セミナー代行業者、依頼する際知っておくべき重要なポイントとは

 

ビジネス、金融、生活、etc、セミナーには様々な種類があり、開催する目的も多岐にわたります。

企画から集客、運営まで 多くのステップが必要なセミナーには、準備から開催まで多くのマンパワーやノウハウが必要です。多くの企業では、担当者が本来の業務と平行してセミナー運営業務を兼任されています。

また担当者の異動や退職など、経験のあるスタッフがいなくなってしまうこともあり、ノウハウを引き継いでいくのにも時間と工数がかかります。効果的でクオリティの高いセミナーを安定して開催するためには、外部のプロフェッショナルに依頼するのも一つの方法です 。

しかし、実際依頼をしようとしてもセミナーのどのような業務を代行してもらえるのか不明な点も多くあります。 ネット上に溢れる多くの情報から優良な代行業者を探すのも困難でしょう。

今回は、セミナー運営業者がどのような業務を行っているのか、どの業務まで代行できるのか、代行業者はどのように選択していけばいいのか、その選定方法についてご紹介します。

 

1. セミナーを企画・運営するまで

弊社ブログ記事
「【セミナー運営初心者用】準備に必要な４つのステップ」でもご紹介していましたが、セミナー運営をする際に必要な重要なポイントは以下になります。

 

1-1.企画

セミナー開催にあたり、最初に行うのが企画作りです。企業がセミナーを開催する最終的な目標は「売り上げをあげ、利益に繋げる」ことです。企画とはそれを詳細に掘り下げる作業であり、何を目的として行うセミナーなのか、セミナーのターゲット、開催する時期から、セミナーに登場する登壇者からタイトルまで順を追って決めていきます。

ポイントは「求める成果から逆算して考えること」。ゴールを決めてからスタートへ道順を逆にたどっていくのです。全く未経験から始める場合も経験者が行う場合もこの手順を踏むことで、最も効果的なセミナー企画をすることができます。

 

1-2.集客

企画立案し、運営準備を行ったセミナーに参加者が集まらなければ意味がありません。

雑誌や新聞といった媒体やインターネット、SNSなどを利用し集客をしましょう。ここでは自社のサービスを必要としているだろうターゲットに絞るのがポイントです。

 

1-3.運営

セミナーの企画が決定したら、実務レベルに落とし込んでいきます。目標集客数から使用する会場の広さの決定と手配、使用する機材の手配、登壇者の決定や出演交渉、集客の方法、当日のスケジュール管理や突発的な事故が起こった場合の対応など必要なタスクを細分化してリストアップして、期日の設定や担当の振り分けを行います。

有料セミナーであれば、入金の確認や返金への対応など必要な作業が増えますし、トラブルへの対応もよりシビアになることが予想されます。関係者で共有しあいながら、進めていきましょう。

工程管理表を作成して、誰がいつ何を行うのかを事前に明確にしておくことがポイントです。セミナー運営は時間との戦いでもあります。会場を借りている場合には、スケジュールが押してしまうと余計なコストが発生するばかりでなく、物理的に時間が伸ばせない可能性もあります。

そうならないためにも事前に当日のタイムスケジュールを確認することはもちろん、運営に関しては事前の確認をすることがポイントになります。「会場は何時から使えるのか」「時間の延長は可能か」「自社のセミナーの前にほかのセミナーが入っていないか」など現場の情報を収集しておきます。

 

また、現地の設備に関しては会場を押さえる時点で詳細は確認しますが、きちんと動作するかどうか確認する事が必要です。場合によっては会場設営の作業が追加で発生する場合もあります。

セミナー当日は事前のタイムスケジュールに沿って進めますが、運営管理を担当するスタッフも用意しておきましょう。タイムスケジュールや参加者の出席率、講演状況を確認しながら登壇者、参加者双方が満足できるセミナーにしましょう。

進行状況に常に気を配り、スケジュールの遅れがあれば責任者など必要なメンバーに報告、相談の上、遅れを挽回して行きます。場合によってはレジュメのうちのいくつかの項目をカットする可能性もあります。

スケジュールの遅れを事前に回避するためにはセミナーのリハーサルが効果的です。可能であれば、登壇者にも早めに会場入りしてもらい、本番のタイムスケジュールに合わせてリハーサルを行いましょう。もちろん、会場決定の際にはリハーサルの時間も含め会場を抑えておきましょう。

 

2. セミナー代行業者の選び方

セミナー代行業者を選ぶポイントとして、

「経験・ノウハウ」「ヒアリングの有無」「効果測定」「コスト」

の4つを重要視しましょう。

 

2-1.経験・ノウハウ

代行業務を行うプロフェッショナルとして必須項目なのがセミナー運営の経験やノウハウです。これだけは時間や手間暇をかけなければ積み重ねることができません。また多くの経験を積んでいるだけではなく、複数の手段や成功事例を組み合わせて柔軟に展開できる業者であることも重要なポイントです。

 

2-2.ヒアリングの有無

セミナーをより良いものにするためにはニーズを把握し、セミナーに何を求めているのかをしっかり把握することが必要です。そのために必要不可欠なのが、一番最初に行うヒアリングです。

 

2-3.効果測定

セミナーという情報発信には効果測定のつきものです。 予算や時間などコストをかけて行うものですからどれだけの成果を出せた化を測定し、わかりやすく定量的に示すことが必要です。 質の高い効果測定は次回以降のセミナーを開催するための重要な指針になります。シビアに測定し、わかりやすく正確に報告してくれる業者を選ぶようにしましょう。

 

2-4.コスト

社内向けセミナーの場合には、予算にあったコストであること。外部に開かれたセミナーの場合、セミナーで利益を出すことも必要です。 参加者毎の想定単価や集客数をあらかじめ決めておき、それに見合った提案をしてくれる業者を選ぶようにしましょう。

 

3. まずはご相談ください

株式会社ニューズベースは業務用アウトソーシングのプロフェッショナル。豊富な実績と3つの特徴による細やかなセミナー開催対応が可能です。

1.大手から中小まで幅広い実務実績
大手から中小企業まで幅広い業務実績があり、年間300案件以上の様々な業務を行っているためノウハウが蓄積されています。

2.業務毎の個別オペレーション設計対応
パッケージ対応ではなく、業務内容毎に個別に業務設計を行っています。

3.当日運営業務まで一元対応
セミナー運営だけでなく、イベント運営設計も得意としており、事務局窓口業務から当日運営まで一元対応が可能です。

株式会社ニューズベースへのお問い合わせはこちらからどうぞ。

 

4. まとめ

企業の情報発信から啓蒙活動まで欠かせないのがセミナーの開催です。計画から集客、運営まで、マンパワーが要求されます。業務それぞれには独自のノウハウが必要な物も多く専任者が担当できない企業では本来行うべき実務へ影響する可能性もあります。

ここではその解決策の一つとして有効である代行業者へのアウトソーシングの詳細と、代行可能な業務や外部へ依頼するポイントをご紹介いたしました。

代行業者への依頼はセミナーの一元管理から、制作補助、といったピンポイントの依頼も可能です。御社のセミナー内容や、マンパワーバランス、ニーズ、コストなど状況に応じてプロへのアウトソーシングを活用してください。

 

参考

セミナー集客代行とは | 種類・業者を選ぶ際に注意すべきポイントを徹底解説
株式会社ビジネス・フォーラム事務局