プロジェクトタイムラインとは？要素や作成方法・おすすめツールも紹介！

プロジェクトを遂行するにあたって、必須となるのが「プロジェクトタイムライン」。

しかし、プロジェクトタイムラインについてあまり把握していないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、プロジェクトタイムラインの概要や含まれる要素・作成するのにおすすめのツールについて解説します。

イベント運営の観点から、プロジェクトタイムラインの作成方法についても紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

プロジェクトタイムラインとは？

プロジェクトタイムラインとは、プロジェクトの開始から完了まで全体的なスケジュールを視覚化したものです。

プロジェクトタイムラインを活用することで、メンバー一人ひとりが全体の進捗状況や自身のタスクを把握できるようになります。

その結果、やるべきことが明確になり、滞りなくプロジェクトを遂行させることが可能です。

 

プロジェクトタイムラインに含まれる要素

プロジェクトタイムラインに含まれる要素として、以下の4つが挙げられます。

一つずつ解説します。

 

タスクの開始日と終了日

1つ目は、タスクの開始日と終了日です。

タスクの開始日と終了日があることで、プロジェクトのスケジュールを正確に管理できます。

プロジェクトの最中にイレギュラーな事態が発生する場合も十分に考えられるので、終了日については、なるべく余裕を持った日程を設定することがポイントです。

 

やるべきタスク

2つ目は、やるべきタスクです。

それぞれのタスクがどのような内容なのかを一目で把握できるよう、各タスクにはタイトルを設定します。

 

タスクの依存関係

3つ目は、タスクの依存関係です。

タスクの依存関係とは、ほかのタスクが完了しないと取り組めないタスクの関係を示すことです。

プロジェクトが進むにつれて、依存関係のあるタスクが出てくる可能性が高い傾向にあります。

プロジェクトを円滑に進めるためにも、プロジェクトタイムラインを用いてタスクの依存関係を把握することは非常に重要です。

 

タスクの期間

4つ目は、タスクの期間です。

タスクによって作業内容が異なるので、それぞれに最適な期間を設定することが大切です。

 

イベント運営におけるプロジェクトタイムラインの作成方法

プロジェクトタイムラインは、イベント運営においても欠かせません。

イベント運営におけるプロジェクトタイムラインの作成方法は、以下の7ステップです。

順番に解説します。

 

1.目標を設定する

まずは「どのようなイベントを開催したいのか」目標を設定しましょう。

「目標＝最終的なゴール」でもあるため、目標から逆算してスケジュールを組むことで、効率的にプロジェクトタイムラインを作成できます。

 

2.必要なタスクを全て洗い出す

目標を設定したら、必要なタスクを全て洗い出しましょう。くれぐれもタスクの重複や抜け・漏れがないよう、注意が必要です。

タスクを洗い出すにあたって、WBSを活用するのがおすすめです。WBSとは「Work Breakdown Structure」の略称であり、プロジェクト全体を分解してタスクをツリー状へと階層的に整理する手法のことを指します。

 

WBSについて詳しく知りたい人は、以下の記事をご覧ください。

イベント開催に向けて「WBS」を活用するメリットとは？作成方法を解説

 

3.各タスクの依存関係をチェックする

必要なタスクの洗い出しが全て完了したら、各タスクの依存関係をチェックします。

各タスクの依存関係は、フローチャートを活用して可視化することで効率的に行えるため、おすすめです。

依存関係を正しく把握しないと作業が滞ってしまい、円滑なイベント運営が行えなくなる可能性があるため、注意が必要です。

 

4.各タスクが完了するまでの時間を洗い出す

それぞれの依存関係をチェックしたら、各タスクが完了するまでの時間を洗い出します。

タスクの完了時間をなるべく正確に洗い出すためにも、各チームリーダーに確認を取るようにしましょう。

 

5.各タスクへのリソースを割り当てる

各タスクの完了時間を洗い出したら、リソースを割り当てていきます。

イベント運営以外にも別の業務を担当しているメンバーがいる場合には、それも考慮した上でリソースを割り当てましょう。

 

6.各タスクのマイルストーンを設定する

各タスクへのリソースを割り当てたら、マイルストーンを設定します。

マイルストーンとは、プロジェクトを遂行する際の中間目標地点のことです。

マイルストーンを設定することで、それぞれのタスクがスケジュール通りに進行しているかを可視化できます。

 

7.プロジェクトタイムラインを完成させる

各タスクのマイルストーンまで設定したら、これまでの内容を組み合わせてプロジェクトタイムラインを完成させます。

くれぐれもスケジュールは、無理のない範囲で設定することを意識しましょう。

 

プロジェクトタイムラインを作成するのにおすすめのツール3選

企業によっては、Excelを活用してプロジェクトタイムラインを作成しているところもあります。

しかし、Excelでは機能に制限があるため、不便だと感じる場合にはツールの活用を検討してみましょう。

 

プロジェクトタイムラインを作成するのにおすすめのツールは、以下の3つです。

一つずつ解説します。

 

Asana（アサナ）

Asanaは、世界中のトップ企業が導入しているツールです。

豊富なテンプレートが用意されているため、容易にプロジェクトタイムラインを作成できます。

SlackやGmailなど、300を超えるアプリと連携することが可能ですので、利便性の高さも非常に魅力的です。

 

monday.com（マンデードッドコム）

monday.comは、タスク管理からプロジェクト管理までオールインワンで行えるツールです。

ワークフローを自由自在にアレンジすることが可能で、業務の効率化や生産性の向上に期待ができます。

14日間の無料トライアルを実施しているので、気になる人は使ってみましょう。

 

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）

Lychee Redmineは、これまでの導入実績が7,000社を超える人気ツールです。

プロジェクトタイムラインの作成はもちろん、工数管理や予算管理・レポート作成なども行えます。

操作性も抜群でサポート体制も充実しているため、これまでツールを導入した経験があまりない企業にもおすすめです。

 

まとめ

本記事では、プロジェクトタイムラインの概要や含まれる要素・作成するのにおすすめのツールについて解説しました。

プロジェクトタイムラインとは、プロジェクトの開始から完了まで全体的なスケジュールを視覚化したものであり、やるべきタスクやタスクの依存関係・タスクの期間などが主な要素として含まれています。

イベント運営においても非常に重要な役割を果たしますので、これからイベントの開催を検討しているのであれば、本記事を参考にしてみましょう。

 

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