業務改善のための伴走支援やBPOの効果とは？成功事例を解説

業務改善は多くの企業にとって重要なテーマでありながら「何から手をつけていいか分からない」「リソースが足りない」といった課題に直面しがちです。

前回は「業務改善のプロが教える本当に使えるフレームワークと活用手順」ということで、業務改善に活用できるフレームワークについて解説しました。

一方で近年、注目されているのが、業務改善を外部のプロに委ねる「業務改善のための伴走支援やBPO」という選択肢です。本記事では、自社のみで業務改善を進めた場合に起こりやすい課題や、アウトソーシングによって得られる具体的なメリット、また実際の成功事例もご紹介します。業務改善に取り組む企業が、どのタイミングでどのように外部支援を活用すべきか、そのヒントをお届けします。

 

株式会社ニューズベースでは、フレームワークの活用をはじめとするさまざまなノウハウをもとに、お客様の業務改善を支援しています。お困りごとがありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

 

業務改善に「プロの力」を取り入れるべき理由とは？

業務改善を成功させるためには、プロの力を取り入れるのがおすすめです。

ここでは、自社だけで業務改善を進める際に直面しやすい課題とデメリット、業務改善アウトソーシングを導入するメリットをご紹介します。

 

自社だけで業務改善を進める際に直面しやすい課題とデメリット

業務改善を自社だけで完結しようとする場合、以下のような課題に直面することがあります。

それぞれの課題について詳しく見ていきましょう。

 

工数負荷が膨大になる

最初の壁は、工数負荷の大きさです。例えば、私たちのような業務改善支援を行う立場では、あらかじめQCDやKPIツリーといったフレームワークに基づくテンプレートやツールを用意しています。そのため、業務フローの整理や工程表の作成、アジェンダ設計などを効率的に進めることが可能です。

一方、自社だけで改善を進める場合、こうした枠組みをゼロから整備しなければならず、それ自体が大きな負担になるでしょう。必要な情報が整理されておらず、何をどう進めるべきかが不明確な状態からのスタートになるため、プロジェクトの立ち上げ段階で大きく時間を浪費してしまうケースが多く見受けられます。

 

課題の整理が難しい

もう1つの大きな課題は、業務の「見える化」がうまく進まないことです。

業務が属人化している企業では、誰が何をどのように行っているのかが把握しづらく、全体像がつかみにくい状態にあります。

当社が支援に入る際は、各担当者にヒアリングを行い、業務内容をすべて棚卸ししたうえで課題を洗い出します。しかし、自社内だけでこれを実施しようとすると、人間関係の配慮や会議体の調整といった障害があり、率直な意見が出にくいことも少なくありません。その結果、課題の本質にたどり着けないまま、改善が形骸化してしまうリスクが高まります。

 

客観的な視点を持ちにくい

自社内だけで業務改善を進める場合、判断基準が内向きになりやすいという問題もあります。「このやり方が自社にとってベストだ」と思い込んでしまい、より良い方法を検討する機会を逃してしまいがちです。

当社が外部から支援に入る際には、企業の現状に対して「それは本当に最適か？」という問いを投げかける役割も担います。外部のプロフェッショナルが関与することで、従来のやり方を相対化し、新たな選択肢や改善策を導き出すことが可能です。

 

業務改善に外部の視点を導入するメリット

業務改善に外部の視点を導入することで、以下のようなメリットが得られます。

 

業務の標準化とマニュアル化が進む

第一のメリットは、業務の標準化が可能になることです。業務改善のアウトソーシングによって、依頼先の企業が数多くの現場で蓄積してきたノウハウをもとに、最適な業務フローやタスクの進め方についての提案をもらえます。各業務における「最適解」を外部の視点から導き出すことが可能です。

またアウトソーシングの場合、業務の手順やフローは運営マニュアルや手順書として文書化し、納品されることが一般的です。これにより、現場のスタッフ全員が共通認識を持ち、業務の再現性と効率性を高められます。プロジェクトの終了後も、マニュアルを活用することで、組織内でのナレッジ共有が継続できるのは大きなメリットです。

 

工数負荷の軽減とコア業務への集中

当社の業務伴走支援では、単なるアドバイスの提供にとどまらず、標準化された実務のアウトソーシングも可能です。これにより、煩雑なオペレーション業務を当社が担うことで、クライアントのご担当者様は戦略立案や対外折衝など、より重要なコア業務に専念できる体制を構築できます。実務支援まで一貫してお任せいただける点が、ニューズベースならではの大きな価値です。

 

効果測定がしやすい

成果の可視化と評価がしやすくなる点もアウトソーシングを活用するメリットです。業務改善は社内で取り組む場合、関係者の主観や努力といった要素が入り込みやすく、客観的な評価が難しくなる傾向があります。「うまくいっていないが、頑張っているから仕方ない」といった曖昧な判断がなされることも少なくありません。

その点、アウトソーシングの場合は、第三者として明確なアウトプットと成果を提示する必要があるため、企業側としても改善の成果を客観的に評価しやすくなります。「導入して効果があったのか、なかったのか」という判断をしっかり下せる点で、経営判断や次のアクションに役立つ情報が得られるのがメリットです。

 

実際に外部の視点を導入して成果を上げた業務改善事例

業務改善に外部の視点を導入することで、実際にはどのような効果が期待できるのでしょうか。ここでは、当社にBPOのご依頼をいただいた企業の業務改善事例を2つご紹介します。

 

グローバル医療機器メーカーA社様

A社様では、社内で実施している研修の運営フローが担当者ごとに異なり、業務の属人化が進んでいたため、研修規模を拡大したくても実現が難しい状況にありました。

また、ノンコア業務と急速なオンライン化への対応の負荷が大きく、本来注力すべき研修企画に十分な時間を割けないことも課題でした。

 

ご支援内容

まず、各担当者への個別ヒアリングを通じて業務プロセスを洗い出し、関係者ごとに業務の流れを時系列で可視化しました。その後、共通業務と個別業務を整理し、バラつきのあった手順や曖昧なルールを標準化。業務フローをフローチャート形式で統一し、運営マニュアルも作成しました。

また、メール配信や参加登録・出欠確認などの事務局業務、Zoomの設定や当日の技術サポートといった当日対応業務も支援。さらに、週次ミーティングを設けて実施結果を振り返りながら、PDCAに基づく改善策を継続的に提案しました。

 

成果

業務の可視化と標準化が進んだことで、研修運営に必要な作業を誰でも実行できる体制が整い、教育時間の短縮やスムーズな引き継ぎが実現しました。業務の流れが明確になったことで、必要なサポートツールの導入も進み、作業効率が向上。その結果、従業員の満足度が高まり、より付加価値の高い業務に集中できるようになりました。

また、当社の専任スタッフによる運営支援によりミスやトラブルが減少し、対応工数の削減にも成功しました。さらに、運用体制を見直すことで年間約2,000万円の人件費削減を実現。研修企画に使える時間も年間700時間ほど増加しました。システム関連費用についても、年間7万円のコスト削減を実現しました。

 

美容系企業B社様

B社様では、展示会への出展を通じてブランドの認知拡大や代理店開拓を進めたいと考えていました。しかし、準備から当日の運営、振り返りまでのプロセスが整理されておらず、スタッフ間で対応にバラつきがある状況でした。

目的や行動指針が明確でないため、現場では対応が属人的になり、結果的に効果測定も困難でした。名刺の獲得数や商談につながった件数の可視化ができておらず、PDCAが機能していないことも課題の1つでした。

 

ご支援内容

まず、展示会出展の目的を「名刺獲得」「認知拡大」「代理店開拓」に整理し直し、関係者間で目標とする数値や行動指針の統一を図りました。

展示ブースの設計では、来場者導線やカラー設計、什器の配置などを見直し、ブランドイメージに合致した空間づくりを支援。また、当日のオペレーションについても、スタッフの役割分担や会話スクリプトの整備を行い、対応品質を平準化しました。

さらに、出展後にはアンケートや名刺の反応をもとにしたデータ分析を行い、次回に活かす改善策を提案しました。

 

成果

プロジェクトメンバー全員が出展目的とアクションの整合性を共有するようになり、現場での一体感が生まれました。また、事前に整備したスクリプトにより、経験に依存しない安定した接客対応が可能となり、属人化の解消とともに品質の平準化が図られました。

さらに、展示会という単発のイベントが、商談や代理店開拓へとつながる継続的な営業プロセスへと転換されました。

 

なぜニューズベースの業務改善サービスが選ばれているのか？

当社の業務改善サービスの特徴を以下4つのポイントに分けてご紹介します。

 

施策の立案から実行を“やりきる”伴走型の支援

お客様から特に評価されているのが、ニューズベースの「伴走力」です。単に「こうしたほうが良い」と助言するのではなく、クライアント企業の目線に立ち、KPIやKGIの達成に向けて一緒に取り組むスタンスが好評を得ています。

現場の事情を理解したうえで、実現可能性を踏まえた改善策を考案・実行し、成果につなげていく支援姿勢から「まるで社内の一員のよう」という評価をいただくこともあります。

 

一気通貫で「実行」まで支援する体制

ニューズベースの最大の特長は、業務フローの可視化や課題整理といった企画・設計段階から、実際の運用や実務支援まで一貫してサポートする点にあります。例えば、業務改善の計画だけでなく、実際に手を動かすフェーズでスタッフを派遣することも可能で、いわば「改善の実行部隊」としても機能します。

多くのコンサルティング会社が、改善案の提示にとどまり、実行部分は他社へ委託されるケースが多い中、ニューズベースではワンストップで対応可能な体制が整っており、これが高い評価を受けている理由の1つです。

 

成果が“形”として残る安心感

業務改善の取り組みを一過性のもので終わらせないよう、プロジェクトの最終段階では、業務フローや手順を文書化し、マニュアルとして納品しています。属人化を防止し、誰でも再現できる体制を構築することが可能です。

万が一、発注者側の期待に100%応えられなかった場合でも、マニュアルという具体的な成果物が社内資産として残る点は、大きな安心材料といえるでしょう。

 

必要に応じて柔軟に対応するスタンス

ニューズベースでは「ここまでしかやりません」と線引きすることなく、案件ごとに柔軟な対応を行うことが可能です。必要に応じて支援内容を拡張し、クライアントにとって最適な形でサービスを提供する姿勢は、ホスピタリティの高さとして評価されています。

改善提案だけにとどまらず、実行・定着・内製化支援までを含む総合的なアプローチこそが、ニューズベースが選ばれ続けている理由です。

 

ニューズベースの導入がおすすめのケース

以下のような課題をお持ちの企業は、当社のサービスをぜひご検討ください。

それぞれのケースについて、なぜ当社によるご支援が適しているのか、詳しく見ていきましょう。

 

はじめて業務改善を実施する

当社がBPOのご相談をいただく際は、「何をどう進めればよいか分からない」といった状態でお話をいただくケースが多くあります。例えば「今期から人事部門で研修業務を担当することになったが、運営の流れが見えず困っている」「マーケティング機能が新設されたが、何から手をつければよいか分からない」といった、経験やノウハウが社内にないフェーズでのお問い合わせが特に多い傾向です。

こうした“やり方が分からない”という初動フェーズの課題こそ、当社がもっとも力を発揮できる領域です。私たちは、ゼロから一緒に考え、現場に寄り添いながら改善を実行していく伴走型のスタイルで支援します。

 

属人化した業務の引き継ぎや緊急対応が求められる

特定の担当者に依存してしまっている業務や「この人が辞めたらもう誰も分からない」といった属人化された業務への対応も、実際に多くご相談をいただいています。例えば、急な退職により残された期間内で業務の標準化と引き継ぎ対応を行った実績もあります。こうしたスピードが求められる緊急時にも、柔軟に対応できる体制を整えています。

近年、定年退職や人材流動化にともなうナレッジ継承の必要性が高まっており「今まで目をつぶってきた属人業務」にフォーカスし直す企業が増えています。後任が育つ前に、仕組みとして業務を整えておきたいという企業の皆様にも、当社のサービスは最適です。

 

まとめ：迷ったときはプロの力を。業務改善の第一歩を確実に

業務改善を自社だけで進めるには限界があります。工数負荷の増大、課題の可視化の難しさ、客観性の欠如といった壁に直面しやすいため、プロによる外部支援の導入が効果的です。

ニューズベースでは、企画から実行まで一気通貫で支援し、標準化やマニュアル化を通じて属人化を解消します。急な退職や業務引き継ぎにも柔軟に対応し、確実な成果と“再現できる仕組み”を提供することで、多くの企業から選ばれています。

業務改善を検討される場合は、ぜひニューズベースへお気軽にご相談ください。

 

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