コンベンションとはどういう意味？開催するメリットや成功させるためのポイントを紹介

カンファレンスやミーティングと似ている言葉として、「コンベンション」があります。

言葉は聞いたことがあっても、具体的にどのような意味なのか、あまり理解していないという人もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、コンベンションの意味や開催するメリット・開催手順・成功させるためのポイントについて解説します。

 

 

コンベンションとはどういう意味？

コンベンションとは、英語の「convention」をカナ表記した言葉であり、本来は「慣習」「しきたり」「出席者」「会議」「集会」といった意味となります。

一方、日本では2ヵ国以上の人が集まる「国際会議」という意味で使用されることが多い傾向にあります。

 

コンベンションと似ている言葉

コンベンションと似ている言葉として、ミーティングやカンファレンス・サミットが挙げられます。

それぞれの意味は以下の通りです。

どの言葉も意味は非常に似ていますが、正確には異なるので、間違えないようにしましょう。

 

コンベンションを開催するメリット

コンベンションを開催することで、以下のようなメリットに期待ができます。

一つずつ解説します。

 

有識者が集まることで高い集客効果を生む

コンベンションは大規模な国際会議であり、特定の分野やテーマに詳しい有識者が集まる機会となります。

そのため、この分野やテーマに興味を持つ多くの人の関心を得ることができ、高い集客効果を発揮します。

来場者は有識者たちの議論を目の当たりにすることで、これまで以上に専門知識が深められるはずです。

 

新たなビジネスチャンスが生まれる可能性がある

前述のとおり、コンベンションには特定の分野やテーマに詳しい有識者が世界中から集まります。

日常ではなかなか出会えない人とも会えるため、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性も十分にあるはずです。

たとえ新たなビジネスチャンスが生まれなかったとしても、参加者たちと交流することで人脈形成に期待ができます。

 

コンベンションの開催手順

コンベンションは、以下の7ステップで開催されます。

順番に解説します。

 

1.開催目的を設定する

コンベンションを開催することで、さまざまなメリットが期待できます。

しかし、開催目的が決まっていなければ思うような効果を得られない可能性があるため、まずは「なぜコンベンションを開催するのか」明確な開催目的を設定することから始めましょう。

 

2.企画を立案する

開催目的を設定したら、「どのようなコンベンションを開催していくのか」企画を立案します。

コンベンションに参加するメンバーの特徴を加味した上で、慎重に決めることが大切です。

 

3.事前告知を行う

企画を立案したら、参加してほしい人に向けてコンベンションの事前告知を行いましょう。

事前告知は一度だけではなく定期的に何回も行うことで、一人でも多くの参加者を集客できます。

 

4.資料を制作する

事前告知が完了したら、コンベンションで配布する資料を制作します。

開催の目的や内容などを見やすくわかりやすいようにまとめるのがポイントです。

なお、コンベンションは海外の人たちが集まる国際会議ですので、テキストで使用する言語には十分に気をつけましょう。

 

5.人員を確保する

資料を制作したら、コンベンションを運営するための人員を確保します。

コンベンション当日は不測の事態が発生することも十分にありますので、その際にも迅速に対応できるよう、なるべく余裕を持った人員を確保しておくことをおすすめします。

人員の確保に伴い、それぞれの役割分担も忘れずに指示しましょう。

 

6.リハーサルを行う

人員の確保が完了したら、リハーサルを行いましょう。

リハーサルは、本番さながらの緊張感を持って行うことが何よりも重要です。

リハーサルで課題が見つかったら、すぐに対処法を考えて修正しましょう。

可能であれば、リハーサルは一度だけでなく何回も行うのがおすすめです。

 

7.コンベンションを開催する

リハーサルが終了したら、いよいよコンベンションの開催です。

コンベンション中は、スタッフ同士で密にコミュニケーションを図ることを心がけ、不測な事態が発生しても迅速に対応できるような体制を整えておくことが大切です。

コンベンション終了後には、必ず振り返りを行いましょう。

 

コンベンションを成功させるためのポイント

コンベンションを成功させたいのであれば、以下2つのポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

事前準備を念入りに行う

コンベンションを成功させるためには、事前準備を念入りに行うことが何よりも重要になります。

そのためにも、十分な準備期間を設けることが大切です。

コンベンションは大規模な国際会議ですので、最低でも1年以上の準備期間を設けて万全の体制で臨みましょう。

 

懇親会を開催する

コンベンションでは、参加者同士における交流の場を設けることも非常に重要であると言われています。

そのため、コンベンション終了後には懇親会を開催しましょう。

懇親会を開催することで、新たなビジネスチャンスの創出や人脈形成に期待ができるはずです。

 

コンベンションの開催に伴いアウトソーシングも検討してみませんか？

コンベンションを開催するにあたって、膨大な費用はもちろん、十分なリソースが必要となります。

また、コンベンションにおける知識や経験もある程度は必要となるため、初めて開催する場合には「自分たちでコンベンションを開催できるのだろうか」と不安に感じる担当者も多いのではないでしょうか。

そのような場合におすすめなのが、「アウトソーシング」です。

アウトソーシングとは、業務の一部を外部の企業に委託することです。

アウトソーシングを活用することで、人手が不足していても十分なリソースを確保することが可能となります。

 

また、委託先の企業は専門的な知識やノウハウを有しているので、スムーズなコンベンションの開催につながります。

トータルで考えればコストの削減にも期待ができますので、ぜひ一度検討してみましょう。

 

「アウトソーシング会社は数多くあり、どこに依頼すればいいのかわからない」ということであれば、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、社内コミュニケーションイベントプロデュースを提供しており、コンベンションに関するさまざまな業務のサポートを行っています。

豊富な支援実績もあり、コンベンションにおけるプロが担当するため、安心して依頼できます。

無料見積もりを行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

まとめ

本記事では、コンベンションの意味や開催するメリット・開催手順・成功させるためのポイントについて解説しました。

コンベンションを開催することで、特定の分野やテーマに詳しい有識者を集められたり、新たなビジネスチャンスが生まれたりする可能性があります。

コンベンションを成功させたいのであれば、事前準備を念入りに行い、懇親会を開催してみましょう。

もし、アウトソーシングを検討している場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。