施設管理会社を決める際に不可欠なチェックポイントとは

貸し会議室やコワーキングスペースが増え続ける昨今、施設を保有する企業では、他社との差別化や競争力向上を図った管理マネジメントが求められています。その一つとして有効なツールが施設管理会社の導入です。

今回の記事では、施設管理会社を決める上で押さえておきたいポイントを強みや業務領域の観点から紹介します。

なぜ施設管理会社を導入することが、施設管理の差別化や競争力向上に寄与するのか、自社に導入する余地があるかどうかを考慮しながら読み進めてみてください。

1.施設管理会社の強みを知る

施設管理会社を選ぶ上で重要なのは以下の2点に集約されます。

・施設管理において自社内で不足しているリソースが何なのかを明確にする

・施設管理会社の強みを理解する

施設管理会社と言っても、施設の対象が多岐にわたるため、現在では不動産会社や設計事務所、ビルメンテナンス企業など、あらゆる企業が施設管理業務に参入しています。

各社が得意とする業務領域や分野が異なる中でサービスの提供を行うため、導入を検討する上で、自社が抱える課題や悩み、求める成果が可視化されていないと、どの業務をアウトソーシングするのかを決めることは難しいでしょう。

そのため、まずは自社抱える経営課題にフォーカスすることをおすすめします。その上で、施設管理会社の強みを把握し、相乗効果が図れる企業に選定するといった手順が最適な工程になります。

2.施設管理会社の業務一覧

施設管理会社に業務委託できる領域は以下の2点に分類することができます。

○コンサルティング業務

施設管理会社のコンサルティング業務は、施設管理を経営という観点から、資産管理や財務評価、施設自体の企画立案など、施設管理の計画・設計を・運営を担う業務を指します。

従来の施設管理は、施設の保全・維持が目的だったのに対し、施設管理会社が提供するサービスは、蓄積した運用実績を基盤に、高稼働率やコストパフォーマンスに長けた運用を目的としています。そのため、会場企画から開業の運営までを一括管理することが可能なため、フレキシブルな経営を行うことができます。

○マネジメント業務

施設管理会社のマネジメント業務は、お客様にかわって施設の運営業務を委託して頂き、施設の特性やポテンシャルを考慮した上で、施設・資産の最適化を図る業務を指します。

単に施設管理を行うだけではなく、施設管理を専門に扱う企業が有するノウハウや運用リソースを活用し、プロの視点からサービスやプロモーション、サポートを提供し、施設自体の生産性や付加価値を向上させるだけでなく、多くの利用者にとって魅力的な環境整備を行うことを目的とした業務が、施設管理会社が担う業務の領域と言えます。

3.業務実績

これまでどのような企業での業務実績を誇るか、施設管理におけるどの領域や工程を得意としているのかといった点もあらかじめ知っておく必要があります。

施設管理は単に建物を維持・保全することが目的ではなく、経営資源の一要素として、付加価値や競争力を高め、総合的かつ戦略的に運用していくことが求められています。そのため単に各種事例や業務実績を羅列するのではなく、どの程度の成果が得られたかといった点に着目することもおすすめです。

業務実績については、各社ホームページに記載のある事例を参考に、自社と類似したケースがあれば、専門的なノウハウや運用方法を有している可能性も高いため、導入を検討する際のモデルケースとして見ておきましょう。

4.提案力・企画力

定型に沿った提案や企画(パッケージ対応)ではなく、業務内容や事例ごとに個別のオペレーションを設計・提案できるかどうかといったコーディネート力もチェックする項目の一つに挙げられます。

施設管理業務を委託する場合、情報管理の一元化や共有が可能になったり、事務効率が改善されたりと、業務が円滑に行われなければ施設管理会社を導入する余地が限られてしまいがちです。

そのため、パッケージ対応のような均一化を図ることができるような提案力より、企業規模や業種を問わず、様々なクライアントから評価される提案力や企画力を有する施設管理会社を選ぶことをおすすめします。

5.費用

施設管理は外部へ業務委託(アウトソーシング)することなので、費用面についてもしっかりチェックしておく必要があります。

施設管理の目的は、業務負荷の軽減、人的リソースの確保、収益性の向上など、依頼する企業によってさまざまですが、それに見合う費用や運用コストの削減ができていなければ、外部に委託するメリットが薄れてしまいます。

そのため、単に施設管理の業務効率が改善することや、建物自体の付加価値が高まることだけにフォーカスするのではなく、経営戦略に照らし合わせ委託する整合性が取れているか、発注する費用及びコストが最適であるかどうかも施設管理会社を決める際はチェックしておきましょう。

6.まとめ

施設管理会社のアウトソーシングを検討する際は、施設管理会社の強みを理解した上で、業務実績や提案力・費用面を考慮し、自社運用にマッチした企業を選ぶようにしましょう。

施設管理の運用は、今後ますます最適化や経営効率が求められる時代に突入します。

後手を踏むのではなく、いち早く時代のニーズや流れを察知し、自社が抱える課題を施設管理会社に委託してみてはいかがでしょうか。