会社説明会は代行できる！そのサービス内容と費用とは？

新卒者に企業を認知させ、面接までつなげるために重要な役割を果たす「会社説明会」。

人材不足、働き方改革等、世の中の経営戦略が大きく変化している昨今、企業が優秀な人材と出会うためには、これまで以上に質の高い採用活動が必須となっています。

会社説明会もそのような採用活動の１つですが、企業が求める人材と出会うための戦略立案に始まり、実務レベルでの準備・運営など、説明会の企画には多くの業務がつきまといます。

そのため、優れた成果を望むのであれば、企業は相応の人的・時間的コストをかける覚悟を決めなければいけません。

これらのコスト不足を解消しつつ、なおかつ新卒採用において成果を挙げる手段として、「会社説明会の代行」が挙げられます。

会社説明会の代行業者は、企業に足りない人的・時間的リソースを提供するだけでなく、委託範囲によっては企画段階から企業をサポートしてくれます。

この記事では、会社説明会のサービス内容や代行してくれる業務の範囲、また目安となる費用などを解説します。

 

採用競争が激化している現状

昨今、中小企業における採用競争は激化しています。

2024年3月の大卒求人倍率のデータを見ると、従業員規模300人未満の中小企業においては、求人倍率は6.19倍と非常に高くなっています。

2011年度から2017年度までの倍率は4倍前後でしたが、そこから上昇傾向が続いており、2019年度には9.91倍となりました。2024年度はやや下がったものの高い倍率であることに変わりはありません。

中小企業の新卒採用における採用競争は明らかに激化しており、質の良い人材を確保するためには、ますます採用活動に力を入れていく必要があることがわかります。

 

参考資料：第40回 ワークス大卒求人倍率調査（2024年卒）

 

会社説明会にはコストがかかる

企業が就活生にアプローチする採用活動の１つとして、会社説明会が挙げられます。

会社説明会は企業の概要や業務内容、また社風や会社の雰囲気といった職場環境も含めて、学生が企業のことをより深く知り、興味を持つ場として、新卒採用に大きな役割を果たします。

しかしながら、会社説明会を開催するためには企画、告知、運営などのプロセスが必要となります。

細かい業務としては、下記のようなものが挙げられます。

これらの準備を入念に行い、会社説明会をすべて自社で企画・実施するとなると、各工程にそれぞれ人的・時間的コストがかかり、会社にとって大きな負担となります。

 

会社説明会を代行してくれる業者がいる

上記のような理由から、会社説明会の企画や運営を代行するサービスが急増しています。

これらは一般的に「採用代行」と呼ばれるサービスの一環として提供されています。

 

代行してくれる内容

会社説明会の代行サービスの対象業務は、母集団形成から集客、さらには当日の設営・運営・撤収まで様々です。

コンテンツの企画や広告掲載、説明会当日のスタッフ派遣など、スポット業務や一部の業務フローのみ代行してもらうことも可能です。

代行業者は独自の人材プールからスタッフをアサインしてくれるため、企業を人的リソースの圧迫から解放してくれます。

しかも、配置されるスタッフは事前にしっかりと訓練されており、会場の設営からプレゼンターまで、高いパフォーマンスでこなしてくれます。

企業は会社説明会の開催に伴う煩雑な業務から解放され、質の良い母集団形成や、ターゲットに合わせた戦略立案などのコア業務に専念できます。

 

代行にかかる費用

会社説明会代行にはどれくらいの費用がかかるのでしょうか？

現実的には、委託する業務範囲や規模に応じて変動するケースが多くなっています。

主な費用の算出方法としては、パック料金やオプション料金を積み上げて算出する方法や、派遣するスタッフの人工で算出する方法が挙げられます。

パック料金だと、10万円～とさまざま。
当日の運営スタッフに限っていえば、1人あたり2万円前後から、プレゼンターとなる説明員であれば5万円ほどまで、費用には幅があります。

 

会社説明会の代行を利用するメリット

会社説明会を業者に依頼して代行する場合、主に以下のようなメリットがあります。

それぞれ解説していきます。

 

人手不足でも会社説明会を開ける

人的リソースが足りなくても、問題なく会社説明会を開けるのが代行を利用するメリットです。

会社説明会は優秀な人材を集める、採用後のミスマッチを防ぐなどの目的があります。採用競争が激化している昨今、自社に合ったより良い人材を獲得するためにも、会社説明会は開催すべきです。

しかし、企業によっては、ノウハウを持つ人材がいない、コア業務が忙しくて会社説明会を開く人手が足りないといった課題を持つところが少なくありません。

代行業者の利用は、このようなケースでとても有効です。採用業務に関してノウハウを持つプロに運営を任せれば、人的リソースの課題はすぐに解決できることでしょう。

 

現場の負担が軽減される

会社説明会の代行を利用することは、採用担当者をはじめとした現場の負担軽減にもつながります。

近年採用は競争が激化し、採用手法も多様化しています。そのため、採用業務としてやるべきことが数多くあり、担当者にとって大きな負担がかかっています。また、会社説明会も戦略の立案、事前準備や当日の運営などさまざまな業務が発生するものです。そのため、担当者の負担は想像以上に重いものとなっています。

代行業者を利用すれば、こうした採用担当者の負担を大きく軽減できます。会場設営や運営、スタッフ派遣などリソースが足りてない部分をプロに補ってもらうことが可能です。

 

高いパフォーマンスが期待できる

代行業者を利用することで、より質の高い採用業務を行えるようになります。

前述の通り、採用業務は会社説明会だけでなくさまざまな業務があります。自社の人材だけで賄おうとすれば、担当者に負担がかかってしまってパフォーマンスが低下する可能性が高まります。また、自社でノウハウが蓄積されていない場合、会社説明会の質は満足いくものにはなりにくいでしょう。

代行業者は、数多くの経験により豊富なノウハウを持っていて、派遣されるスタッフも訓練された人材ばかりです。そのため、会社説明会のクオリティを高めることができます。また、現場の負担が減ることで、担当者は面接などより重要な業務に時間を取りやすくなるでしょう。これにより、採用業務全体のパフォーマンスを高めやすくなり、より良い人材を獲得できる可能性が高まります。

 

会社説明会の代行を利用する際の注意点

会社説明会の代行を利用する場合、以下のような点に注意して依頼しましょう。

それぞれ解説していきます。

 

自社イメージや方針の一致

会社説明会の代行を利用する場合は、自社イメージや方針を業者と一致させましょう。イメージや方針が自社と業者で異なってしまうと、採用のミスマッチや企業イメージの低下などが起きるリスクがあるためです。

企業ごとに求めている人材はさまざまです。まずは、どのような人材を求めているのか、今回の採用にはどのような目的があるのか、などについて、イメージや方針を事前に伝えて確実に共有しましょう。

 

進捗や情報の共有

会社説明会を代行するならば、進捗や情報共有の方法について必ず確認しましょう。代行した後は放っておく、そのような方針では後から思わぬトラブルが発生する恐れがあるためです。

進捗や情報の共有方法は電話やメール、チャットツールなどさまざまあります。近年はクラウドサービスによって、より詳細かつリアルタイムに進捗報告・情報共有をするケースもあります。

具体的にどのような方法でどのくらいの頻度で行うのかを打ち合わせておきましょう。

 

会社説明会の代行ならニューズベースがおすすめ！

アウトソーシング業者であるニューズベースは、会社説明会や研修会、社内外イベントにおける運営スタッフ、説明員を派遣・管理する代行業者として、全国規模で多くの活動実績を挙げています。

社員レベルのスピーチができるプレゼンターを派遣するほか、会場準備、資料手配など煩雑な業務を代行します。

ある大手建設会社においては、全国対応が求められる中で、新卒採用会社説明会を担当する社員4名の負担が増大。

ニューズベースの会社説明会代行サービスを導入したところ、担当者を1人に減らすことに成功し、新たなインターンシップや会社説明会を開催する時間も算出することができた、という実例が報告されています。

 

まとめ

人材確保の競争が激しくなる中、企業は限られた人的リソースを活用して、新卒採用活動を行わなければなりません。

採用代行業者は企業を人的リソース不足から解放し、なおかつ高い成果を望むことができる選択肢の1つです。

会社説明会の開催にかかるコストで悩んでいるのであれば、代行業者の活用を検討してみてはいかがでしょうか。