セミナー運営会社にサポートしてもらうと得られる5つのメリット

自社でセミナーを開催する際に、セミナー運営サポート会社へ依頼するという方法があります。

しかし、具体的にセミナー運営サポート会社が何をしてくれるのかがわからず、依頼を避けているという方もいるのではないでしょうか。

セミナー運営サポート会社では、主に以下のようなサポートを行います。

本記事では、これらのサポート内容について詳しく解説します。

 

セミナーの企画を提案してくれる

セミナー運営会社では、セミナーの骨子となる、企画の提案をしてくれます。

セミナーを開催する際、企画立案は最初の大きなハードルになります。企画を立案するには、テーマ設定、ターゲット選定、コンテンツ構成など考えるべきことが山ほどあります。自社だけで進めるとなると、かなりの時間を要することとなるでしょう。

 

セミナー運営会社はノウハウ・経験を持つ専門家として、業界のトレンドや成功事例なども考慮して、効果的なセミナー企画を提案してくれます。例えば、以下のようなサポートを受けられます。

ほかにも、過去のデータをもとにして、集客しやすい時間帯や適切な開催時期などについてもアドバイスを受けられます。

 

なお弊社ニューズベースでは、セミナーのテーマ設定に役立つ資料を無料で配布しております。

伝えたい内容を整理することができるため、自社で検討する際も、セミナー運営会社と協力して設定する際にもご活用いただけます。

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希望に合った会場を探してくれる

会場探しにおいては、立地条件や空き情報のリサーチが必須です。会場探しの段階で、担当者に大きな負担が掛かることも珍しくありません。

しかし、セミナー運営会社であれば会場探しを代理してもらうことが可能です。セミナーの場所や目的、人数規模、条件に合わせてセミナー会場を提案してくれます。

 

セミナー運営サポート会社は、会場にまつわるノウハウも持っています。自社では把握できない点を考慮した会場探しが可能となるでしょう。

会場探しに掛かる時間も低減され、スケジュール感にもよい影響を与えます。

知識がない状態で会場探しに取り組むよりも、より効果的です。

 

セミナー講師を探してくれる

自社で講師が用意できない場合、外部から講師を招へいしなければいけません。

とはいえ、セミナーにフィットした講師を探し出すのは簡単ではありません。

スケジュールの調整や、報酬に関する交渉も必要になってきます。報酬については、相場観を理解していないと、適正な金額もわかりません。

 

しかし講師を探すことも、セミナー運営サポート会社が代行してくれます。また、講師に対する交渉などの代行を任せることも可能です。

運営会社は講師との打ち合わせ、交渉に関するノウハウを豊富に持っています。適正な価格で、セミナーにフィットした講師を招へいできるでしょう。

 

セミナー運営に必要な物を提案、準備をしてくれる

セミナー当日までに準備しなければならないものは、多岐にわたります。

 

具体的には、

などです。

開催するセミナーの内容によっては、上位以外にも準備物は必要となることがあります。

 

また、参加者への事前案内や告知などのタスクも生じます。自社にセミナー運営の専門スタッフがいないなら、担当者が通常業務と並行して、このような準備をこなさなければいけません。

当然、担当者の負担は大きくなり、準備がおろそかになる恐れもあります。準備が不十分だと、セミナー当日に苦しい対応を迫られることも。

 

しかセミナー運営代行サービスなら、こういった事前準備も請け負ってくれます。また、当日までに必要となる準備なども提案してくれます。

 

セミナーの事務局運営を代行してくれる

セミナー運営会社は、事務局業務も代行してくれます。

セミナーを開催するにあたって、申し込み受付・問い合わせ対応・リマインドメール送信などのさまざまな事務作業が発生します。規模の大きなセミナーになれば作業量も増えるため、コア業務にも影響がでてしまうかもしれません。

セミナー運営会社に依頼すれば、そうした煩雑な事務局運営を一括で代行してもらえます。経験豊富な専門家がセミナー開催に必要な事務作業を行いますので、自社の負担が大幅に軽減され、社員もコア業務に集中できるようになります。

 

セミナー当日運営を任せることができる

セミナー当日は、あらゆる業務や対応が必要になります。

標準的なセミナーであれば、上記のような業務が発生します。

また、事前に予期できないトラブルなどが発生した場合、個別の対応を迫られます。

自社でこれだけのことをこなすのは、難しい側面もあるでしょう。

 

セミナー運営サポート会社に依頼すれば、安定してセミナーを進行できます。

また、運営スタッフが配置されるので、自社の人件リソースを温存することも可能です。運営スタッフは、セミナーの運営について専門的なノウハウを有しています。したがって、自社の人件リソースを投下するよりも、セミナー運営に対して合理的です。

 

予期せぬトラブルに備えることができる

予期せぬトラブルに備えたい、そんなときもセミナー運営会社のサポートを活用できます。

セミナー当日は、会場設備の不具合、参加者の急なキャンセル、通信トラブルなど予期できないさまざまなトラブルが発生することがあります。事前準備はもちろんですが、スタッフに柔軟な対応力がなければ、適切な対処は行えません。特に、セミナー経験が浅い場合、予期せぬトラブルに対する不安は拭えないものとなるでしょう。

セミナー運営会社では、豊富な経験とノウハウを活かし、トラブル発生時の対応策を準備してくれます。例えば、以下のような対策を実現できます。

また、運営マニュアル作成、役割分担の明確化などもサポートされるため、トラブル発生時も迅速な解決が可能になります。

 

セミナーのアフターフォローを任せることができる

セミナー運営代行サービスは、セミナー開催後のアフターフォローも実施している場合が多いです。

 

セミナー運営においては、セミナーで得られた情報を今後へ活かすことが重要です。

アンケート結果を集計して分析すれば、売上アップや継続的なセミナー運営へと結びつきます。したがって顧客管理も重要になってくるわけです。

顧客管理に基づくマーケティングが活かされていれば、顧客の興味を引きつけることが可能です。

 

もちろん、専門的なノウハウを持っているセミナー運営代行会社へ依頼すれば、よい成果が得られます。長期的なセミナー運営、開催を視野に入れている場合は、セミナー運営代行会社のアフターフォローはたいへん強力です。

 

社内の担当者がほかの業務に集中できる

社内リソースの最適化も、セミナー運営会社でサポートしてくれます。

セミナーを開催するには準備・当日運営・アフターフォローなどやるべきことが数多くあります。全て社内で賄うとなると、担当者は本来行うべきコア業務を後回しにせざるを得なくなることが少なくありません。その結果、通常業務のパフォーマンスが低下し、業績に影響する可能性もあります。担当者への負担、通常業務や業績への影響を軽減するには、リソースを最適化することが重要です。

こうした課題を解決するならば、セミナー運営会社にサポートを依頼するのがおすすめです。サポートを受けることで、例えば以下のようなコア業務に専念できるようになります。

さらに、セミナー運営にかかる負担が軽減されれば、社内全体の生産性も向上します。

セミナーのクオリティアップと社内生産性の維持・向上の両立を実現する社内リソース最適化のために、ぜひセミナー運営会社への依頼を検討してみましょう。

 

まとめ

セミナー運営サポート会社は、自社にはない知見やノウハウを、豊富に持っています。

セミナー運営サポート会社を利用すれば、自社では実現できないクオリティのセミナーが開催できます。参加者の満足度を高めて、セミナーへの需要を高めることも可能です。

また、スケジュール感が向上するというところもポイントのひとつです。開催までのスケジュールやタスクが理想化され、円滑にセミナーを運営できます。

 

とはいえ、セミナー運営サポート会社ならどこでもよい、というわけでありません。セミナー運営サポート会社にも、得意な分野とそうではない分野があります。

自社が必要とする運営領域を得意とするセミナーサポート運営会社へ依頼することは、とても重要です。