カンファレンス運営を効率化する受付方法を紹介！

カンファレンスを主催する際には、クリエイティブな仕事に注力できるように、受付などの単純な作業はアウトソーシングツールを利用して効率化することが重要です。

そこで、今回の記事では、カンファレンス運営を効率化する方法論について説明します。

1. ①カンファレンス受付業務～事前準備～

受付管理システムを利用することにより、①申し込みフォーム作成、②来場者管理、③決済と集金システム、などを効率的に準備することができます。申し込みフォームを作成することによって、参加者がカンファレンスに参加するための方法を簡便化することができ、管理する側の受付業務にかかる労力を省力化することができます。

また、当日に参加予定の来場者の情報の管理についても申し込みフォームからの情報をもとに管理することができるため、管理にかかる時間を大幅に削減できます。

さらに、決済と集金システムも受付管理システムを活用すれば作成することができます。参加料の徴収や管理も円滑に行うことができるようになるので、重要なお金周りの管理も大きなミスなくこなすことができます。

質の良いカンファレンスを行うためには、カンファレンスの中身を良くする活動に注力する必要があるため、受付業務の効率化はとても重要性が高い事項であると言えるでしょう。

2. ②カンファレンス受付業務～当日運営～

受付管理システムを利用することにより、①受付名簿の作成、②来場受付、などを効率的に行うことができるようになります。

カンファレンス実施の当日は、カンファレンス運営に関わる業務に忙殺されることが予測されます。そんななか、できる限り1人で多くの参加者に丁寧な対応を試みるには、当日の受付名簿の作成や、来場受付は効率的に行えるようにしておくことが重要です。

カンファレンス実施の目的は開催することではなく、質の高いカンファレンスを実施することによりカンファレンス内の議論を活発にして、参加者全員に実りのある時間を提供することにあります。

そこで、受付管理システムを利用することによって、当日の単純作業を効率化し、カンファレンスを成功させることに集中することができます。
カンファレンス当日の運営業務の効率化に興味がある人は、一度上記で説明した内容をもとに、受付管理システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

3. ③カンファレンス受付業務～事後対応～

受付管理システムにより、カンファレンス来場者の詳細なデータを自動で作成することができ、データの管理も容易になることから、効率的に来場者に関するデータの分析を行えるようになります。

また、分析したデータを基にカンファレンス来場者に対する細やかなフォローアップを行うことが可能になるので、来場者の満足度を向上させることが可能です。

カンファレンスを上手く運営するためには、事前準備、実施当日、フォローアップなどの事後の活動をしっかりと行うことが重要になります。受付管理システムを利用することは、目的の達成のための合理的な選択と言えるのではないでしょうか。

4.受付業務を効率化する受付ツールの導入メリット

受付業務を効率化する受付ツールを導入するメリットにはどのようなものがあるのか、具体的なメリットには以下のようなものがあります。

１．受付スタッフがいなくても、予約受付、キャンセル対応、リマインドなどを自動で24時間365日対応してくれること

２．顧客の属性や時期、アンケートの集計などのマーケティングデータの分析が効率的に行えるようになること

３．名簿の作成、入金の確認、フォーム作成などの業務を簡単に行えるようになるため、業務の効率化を図ることができること

受付ツールを導入することで、上記に挙げたようなメリットを享受することができ、カンファレンス運営のために本来本業で使うはずである時間や人員を割く必要がなく、本業に集中することにより本業のパフォーマンスの向上が可能になります。

5.受付ツール3選！

具体的にはどのような受付ツールを導入すればいいのか、この記事では以下のような受け付けツールをご紹介します。

5-1.イーベ

「イーベ」は、株式会社フラッグシステムによって運営されている受付ツールサービスで、①クレジットカードでの事前支払い、②イベントに関する情報の案内、③QRコードでの受付対応、④自由度の高い申し込みページの作成、などをパッケージしたサービスです。

5-2.Peatix

「Peatix」は、Peatix Japan株式会社によって運営されている受付ツールサービスです。集金が簡単にでき、QRコードでの当日受付が可能。申し込み状況をいつでもチェックでき、

集客にも強い点が特徴のサービスです。

5-3.イベントレジスト

「イベントレジスト」は、イベントレジスト株式会社によって運営されている受付ツールサービスです。イベントの告知、事前決済や申込み、 参加者管理などが簡単に行えるようになっている点に特徴があるサービスです。

6.まとめ

カンファレンスの受付は工数がかかる業務の一つであり、どこまで自社で対応するかを考えてツール導入を検討することが重要です。その他のアウトソーシングすべきイベント業務について説明した記事もご用意していますので、以下もぜひ参考にしてみてください。
⇒【イベントをアウトソーシングすることで得られる４つのメリット】