってしまうため会場として借りられない状況で、商品の発売前にお披露目をしたいというのもあって、8月が難しいなら7月開催にしようということになりました。

これを決断した時点ですでに5月だったため、開催までもう2か月を切っていて、自分たちで完全な準備をするのは厳しい状況だったんです。

また、ブランド自体が初お披露目になりますので、施工やお客様をお招きするうえでのサーブ等きっちりした世界観を皆様にお見せするためには、自分たちで用意するよりもプロに入っていただいた方がいいだろうと判断しました。

－ニューズベースに業務委託しようと思った理由は何でしょうか？

選ばせていただいた理由としては、相談すればすぐに反応していただけたり、ご提案いただけたりするスピード感とスムーズさが一番大きなポイントでした。

パートナー企業を探すにあたっては、クオリティももちろん重要ですが、コミュニケーションのスムーズさも重要視しています。その点が準備を滞りなく進められるかに直結すると考えられるからです。ニューズベースさんは、今までのイベントでもその点で安心感がありました。

今回も、議事録を取ってすぐに送ってくださったり、DXを活用してクラウドでデータの保管をしたりと、お互いの状況が逐次見えるようになっていて非常に動きやすかったです。

実は今回のローンチイベントは、過去にニューズベースさんにご協力いただいたペリエのローンチイベントと建付けが同じになっておりましたので、「ニューズベースさんであればお互いやり方を熟知している」と思いお声がけさせていただいたという部分もあります。

また、時間的余裕がない状態でしたので、ここから新しいパートナー業者を探すとなると、探すだけでも時間がかかってしまうため、その時間短縮をしたかったというのもありました。

短い準備期間の中、
あり得ないスピード感で色々な準備をしてくれた

－導入にあたってネックになっていたことや心配していたことはありますか？

予算あってのことなので、その点は気にしていました。
弊社側ではなるべく限られた人数で準備をしておりましたので、ニューズベースさんに色々ご協力いただきたいという部分と予算のマッチングの部分がどうなるか気がかりなところはあったと思います。

実際始まってみると、ニューズベースさんが細かく見積を出してくれたので、どこまでをお願いしてどこから内製でやるのか、予算内に収まるように細かい調整がしやすかったですね。

－ニューズベースのサービスを活用してみての率直な感想をお聞かせください。

全体的なステージのディレクションだったりタイムマネジメントがプロだなと感じました。
司会や照明・音響といったところはやはりプロに勝るものはないと。
私たちは呼ばれたら出ればいいというくらいの状態にまでしていただけて、安心してお任せできました。

当日は社内からも50名近い運営人員が来ていましたが、普段は別の業務をしているメンバーであり、イベント運営経験もないため、自分たちで同じようにやるのは難しかっただろうなと思います。

準備の際も、期間が短い中でニューズベースさんはあり得ないスピード感で色々準備をしてくれました。
今回2名のアーティストの方に入っていただいたのですが、ニューズベースさんは色んな候補のご提案を出してくれて、アサインや金額交渉も対応してくれました。
内製でやっていたら非常に時間と労力がかかる部分でしたが、いただいた提案から選んであとは状況に合わせて細かい調整をするだけでよかったので、時間をセーブすることができてとてもありがたかったです。

ターゲット層にしっかりリーチし、想定以上の売上に

－ニューズベースの特に良かったポイントは何でしょうか？

このイベント自体は日仏貿易が取り仕切っていますが、ブランドオーナーは海外のネスレウォーターズですので、イベントに関してもネスレのチェックが入ります。
ネスレとしても今年初めてローンチするブランドのイベントだったこともあり、チェック体制も普段よりも厳しく、予定していたプレゼン内容が本番２～３日前に全く新しいものに変更になってしまいました。
そのとき、ニューズベースさんはそれにあわせて数時間ですぐに台本を変えてくれて、負担を強いてしまったと感じつつも、即座に対応してくれて大変助かりました。

ブランディングが厳しいブランドの場合は一部変更はよくあるんですが、一方向的に話す形式のプレゼンから、プレゼンテーターが前に出て色々見せながらプレゼンする劇場型の形式にガラッと手法がかわったので、ここまで大きく変化させることはあまりないかもしれないです。
いかにブランドの世界観を見せるかを意識して、参加者の皆さんを巻き込んで、映像に引き込ませたり画で見せたりといった体験をしてほしいという思いからの変更でした。
変更となった当初はかなり大きな衝撃がありましたが、結果的に変えてよかったと感じています。

－イベント来場者様の反応はいかがでしたか？

非常によかったです。
集客がうまくいったのもあり、私たちが思っていた以上のリーチがとれました。
TVクルーも入ったため、ニュース番組でパーティーの様子が流れたのもよかったです。
ご来場いただいた皆様によって、幅広い種類のSNSでの投稿があがったりしていて、ターゲット層にしっかりリーチできた感触がありました。

また、当日会場には色んな企業のバイヤーさんや購買担当の方がいらっしゃったのですが、そうしたパーティーの様子や来場者の方の反応を直接見ていただけたので、どれだけターゲット層の女性（20代～40代）に響く商品であるかがきちんとお伝えできたと感じています。
実際に、今年末から来春の商談も進んでいますが、想定以上の販売数を得ることができそうです。

時間とリソースのセーブができ、クオリティを高められる

－イベントをアウトソーシングするメリットとはなんでしょうか？

一番のメリットは時間とリソースをセーブできることだと思います。もう1点あげるなら、やはりイベントのクオリティを高められるという部分ですね。

ある程度手作り感あふれるものだったら自分たちでもできますが、今回のようにプロのカメラクルーやメディアが入る場合などは特に、きっちりとしたブランディングを見せる意味でも高クオリティにする必要があります。
装飾や施工はもちろん、タイムマネジメントなども含めて、イベントのクオリティをあげるならプロに頼るのが確実だと考えています。

たとえば、今回のイベントでは施工物を大きく3か所入れました。
入口のフォトシューティングのスペースと、会場内にも2か所、２つのカテゴリーの商品それぞれの世界観を見せる装飾物を１つずつ設置しました。プロに入ってもらい世界観を作り上げたのでクオリティが高く、Instagramなどでもその装飾を撮影して投稿されている方が非常に多かったです。

フォトシューティングでは華やかな女性たちが長蛇の列をつくってくれていて、ああいうスポットは実は仕掛けてもあまり興味を持ってもらえないことが多いので、今回の反応の良さにびっくりしました。
やはりこうしたクオリティに関する部分は、プロに依頼すると大きな効果が得られると感じます。

担当者の声

期間内に収めるためにも関わる人が多い部分は前倒しでの対応を意識

準備期間が短めだったこともあり、チーム内で提案担当と全体管理担当に役割を分け、協力しつつスピーディに進められるようプロジェクトを設計しました。
こうすることで、パフォーマンスアーティストや施工物などをはじめとする提案関係についてはそれに集中してもらい、早めに行動ができる体制を取っています。
こういった部分は特に関わる人や組織が多くなるため、どうしてもやり取りに時間もかかってしまいがちです。そのため、提案担当側はどのくらいの期間が必要になるのかを特に意識して前倒しで動くようにしていました。

結果、期間の調整がうまくいきお客様の時間をセーブすることができたこと、また、提案させていただいた内容も無事ブランドコンセプトにあっていたとのことで、お役に立てて何よりだと感じています。

装飾面や当日の進行、プレゼン内容の変更等で一部慌ただしくなってしまったこともありましたが、当日も含め臨機応変に対応でき、役割を果たすことができてよかったです。
臨機応変な対応はニューズベースの得意とするところでもあるので、遠慮なくご相談いただければと思っています。