【展示会担当者必見】出展準備のスケジュールを詳細に解説！効率的に進める方法も

展示会を成功させるためには、何よりも準備が重要です。

しかし、経験が少ない方の中には、これから展示会に出展するにあたって、どのようなスケジュールで準備していけばいいのか把握しきれていないという担当者も多いはずです。

そこで本記事では、展示会準備のスケジュールを期間別に徹底解説します。

展示会への出展を控えている担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

 

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【展示会準備のスケジュール】６ヵ月前

展示会準備の６ヵ月前に行うべきことは、以下の2つです。

 

出展する目的を決める

まずは「なぜ自分たちが展示会に出展する必要があるのか」目的を決めましょう。

「自社の商品やサービスの認知度を向上させたい」「1人でも多くの見込み客を獲得したい」など、企業によって展示会に出展する目的は異なるはずです。

社内で共通認識を持つためにも、なるべく数値を用いて具体的な目的を設定することが重要です。

 

展示会に申し込む

目的を決めたら、出展する展示会を探します。

展示会によって、会場の規模や場所・出展条件などが異なるため、一つひとつの内容をしっかりと確認する必要があります。

自社に適した展示会を見つけたら、申し込みを進めていきましょう。

 

【展示会準備のスケジュール】5ヵ月前

展示会準備の5ヵ月前に行うべきことは、以下の3つです。

 

スタッフを選定する

展示会に関わるスタッフの選定を進めましょう。

選定するスタッフの人数は、出展する展示会の規模によっても大きく変わるので、事前に確認しておきましょう。

スタッフを選定したら、それぞれの役割についても決めておきます。

 

具体的なスケジュールを設定する

展示会の準備〜当日の運営におけるまでの具体的なスケジュールを設定します。

準備期間中はトラブルやイレギュラーな事態が発生する可能性もあるので、余裕を持ったスケジュールにしましょう。

 

移動手段や宿泊場所を決める

展示会の会場に向かうまでの移動手段を決めておく必要があります。

車を使って移動する場合には、会場の駐車場を利用するため、申し込み書類を提出しなければいけません。

また、会場が遠い場合には、宿泊場所の確保も忘れずに行います。

開催日が近づくにつれて宿泊できる場所が限られてくるので、なるべく早めに予約しておきましょう。

 

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【展示会準備のスケジュール】3〜4ヵ月前

展示会準備の3〜4ヵ月前に行うべきことは、以下の2つです。

 

必要書類を提出する

展示会の出展に伴い、必要書類を提出します。

必要書類には提出期限が設けられており、不備があった場合には再度提出しなければいけませんので、注意しましょう。

 

ブースやパネル・ポスターなどのデザインを決める

ブースやパネル・ポスターなどのデザインを決めていきます。

これらは1人でも多くの来場者を自社のブースに集客する重要な役割を担っています。

そのため、これまでの展示会報告書を参考にしながらインパクトのあるデザインを考えましょう。

 

ブースやパネル・ポスターなどのデザインや作り方について詳しく知りたいのであれば、以下の記事をご覧ください。

展示会におけるブースデザインの主な役割とは？成功させる上で意識すべきポイント5選！

効果的な展示会パネルを作成するための6つのポイントとは？失敗パターンについても解説

【展示会ポスター】作り方や効果的にするためのコツ・注意点などを紹介！

展示会チラシ作成のポイントは？読み手の心を惹くチラシ作成のコツを紹介

 

【展示会準備のスケジュール】2ヵ月前

展示会で使用するチラシやポスター・パネルなどの制作物を外注する場合、2ヵ月前には依頼しておきましょう。

納品された制作物に修正が生じることもあるため、スケジュールに余裕がある場合には、前倒しして依頼することも検討してみましょう。

 

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【展示会準備のスケジュール】1ヵ月前

展示会準備の1ヵ月前に行うべきことは、以下の3つです。

 

制作物を会場に搬入する

制作物を業者に依頼していても、搬入作業は自分たちで行うケースがほとんどです。

制作物を会場に搬入するにあたって、車や人員の確保は忘れずに行いましょう。

ただし、会場が遠い場合には、搬入作業を業者に依頼するのもおすすめです。

 

メールや案内状を送る

展示会当日は多くの来場者が訪れるため、その場で見込み客を獲得しようと考える企業も少なくありません。

しかし、来場者の多くは事前に訪れるブースを決めている事も多く、当日の声掛けだけでは十分に集客できない可能性があります。

事前に自社の見込み客に対してメールや案内状を送り、当日訪問してもらえる可能性を高めておきましょう。

 

ノベルティやアンケートなどを用意する

ノベルティやアンケートなどを来場者に渡す場合には、1ヵ月前には用意しておきましょう。

展示会の途中でなくなってしまうと、機会損失につながる恐れがあるため、数は多めに準備しておくのがおすすめです。

 

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【展示会準備のスケジュール】前日

展示会準備の前日に行うべきことは、以下の2つです。

 

ブースを設営する

仕切りを設置したり装飾を施したりするなど、自分たちのブースを設営します。

ブースのクオリティによって、集客率にも大きく影響する可能性があるため、完成したら問題がないか入念にチェックしましょう。

 

当日の声掛けやトークスクリプトについて決める

展示会当日は1人でも多くの来場者を集客するために、多くの企業はブースの前で声掛けをします。

スタッフによって声掛けのクオリティに差が出ないよう、トークスクリプトについても事前に決めておきましょう。

 

自分たちで展示会の出展準備を進められるか不安ならアウトソーシングがおすすめ

今回紹介した展示会の出展準備におけるスケジュールはあくまでも一例です。展示会の規模や企業のリソースによっては、6ヵ月以上前から準備しなければいけないこともあります。

展示会の出展準備は時間だけでなく人的コストもかかります。そのため、自分たちだけで展示会の出展準備ができるか不安に感じる担当者も多いはずです。

 

そんなときには、アウトソーシングの活用を検討してみましょう。

アウトソーシングを活用することで、出展準備にかかるコストを大幅に削減できます。

また、展示会の出展におけるプロが担当してくれるので、短期間で準備を終わらせることが可能です。

 

どのアウトソーシング会社に依頼すればいいのかわからないということであれば、弊社株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、展示会主催者・出展者サポートを提供しており、出展準備をトータルで委託できます。展示会当日のスポンサー対応や当日運営の進行管理・来場者の受付などの業務にも対応しています。

これまで数多くの実績があり、展示会に精通したプロが担当しますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

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まとめ

本記事では、出展準備のスケジュールについて詳しく解説しました。記事の内容を参考に、事前に入念な準備を進めておきましょう。

自分たちだけで出展準備を進めるのが難しいのであれば、アウトソーシングの活用も検討してみてください。