イベント管理システムとは？活用するメリットや選ぶ際のポイントを解説！

これからイベントを開催するにあたって、「業務を効率化させたい！」「コストを抑えつつクオリティも高めたい」といった課題を持つ担当者も多いのではないでしょうか。

そのような場合におすすめなのが、「イベント管理システム」です。

そこで本記事では、イベント管理システムの基礎知識や活用するメリット・選ぶ際のポイントを解説します。

おすすめのイベント管理システムについても紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

 

 

イベント管理システムとは

イベント管理システムとは、イベントの準備から運営・管理までを効率よく行うためのシステムのことです。

イベント管理システムがあることで、以下の業務を一元化できます。

業務の一元化によって、イベント業務の効率化やコストを削減することが可能です。

 

イベント管理システムを活用するメリット

イベント管理システムを活用することで、以下3つのメリットに期待ができます。

順番に解説します。

 

業務の効率化につながる

イベント管理システムを活用することで、予算の管理や会場の手配・出席者の登録など、さまざまな業務を一元化できるようになるため、業務の効率化につながります。

また、一元化した業務はデータとしても管理できるため、次回のイベント開催時の参考情報としても活用することが可能です。

 

コストを削減できる

イベント管理システムを活用することで、業務の一元化が可能となるため、従業員一人ひとりの負担が軽減し、人員を大幅に削減することが可能です。

その結果、コストの削減につながります。

イベントを開催するにあたって、少しでもコストを削減したい企業こそ、イベント管理システムを活用すべきと言えるでしょう。

 

顧客満足度を向上できる

イベント管理システムの活用によって、参加者のデータやアンケートの回答などを保存することが可能です。

保存したデータを分析し、次回のイベントに向けて改善することで、参加者の期待に応えられるようなイベントの開催につながり、顧客満足度の向上につながります。

その結果、イベントの目的達成により近づけることができるでしょう。

 

イベント管理システムを選ぶ際のポイント

イベント管理システムは数多くあるため、どのように選べばよいのかがわからないという方もいるはずです。

イベント管理システムを選ぶ際には、以下4つのポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

使いやすいか

たとえ機能が豊富に搭載されたイベント管理システムであっても、使いづらければ意味がありません。

そのため、まずは使いやすいかどうかを確認することが大切です。

無料で使用できる「トライアル期間」を設けたイベント管理システムもあります。

そのような場合には積極的に活用し、使いやすさをチェックしてみましょう。

 

必要な機能は搭載されているか

イベント管理システムによって、搭載されている機能は異なります。

必要な機能が搭載されていなければ、十分なイベントの管理が行えなかったり、再度別のイベント管理システムを探して導入したりといった手間がかかります。

そのような手間を防ぐためにも、イベント管理システムを選ぶ際には、必要な機能が搭載されているかどうかを必ずチェックしましょう。

 

安全面は問題ないか

イベント管理システムでは、イベント参加者の個人情報を取り扱うため、安全性も重視しなければなりません。

安全性が低いイベント管理システムを選んでしまうと、ウイルスの感染やハッキングによってイベント参加者の個人情報が漏洩する可能性があります。

その結果、社会的信用の低下につながり、損害賠償が発生することもあるため、十分に注意しましょう。

 

どれくらいの費用がかかるか

導入費用や月額費用は、イベント管理システムによって大きく異なります。

無料プランが存在するイベント管理システムもあるため、比較検討した上で慎重に決めることが大切です。

ただし、安さだけを重視した結果、使いづらかったり必要な機能が搭載されていなかったりする場合もあるため、注意が必要です。

 

おすすめのイベント管理システムを紹介

おすすめのイベント管理システムとして、以下の3つを紹介します。

（記載の料金やデータなどは、2024年10月21日時点で各サービスの公式サイトに掲載されているのものを参考にしています。）

 

Peatix

Peatix Japan株式会社が提供しているPeatixは、フェスやライブ・勉強会など、さまざまなイベントを開催できる日本最大級のコミュニティプラットフォームです。

年間イベント参加者数は520万人で、常に20,000以上のイベントが掲載されています。

イベント管理システムとしての側面もあり、イベント告知ページの作成やチケットの販売、アクセス解析などの基本的な機能であれば、無料で利用することが可能です。

サポートも充実しているため、イベントの開催経験が乏しい方や初心者の方も安心して利用できます。

 

Peatixについて、さらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

Peatixとは？活用するメリットや成果を出すためのポイントを紹介！

 

Event Cloud Mix

株式会社ティーケーピーが提供しているEvent Cloud Mixは、「すべてがシンプルにつながる」をコンセプトにしているイベント管理システムです。

イベントの準備〜終了後のアフターサポートに至るまでに活用できる機能が100以上も搭載されていて、展示会や会議・企業内イベントなど、さまざまなイベントで活用することが可能です。

料金プランは以下の5種類があるため、自社の状況に合わせて最適なプランを選びましょう。

 

イーべ！

株式会社フラッグシステムが提供しているイーべ！は、イベント開催に必要な業務をクラウド上で一元管理できるイベント管理システムです。

QRコードをかざしてもらうだけで、イベントに申し込んだ方の入退場を管理することが可能で、告知・申し込みフォームも容易に作成できます。

料金プランは、以下の通りです。

実績も豊富にあり、30日間は無料で利用できるため、気になる方は一度試してみるとよいでしょう。

 

まとめ

本記事では、イベント管理システムの基礎知識や活用するメリット・選ぶ際のポイントを解説しました。

イベント管理システムとは、イベントの準備から運営・管理までを効率よく行うためのシステムのことであり、活用することで業務の効率化やコストの削減など、さまざまなメリットに期待ができます。

イベント管理システムを選ぶ際には、使いやすさや必要な機能・安全面などをしっかりと確認することが大切です。

おすすめのイベント管理システムについても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

 

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