初心者必見！イベントを成功させるなら”企画”が重要

周年イベントや展示会、カンファレンスなどのイベントを開催しても、「ターゲットに関心を持ってもらえなかった。」、「クライアントや招待客、参加者の満足度の結果を高く出せなかった」というご経験はありませんか？

また、例年開催している定例イベントを今回は趣向を変えて開催しなければならないという場合に、「イベントを企画する」ことの難しさを実感されている方も多いのではないでしょうか。

イベントの企画を任されると、自然とイベントの全体のディレクションにも携わることになり、イベント企画開催経験が少なければ不安や懸念事項が多いかと思います。

そんな担当者の方に、イベント企画のプロが”企画の重要性”と”押さえておくべきポイント”についてご紹介します。

新製品発表会、セミナー、周年イベント、キックオフイベント。様々な企業イベントが多くの企業・団体で日々開催されています。しかし、「ゲストの満足を得られているかわからない」「集客が難しい」などといった、イベント開催の悩みや不安を持つイベント運営担当者は多いのではないでしょうか。

また、毎年開催しているイベントのマンネリ化を払拭したい、自社の売り上げアップにつなげたい、という切実な願いや、そもそもイベント実施の人手が足りないといった悩みをお持ちかもしれません。このような運営者の悩みを解決するために最も大切なのが「企画」です。

イベントの内容やターゲット、ゲストの登壇者だけでなく司会進行役の決定やスタッフの人選から運営全てに影響してくるのが「企画」です。この部分を変えることによってイベントの全てを変えることも可能です。

逆に企画の切り口が乏しいと、望まない結果を招くこともあります。例えば定例イベントの場合、前年の企画を踏襲しただけだと、変化に乏しいセミナーや競合と差別化出来ない面白みのないイベント内容になることもあります。

また商品の販促が目的の場合、リピートされる以前に手にとってすらもらえない可能性もあります。

このような結果にならないためにもさまざまな企画案を検討し、お客様目線で「これは面白い」と思えるような魅力的なアイデアを考える必要があります。

イベントを企画するために明確にすべきことがあります。それは「イベントをなぜ行うのか」ということです。その際に重要なのが以下の２点です。

・イベントの最終目的は何か

・ターゲットは誰か

まずは、「何を目的として」「誰をターゲットにするのか」という2点を確にしなければなりせん。最終目標が「売り上げを◯％向上させる」という目標数値なのか、新商品をメディアに取り上げてもらうというパブリシティの獲得なのか、また社内セミナーの参加者満足度を高めるためなのかなど、イベントを行う目的をはっきりさせましょう。

その目的を始点にしてスタートにすることで、「何を」「どのように行う」といった具体的な道筋が見えてきます。目指すゴールから逆に考えていくことが良い企画を作り上げる近道です。

ゴールが明確になった後に、企画内容のブレインストーミングを行いイベントでやりたい事や出演者の人選、会場の決定など少しずつ形にしていきましょう。

しかし、目的とターゲットを決めたからといってイベントが成功するわけではありません。現実は担当者の経験不足や社内ナレッジの不足が原因でなかなか上手く進むことは稀です。「イベントスタッフとブレインストーミングを行い多くの意見を集めたけれども、そこからどのようにまとめていけばいいのか分からない」、「大まかな方向性はあるけれど、出演者や会場、器材の手配の方法など具体的なやり方で戸惑ってしまい先へ進まない」といった問題が発生することも少なくありません。

そんな問題や悩みを解決してくれるのがイベント業務の相談や委託ができる制作会社です。企画段階で出たアイデアややりたい事を実現化する際に大きな力になります。社内活性化イベント、周年イベント、商品発表会などさまざまなイベント運営経験を持つプロの力を借りることで時間やマンパワーの削減にも繋がります。

イベントは企画に始まり、開催までの準備やその進行管理、当日の運営やトラブルへの対応、そしてイベント終了後の効果測定や顧客へのアフターフォローというステップがあります。

制作から運営までの業務フローは次の６つにまとめられます。

1.過去の同様の事例を元に、イベントの目的やターゲットを確認してクライアントの希望や課題感をヒアリングする。

2.ヒアリングした内容を元に具体的なイベントテーマを作成し。独自色を持ったイベントプランを具体的なコンテンツ案に落とし込む。

3.イベント内容を決定後、専属チームを編成しミーティングを行う。またイベントの設計図でもある当日までのロードマップを作成する。

4.作成したロードマップを元に、会場の準備から出演者の交渉や機材の手配、映像や舞台の制作進行をする.

5.イベント当日は機材や手配物の搬入・設営から関係者へのレクチャーやリハーサル、本番の運営・管理からイベント終了後の撤去までをディレクションする。

6.イベント終了後は、関係者との振り返りや来場者へのアンケートの実施など、効果測定と検証を行い次回に対する施策の提案も行う。

委託先を判断するには次の５つのポイントを見ると良いでしょう。

① 実績
そのイベント会社が、どのような企業イベントの実績があるのか、事例を特に重要視すべきでしょう。新製品発表会やセミナー、カンファレンス、マッチングイベント、周年記念イベント、周年イベント、社員総会、キックオフイベントなど、開催したいイベント実績があるかどうかは必ずチェックしましょう。

② 対応力
あなたの希望や要望、会社としてやりたいコンテンツ案などに対するレスポンスをみます。あなたの目指すベクトルを読み取った上で付加価値のある提案をしてくれるか、希望する内容が出来なかったとしても、代替案を持って来てくれるかを見ると良いでしょう。

③ スケジューリング能力
納期管理を具体的に設計できるかを確認します。「同じような案件では、何人体制のスタッフで準備期間はどれくらいかかったか」を担当者に聞いてみましよう。工程管理がしっかりできている会社ならば納得のできるスケジュールを説明してくれるはずです。

④ コストパフォーマンス
費用対効果を意識した提案をしているかを確認します。見積もりを貰った際に、分からない点があれば質問してみましょう。イベントの目的を達成するための効果があるコンテンツなのかをきちんと見極めましょう。

⑤ 信頼性
イベントを共に作り上げるパートナーであるかどうか見定めましょう。適切なタイミングでコミュニケーションを取って貰えそうか、イベント開催までの日々変動する細かなタスクに臨機応変に対応できるパートナーであるか面談を通じて意識して見てみるようにしましょう。

参考までに、弊社ニューズベースのイベント成功の事例をいくつかご紹介します。

・全日本空輸株式会社様　入社式

＜イベントの概要＞
グループ参画企業37社、約2,800名の新入社員が参加したANAグループ2024年入社式。 式典は、羽田空港の旅客機格納庫で実施。

＜抱えている課題点＞

機材手配、外部業者への依頼、式典の進行等の調整や実務を、プロである専門会社に委託することで、自らがやるべき社内の調整に集中し、入社式全体のクオリティと満足度の向上につなげたい。 航空関連事業の中心となる格納庫で入社式を行い、ANAグループに入社したということを強く感じてもらいたい。

＜問題点解決のために行ったこと＞

コンテンツ作成に必要な素材や機材の手配はもちろん、環境の準備、現場との調整、シミュレーションを徹底しました。

また、全日本空輸株式会社様の入社式はメディア露出もあり注目されやすいため、演台をロゴ入りのものにする等の広報目線で引きがあるようなものもいくつか提案しました。

予算の上限に沿って、その範囲に納めるようにアップグレードできるものと削減したほうがいいものを考え、クオリティとコストのバランスをとった式典にできるよう意識しました。

格納庫開催ということで、業者の搬入出に伴う申請まわりの対応等、難しい側面もありましたが、全体として円滑な運営が叶い、意識していた細かい部分も含めて参加者の皆様にも喜んでいただける入社式となりました。

・株式会社セブン銀行様　ATM記者発表会

＜イベントの概要＞

株式会社セブン銀行株式会社様の第3世代ATM記者発表会。テレビ局、新聞社、専門誌など計46媒体のメディアの他、実務に関るパートナー企業様もご招待。

＜抱えている課題点＞

コンビニATMを使ったことがない人、存在自体をを知らない人にもATMの存在を知ってもらえることを目標とし、イベントを通じて各メディアや関係企業に効果的にアピールしたい。

＜問題点解決のために行ったこと＞

それまでの同様のイベントとは切り口を変え、広い会場で大きなスクリーンを使い、トップのメッセージや新ATMの紹介映像等を紹介しました。
同時にブロガーミーティングを開催し、利用者の声でも情報発信を行いました。今後の同種のイベントへの試金石となりました。

・株式会社ジェイアール東日本ビルディング様　ピンクリボンキャンペーン

＜イベントの概要＞

グラントウキョウサウスタワーにて、ビル側とテナント従業員とのコミュニケーションの場を設け、ビルとテナントの結びつきを強め、乳がんの知識拡大して乳がん検診の早期受診の推進する「ピンクリボンキャンペーン」をグラントウキョウサウスタワー全体で実施。従業員を中心とした来場者への啓蒙活動を行う。

＜抱えている課題点＞

ビルに対してテナント従業員、関係者が認知から一歩踏み込んでもらえるイベントにしたい。

＜問題点解決のために行ったこと＞

ビルで働く皆様に直接的に還元できるものは何かと考え、光壁の装飾、挨拶文の他に各テナント企業様にパンフレットを配布しました。また読むだけではなく「試してみようかな。」と思っていただけるようにボディジェルを配布しました。結果、クライアント様、参加者共に満足度が高いイベントとなりました。

どんな素晴らしい企画を立案しても、実現出来なければ「絵に描いた餅」です。効果的なイベントを実現する為には専門的な知識や経験が不可欠になってきます。社内での経験やナレッジが不足している場合は専門業者への依頼も視野に入れてみましょう。

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