社内レクリエーションやイベントの参加率を高めるためには、準備段階から社員の参加を促す案内文を作成することが重要です。しかし、ただ参加を促すためのメールや案内状を作成すればいいわけではなく、伝えるべき内容をしっかり網羅した案内文を書くことが求められます。

本記事では、社内レクリエーションを開催する際に不可欠や案内文の出し方や書く際のポイント、例文を紹介します。

1.社内レクリエーション案内文の出し方

社内レクリエーションの案内を作成する場合は、以下の内容や注意点に気をつけて案内文を作成または出すことを心がけましょう。

1-1.案内文に記載すべき内容

○開催通知

社内レクリエーションの案内文の件名(タイトル)には、誰もが一目見ただけでそのメールや案内状の内容がわかる文章を記載するようにしましょう。

長い文章ではなく、「○○イベント開催のお知らせ」や「○○大会開催のご案内」など、伝えるべき要点をしっかり押さえた文章を冒頭に書くことをおすすめします。

○レクリエーションの詳細

社内レクリエーションを行う日時や開催場所、時間、費用などは、箇条書きを用いて読みやすいように記載しましょう。

詳細に記入すべき項目が漏れていると、参加自体への意識が薄れたり、日程の勘違いが起こったりする可能性があります。そのため、読み手の読みやすさを考慮したわかりやすい文章を意識しましょう。

○目的及び内容

案内文には、「なぜ社内レクリエーションを開催するのか？」といった開催目的や、開催するレクリエーションの内容も簡単に記載するとよいでしょう。

開催する趣旨が不明瞭では、参加者の注目を得ることはできません。長々とした文章ではなく、端的にレクリエーションのメリットや魅力を伝え、イベント開催の本気度や楽しさをアピールできような文章を作成するようにしましょう。

○出席の有無

案内文の項目にはレクリエーションへの参加の有無に対する返信方法や期日を忘れず記入しましょう。返済期日や方法を設定しないと、参加への返答が集まらなかったり、回答が後回しにされてしまったりすることが考えられます。

スムーズなレクリエーションの開催を行うためには、開催予定日の1週間から2週間を目処に返答してもらうよう促しましょう。

1-2.案内状出す際の注意点

○早め準備を心がける

社内レクリエーションを実施する場合は、多くの方に参加してもらう必要があります。

そのため、社内レクリエーションのメール及び案内状は、少しでも多くの従業員の参加が促せるように、遅くても1ヶ月前には案内が手元に届くように準備しましょう。

仮にギリギリになってしまうと、案内の見落としや不参加に繋がり、レクリエーションを開催するメリットや効果が薄れてしまいます。案内を送る場合は、様々な人のことを考慮して出すようにしてください。

2.案内文を作成する際のポイント

以下では案内文を作成する際に押さえておきたいポイントについて解説します。

○「参加したい」と思わせる文章を作成する

開催する社内レクリエーションが、どのくらい楽しいか、どんなメリットがあるのかなど、誰もが「参加したい」と思うような案内文にすることが重要です。定型文や面白みのない案内文では、参加者の興味を惹くことはできません。

そのため、案内文を作成する際は参加したいと思わせるような文面を意識して作成するようにしましょう。

○案内だけでなくいろんなツールを活用する

企業が社員レクリエーションを開催する場合は、開催主旨を社内報や社内SNSなどで事前に広報することを加えることで参加率向上を図ることも可能です。

一度の案内文だけでレクリエーションの全容や魅力をすべて伝えることはとても困難です。

そのため、案内文だけでレクリエーションの魅力を伝えるのではなく、様々なツールを活用してトータル的に参加率を高める工夫をすることも大切と言えます。

3.社内レクリエーション案内文の例文をご紹介

社内レクリエーションの案内文の例文について紹介します。

□件名

社内レクリエーション「(イベントや大会名)」のご案内(開催のお知らせ)

□本文

日々のお仕事お疲れ様です。

社内レクリエーション担当○○部の○○です。

この度、20○○年○○月○○日(イベント日程)に社員同士の交流やコミュニケーションを深めるために、○○イベントを開催します。

皆様に楽しんで頂ける内容をご用意しておりますので、是非ご参加下さいますようお願い致します。

□社内レクリエーションの詳細

日時：20○○年○○月○○日(○)　時間(○○時〜○○時)

会場：○○センター　イベントホール○○階

場所：東京都○○区○○

※地図や場所のURLを添付

※会場と集合場所が異なる場合はそれについても記載

会費：○○○○円　※徴収方法も記載

※雨天の場合、中止となります。

○○イベント参加のお返事は、20○○年○○月○○日(○)までに下記アドレスまでご返信頂きますようお願い致します。

※返信アドレスを記載

○署名欄

4.まとめ

社内レクリエーションを成功させるためには、社員の参加率を高める施策を講じることが重要です。その上で、レクリエーションの案内状を作成することは有効な手段と言えますが、案内文の出し方や記載すべき内容を間違えると、社員の目にとまらず、かえって案内文の効果やメリットが薄れてしまいます。

本記事で解決したポイントや例文を参考にして、社内レクリエーションの目的に沿った案内文を作成するようにしましょう。