展示会で案内状を作成する目的とは？ポイントや注意点・例文も紹介！

展示会に出展する際には、来てもらいたい人に対して手紙やメールなどで案内状を送るのが一般的ですが、具体的にどのような内容を書けばいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、案内状を作成する際に意識すべきポイントや注意点・実際に使える例文などを紹介します。

展示会を成功させたい担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

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展示会の案内状で記載すべき項目

展示会の案内状で記載すべき項目は以下の通りです。

一つでも項目が抜けてしまうと、相手に不便な思いをさせてしまう恐れがあるので、注意しましょう。

 

展示会の案内状で実際に使える例文

展示会の案内状で実際に使える例文を、手紙とメールのパターンに分けてそれぞれ紹介します。

 

【例文】手紙の場合

 

【例文】メールの場合

 

展示会の案内状で伝える内容別の例文

案内状で伝える内容は、展示会での実施内容によって変更を加えると効果的です。

単に展示会へ出展することを伝えるだけでなく、当日ブース内でどういったことが行われ、来場することでどんなメリットがあるか細かく伝えることで、案内状を受け取った顧客の来場意欲を高めることができるためです。

ここでは、展示会での実施内容別に、案内状を送る際の例文を以下の2パターン紹介します。

 

【例文】展示会でデモンストレーションを行う場合

展示会にて新商品・新サービスのデモンストレーションを行う場合の案内状の例文です。

このケースでは、新商品・新サービスの特徴や魅力だけでなく、デモンストレーション体験ができることを伝えます。

 

【例文】展示会で相談会を行う場合

展示会で相談会を行う際の例文は以下の通りです。相談会を行うことはもちろん、何に関する相談会なのか、そして無料であるならばそれも明記します。

 

展示会の案内状を送るタイミングは「2〜3週間前」

展示会の案内状を送付するタイミングは、開催の2～3週間前が目安です。

これよりも早いと顧客は案内状が送られてきたことを忘れてしまいます。反対に遅いと、スケジュール調整が難しくなり展示会に参加してもらえません。

 

ただし、企業の代表や役員など予定が埋まりやすい方の場合は事情が異なります。経営陣は業務が忙しく、2週間後のスケジュールが埋まってしまう可能性があります。

そのため、スケジュールが埋まりきらない1ヶ月ほど前に案内状が届くようにするのがおすすめです。

SNSや自社サイトで展示会の告知する場合は、案内状の送付よりも前のタイミングで行いましょう。目安としては1ヶ月前くらいから始めて、新規顧客の獲得につなげていきます。

 

送付後に電話でもフォローを入れよう

何度かやり取りをしている、すでに取引を行っている顧客に対して案内状を送るのであれば、送付後に電話でフォローを入れましょう。

展示会の案内状は手紙またはメールにて送付します。手紙の場合、書類などに埋もれてしまったり、間違えて捨てられてしまったりすることがあります。メールの場合は記録に残るものの、見落としてしまうことがあります。

このようなこともあり得るため、案内状を送付後は「展示会の案内についてメール（または手紙）を送らせていただきました」と電話でフォローしておくのがおすすめです。

直接電話でやり取りすることで、案内状への意識づけがされ、展示会の参加率が高まります。

 

展示会で案内状を作成する際に意識すべきポイント

展示会で案内状を作成する際に意識すべきポイントは、以下の3つです。

順番に解説します。

 

展示会に来場するメリットを提示する

ほとんどの人は、何かきっかけがないと展示会に参加しません。

展示会に参加してもらう一つのきっかけとして、メリットをしっかり提示しましょう。

メリットの具体例は以下の通りです。

シンプルでわかりやすい件名にする

案内状をメールで送る際には、シンプルでわかりやすいような件名にすることが重要です。

なぜなら、件名でどのような内容のメールかがわからないと、開封されないまま削除されてしまう恐れがあるからです。

展示会名と自社の名前は件名に盛り込むようにしましょう。

 

自社サイトやLPのURLを添付する

案内状を作成する際に自社サイトやLPのURLも一緒に添付することで、自社の出展内容について詳しい情報を伝えることができます。

相手の理解を深めることで、展示会への参加の可能性を高めることができるでしょう。

 

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展示会に出展する際に案内状を送る目的

展示会に出展する際に案内状を送る目的は、1人でも多くの来場者をブースに呼び込むことです。

展示会当日は多くの来場者が訪れるため、その場で声掛けをしてブースに集客しようと考える企業も少なくありません。

しかし、来場者のほとんどは何かしらの目的があって参加しているケースが多く、展示会当日に会場で積極的に声を掛けても集客できない可能性があります。

そのため、事前に集客することが重要となるので、多くの企業では展示会に出展する前に見込み客に対して案内状を送っているのです。

 

ちなみに案内状と似ている言葉として「招待状」がありますが、それぞれの意味は以下の通りです。

それぞれ言葉の意味を間違えないように注意しましょう。

 

案内状を送る際の注意点

案内状を送る際には、以下の2点に注意しましょう。

順番に解説します。

 

展示会が有料の場合にはチケットも送付する

展示会への参加が有料なケースもあります。

来場者の自己負担にしてしまうと参加率が大幅に低下する恐れがあるので注意が必要です。

この場合は、特に来てほしい方に対してチケットも一緒に渡すとよいでしょう。

 

確度の高い人に限定する

案内状は誰にでも送っていいというわけではありません。

なぜなら、自社の商品やサービスに対してあまり興味がない人に送っても参加してもらえる確率は限りなく低いからです。

案内状の作成と送付には少なからず人手がかかります。確度の高い人に限定して送るようにしましょう。

 

まとめ

本記事では、案内状を作成する際に意識すべきポイントや注意点・実際に使える例文などを紹介しました。

案内状は、1人でも多くの来場者を自社のブースに集客するために欠かせません。

案内状を作成する際には、展示会に来場するメリットを提示したり、シンプルでわかりやすいような件名にしたりすることを心がけましょう。

 

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