総務が業務改善をすべき理由や実施するメリットとは？具体的な方法も紹介！

総務部門は、さまざまな業務を担当しなければいけない「なんでも屋」のようなポジションであることがほとんどです。

そのため、「業務改善をしたくてもどのように行えばよいのかわからない」という企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、総務が業務改善をすべき理由やメリット・進め方・業務改善を実施する具体的な方法について解説します。

 

総務が業務改善をすべき理由

総務が業務改善をすべき理由は、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

属人化が発生しやすいため

多くの企業において総務は、ほかの部署の受け皿のポジションとなっている場合が多く、突発的に発生した業務に対応しなければいけないことも珍しくありません。

そのため、業務マニュアルや体制が確立されていないことが多く、属人化が発生しやすいのです。

 

担当する業務内容が幅広いため

総務は、社内外の問い合わせ対応や備品の管理・イベントの企画立案など、担当する業務内容が幅広い傾向にあります。

また、突発的な対応を求められることもあるため、担当者の負担が大きく深刻なリソース不足を懸念している企業は数多くあるのが現状です。

 

成果を定量的に判断できないため

営業職の場合は、アポイント数や商談成立数などが数値として明確に算出されるため、成果を判断しやすいですが、総務が担当する業務の多くは、成果を定量的に判断できません。

そのため、どれだけ仕事を頑張ったとしても正当な評価がされず、モチベーションの低下や離職率の増加につながってしまうのです。

 

人手不足が深刻な問題となっているため

総務は企業にとって欠かせない部署ではありますが、営業職のように直接的な利益をもたらしているわけではありません。

そのため、人材の補充を後回しにされてしまい、総務の人手不足が深刻な問題となっている企業も数多くあります。

その結果、担当者一人ひとりの負担が大きくなってしまい、属人化が発生するといった負のループに陥ってしまうのです。

 

総務の業務改善を実施するメリット

総務の業務改善を実施することで、以下のメリットに期待ができます。

順番に解説します。

 

モチベーションアップにつながる

総務の業務改善を実施することで、総務の担当者は正当に評価をしてもらえるようになります。

また、担当者の負担も大幅に軽減されてこれまで以上に働きやすい環境となるため、モチベーションアップにつながるはずです。

 

生産性が向上する

総務の業務改善を実施することによって、不要な業務が削減されて業務が効率化されるため、生産性の向上につながります。

生産性が向上することで業務時間の短縮につながり、現状の人員だけでも余裕を持って業務を回すことが可能となります。

 

総務の業務改善の進め方

総務の業務改善の進め方は、以下の5ステップです。

一つずつ解説します。

 

1.現状を把握する

総務の業務改善を実施するにあたって、まずは現状を把握することから始めましょう。

現状を把握するためにも、総務が担当している業務を全て洗い出します。

その後、業務ごとに以下の項目を可視化していきます。

 

2.課題を洗い出す

現状の把握が完了したら、既存の業務における課題を洗い出します。

課題を洗い出す際には、「ECRSの4原則」を活用するのがおすすめです。

ECRSの4原則とは、以下4つの頭文字を取ってできたフレームワークです。

上記のフレームワークに沿って、課題を洗い出してみましょう。

 

3.計画を立てる

課題を洗い出したら、「どのように業務改善をしていくのか？」計画を立てます。

計画を立てる際には、改善すべき優先度や改善にかかるコストなどを踏まえた上で慎重に決めましょう。

 

4.改善策を実行する

計画を立てたら、改善策を実行します。

なるべく優先度が高い課題から順番に取り組みましょう。

効果が現れやすい改善策から実行することで、担当者のモチベーション向上につながるため、おすすめです。

 

5.振り返りを行う

改善策を実行したら、最後に振り返りを行います。

基本的に業務改善は、一度で終わるものではありません。

継続的に実行していくものとなるため、振り返りで挙がった課題点については次回に活かしましょう。

 

総務の業務改善を実施する具体的な方法

総務の業務改善を実施する具体的な方法は、以下の通りです。

順番に解説します。

 

業務マニュアルを作成する

業務マニュアルを作成することで、経験やスキルが乏しい場合でも一定の水準で業務が行えるようになり、属人化の解消にもつながります。

業務の効率化や生産性の向上にも期待ができるため、総務の業務改善を実施する上で業務マニュアルの作成は非常に効果的です。

 

ツールを活用する

DX化の推進に伴い、最近はさまざまなツールを活用する企業が増えてきています。

ツールをうまく活用すれば、業務の一部を自動化することが可能なため、担当者の大幅な負担軽減につながるはずです。

また、業務の自動化によってヒューマンエラーの防止にも期待ができます。

ただし、ツールによって良し悪しがあるため、導入する際には初期費用や操作性・導入実績などを必ず確認しましょう。

 

アウトソーシングを活用する

総務の業務改善を実施する上で、業務の一部を外部に委託するアウトソーシングもおすすめです。

アウトソーシングを活用することで、担当者のリソースに余裕が生まれるようになります。

また、アウトソーシングでは業務におけるプロが担当してくれるため、業務クオリティの向上にも期待ができます。

アウトソーシング会社を選ぶ際には、これまでの実績や依頼可能な業務範囲・料金プランなどを必ず確認した上で、慎重に決めましょう。

 

「アウトソーシング会社が数多くあるため、どこに依頼すればよいのかわからない」という場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、事務業務支援サービスを提供しており、総務や人事・営業事務・システム運用などのさまざまな業務のサポートを行っています。

年間400案件以上の運営実績があり、これまで中小企業から大手企業・大学・官公庁まで、業界業種問わずにサービスを提供してきたため、安心して依頼いただけます。

無料見積もりを行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

まとめ

本記事では、総務が業務改善をすべき理由やメリット・進め方・業務改善を実施する具体的な方法について解説しました。

総務業務は属人化が発生しやすかったり、成果を定量的に判断できなかったりするなど、さまざまな課題を抱えているため、多くの企業が業務改善を検討しています。

総務の業務改善を実施する際には、業務マニュアルの作成やツールの導入・アウトソーシングの活用など、さまざまな方法があるため、自社に最適な方法を選択しましょう。

アウトソーシングの活用を検討している場合には、株式会社ニューズベースにご相談ください。