キックオフミーティングの進め方とは?メリットや成功させるためのポイントも解説!

公開日:2024.04.23

新規プロジェクトを立ち上げるにあたって、「キックオフミーティング」を行う企業も多いのではないでしょうか。

キックオフミーティングは、プロジェクト単位で開催する場合会社全体で開催する場合の2つのパターンがあります。これらは通常のミーティングとは異なる目的で開催されます。

そこで本記事では、キックオフミーティングの基礎知識や通常のミーティングとの違い、キックオフミーティングを行うメリット・進め方などについて解説します。

 

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キックオフミーティングとは

キックオフミーティングとは、新規プロジェクトを立ち上げるにあたって、最初に行われるミーティングのことです。

プロジェクト単位で開催する場合もあれば、会社全体で開催する場合もあります。また、外部のプロジェクトメンバーや取引先も含めて、全員で行うケースも少なくありません。

キックオフミーティングでは、主にプロジェクトのゴールや今後のスケジュール・予算・チーム体制などについて話し合います。

 

キックオフミーティングを行うメリット

キックオフミーティングを行うメリットとして、以下の3つが挙げられます。

  • 認識の相違を防げる
  • スムーズな連携が可能となる
  • モチベーションを高める

順番に解説します。

 

認識の相違を防げる

キックオフミーティングでは、プロジェクトのゴールを共有したり今後のスケジュールについて話し合ったりします。

そのため、キックオフミーティングを行うことで認識の相違を防ぐことが可能となり、プロジェクトメンバー全員が同じ方向で歩みを進めることにつながります。

 

スムーズな連携が可能となる

キックオフミーティングは、新規プロジェクトを立ち上げるにあたって最初に行われるミーティングであるため、メンバー同士の顔合わせも目的のひとつです。

顔合わせしておくことで、重要な人物の把握や、メンバー同士のスムーズな連携が可能となります。

 

モチベーションを高める

キックオフミーティングを行うことで、プロジェクトのゴールや今後どのようにプロジェクトを進めていくのかが明確化されるため、自然とメンバーのモチベーションが高まります。

これにより、プロジェクトが良いスタートを切れるでしょう。

 

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キックオフミーティングの進め方

キックオフミーティングは、以下の4ステップで進めていきます。

  • プロジェクトのゴールを共有する
  • プロジェクトの概要を説明する
  • お互いに自己紹介する
  • プロジェクトに関しての質疑応答を行う

一つずつ解説します。

 

1.プロジェクトのゴールを共有する

新規プロジェクトを進めていくにあたって、最終的なゴールの共有は重要です。

メンバーが同じ方向を向いてプロジェクトを進められなければ、よりよい成果を得ることはできません。

そのため、まずはメンバーに対してプロジェクトのゴールを共有します。

 

2.プロジェクトの概要を説明する

ゴールを共有したら、次にプロジェクトの概要を説明します。

具体的には、以下の内容について説明しましょう。

  • 今後のスケジュール
  • 各メンバーの業務内容
  • 業務の進め方 など

なお、プロジェクトの概要はいつでも見返せるよう、全員が閲覧できる場所(クラウドストレージ上など)に保存しておくのがおすすめです。

 

3.お互いに自己紹介する

プロジェクト概要の説明後は、チームメンバーについて把握するために、お互いに自己紹介をしていきます。

プロジェクト単位でのキックオフの場合は、メンバーの相互理解を深めるために、ある程度の時間を確保して自己紹介を行ってみましょう。

一方、会社全体で開催するキックオフの場合は、全員が自己紹介するわけにもいかないため、主要な人物のみにとどめるようにしましょう。

 

4.プロジェクトに関しての質疑応答を行う

自己紹介が終わったら、プロジェクトに関しての質疑応答を行います。

プロジェクトに対する理解を深めてもらうためにも、質問に対して丁寧に回答しましょう。

なお、会社全体のキックオフの場合は参加者が多いため、質疑応答に時間をかけすぎてしまうと、締まりが悪くなる恐れがあります。

そのような事態を防ぐためにも、質問可能な人数をあらかじめ絞ったり、時間を制限したりしましょう。

 

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キックオフミーティングを成功させるためのポイント

キックオフミーティングを成功させたいのであれば、以下4つのポイントを意識してみましょう。

  • プロジェクト1週間前を目安に開催する
  • 事前準備を怠らない
  • 専門的な用語は極力使用しない
  • 議事録を取っておく

一つずつ解説します。

 

プロジェクト1週間前を目安に開催する

キックオフミーティングをいつ開催すればいいのかわからないという方もいるはずです。

あまりにも早く開催してしまうと、プロジェクトが始動するまでにモチベーションを維持するのが難しくなるため、1週間前を目安に開催するようにしましょう。

 

事前準備を怠らない

キックオフミーティングが成功するかどうかは事前準備次第、といっても過言ではありません。

キックオフミーティングが失敗してしまうと、その後のプロジェクトにも大きな影響を与えるため、くれぐれも事前準備を怠らないようにしましょう。

特に会社全体のキックオフの場合は参加人数が多いため、「資料の枚数が足りない」「通信環境が不安定になった」などのイレギュラーな事態が起きることは珍しくありません。

そのような場合でも迅速に対応できるよう、万全の体制を整えることが大切です。

 

専門的な用語は極力使用しない

キックオフミーティングで専門的な用語を頻繁に使ってしまうと、メンバーによっては理解できず、認識の相違が生じる可能性があります。

そのため、専門的な用語は極力使用しないようにしましょう。

特に会社全体のキックオフの場合は、プロジェクトに精通していない参加者も多いため、プロジェクト単位でのキックオフ以上に注意しましょう。

 

議事録を取っておく

キックオフミーティング中は、議事録を取っておくのがおすすめです。議事録を取っておくことで、終了後に内容を振り返ることができます。

また、参加できなかったメンバーにも情報を共有することが可能です。

 

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まとめ

本記事では、キックオフミーティングの基礎知識やキックオフミーティングを行うメリット・進め方などについて解説しました。

キックオフミーティングを開催することで、認識の相違を防げたりメンバーのモチベーションを高めたりするなどのメリットに期待ができます

キックオフミーティングを成功させたいのであれば、プロジェクトの1週間前を目安に開催したり、事前準備を怠らないようにしたりするなどのポイントを意識しましょう。

 

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