キャンペーン事務局、大変な運営業務の代行メリットを全て解説

公開日:2018.10.12  更新日:2019.11.06

 

企業の製品のプロモーションの一環として行う、キャンペーン施策。
通常のターゲットよりも話題性をうまく掛け合わせ合えれば、より幅広いターゲットに届けることが可能な有効な施策です。

ただ、全体図や各パーツでどれくらいの作業量、コストが発生しているか把握していないと見繕ったリソースを上振れてしまうこともあります。

今回は、キャンペーン事務局業務を中心にご紹介しますので、キャンペーンを控える担当者様は是非この機会にご確認ください。

ニューズベースの事務業務支援サービスをご紹介します

1.キャンペーン施策の全体図

campaign-secretariat(9).jpg

「宣伝活動」の一環でもある活用されるキャンペーン施策。
知ってもらうきっかけや、買ってもらうきっかけに自社のPRも兼ねられるキャンペーンは有効な活動です。

私たちの日常生活においてもテレビで、交通広告で、またSNSでキャンペーンに触れる機会は多くあります。また、キャンペーンを行う際は、ただ単純に集客ができるように、売り上げが上がるようにだけではなく、実施までの企画設営工数もきちんと把握し臨まなければなりません。

例えばキャンペーン応募者の管理や応募者からの問い合わせ対応など、「事務局対応」が必要となり、通常業務に加えて実施するとなると大きな負担となります。

今回はキャンペーンの運用フェーズにおいて知っておきたい「キャンペーン事務局の代行」についてご紹介します。まずはキャンペーンを行う際にどのような業務が発生するのか見ていきましょう。

 

事務業務支援の成功事例はこちら

2.キャンペーン事務局の業務一覧

キャンペーンとして有名な手法の一つが「プレゼントキャンペーン」です。

プレゼントキャンペーンは購入者が応募するとオリジナルグッズや金券がもらえる企画です。そのプレゼントキャンペーンを企画するキャンペーン事務局がするべき仕事を洗い出します。
キャンペーン事務局の業務
時期別に「事前準備」「募集期間の運営」「締め切り後の対応」の3フェーズに分けて見ていきましょう。

 

1:事前準備

・ スケジュール作成
事前準備から事後の対応までを含めたスケジュールの作成
・ 業務設計、マニュアルの用意
業務タスクの洗い出し、ワークフロー構築、各業務担当者へのマニュアルの用意、お問い合わせQAの作成、業務担当への説明
・ 受付窓口の用意
電話番号の取得、留守番電話の設定、メールアドレスの用意、私書箱の用意など

 

2:募集期間の運営

・ 応募の受付
応募物の郵便局への引き取り、送り先違いの応募物がないか確認、応募条件への適合を確認、応募のリスト化、ハガキなど応募物の管理
・ 問い合わせ対応
キャンペーン参加(希望)者からの問い合わせへの対応、問い合わせ内容のリスト化

 

3:締め切り後の対応

・ 抽選
抽選(手引き、コンピュータ)、重複当選の確認、当選者への連絡、当選者のリスト化
・ プレゼント発送
梱包、発送(宛名作成、送付状の用意)、未着・不良品対応(配送状況の確認、交換、再送などとそれに付随する当選者との連絡)

以上のようにキャンペーンの事務局の業務は単純作業ですが、1つ1つ洗い出すと手間のかかるものが多くあります。手間が多くかかってしまう業務こそ代行の価値が高いと言えるでしょう。

また、なかでも「応募の受付」「問い合わせ対応」「プレゼント発送」は特に社内で事務局対応をする場合には注意が必要な業務になります。その点について次の項で説明します。

 

事務業務支援の成功事例はこちら

3-1.キャンペーン運営で注意が必要なポイントとは?

キャンペーン事務局業務の中でも応募の受付、問い合わせ対応、プレゼント発送は以下の点から特に注意が必要となります。

 

・「生活者と直接コミュニケーションする」

キャンペーン内容への問い合わせや発送後のプレゼントへの問い合わせなど、事務局にはキャンペーン応募者から様々な問い合わせやクレームが入る可能性があります。このような連絡には「即時、適切な」対応が求められます。

・「個人情報を取り扱う」

応募者の情報は個人情報となります。それを集め、リスト化し、原本を管理し、またそれを使ってプレゼントを発送するという作業は「個人情報の取り扱いに対する正しい知識」と「ヒューマンエラーを起こさないための運用ノウハウ」が必要です。

 

もし、以上の対応で不備があれば応募者=自社のビジネスターゲットに悪いイメージを与えることになり、またインターネット上の口コミなどから企業の経営自体を揺るがす事態に発生する可能性もあります。

もしそのような事になれば、イメージアップや販売促進のために行うキャンペーンが本末転倒となってしまいます。そういったことが起きないためにしっかりとしたノウハウを持つパートナーとリソースを確保して臨むことが必要です。

上記の「作業項目が多い」「問い合わせ対応の注意」など普段の業務に加えてキャンペーン対応業務があるとなると、人員不足や管理など多くの問題が発生する可能性があります。

そこで、このようなキャンペーンを企画・実行するにあたり、キャンペーン事務局を代行依頼するメリットを次にご紹介します。

 

事務業務支援の成功事例はこちら

3-2.キャンペーン事務局代行を依頼するメリット

campaign-secretariat(4).jpg

 

24365対応

電話やメールなどに24時間365日対応します。待たせることはそれだけで不快に感じられてしまう可能性がありますが、これによってクレームやお問い合わせに対してお客様を待たせることが無くなります。

 

コンシューマー対応

キャンペーン応募者への対応は「お客様対応」となり、しっかりとした対応のスキルが必要になります。キャンペーンを企画する部署のメンバーが全てお客様対応の経験者であることも少ないので、対応に不安がある場合は外部に委託するメリットとなります。また、外部委託先としてもキャンペーン事務局業務も兼ねる委託先であればキャンペーン内容を理解させる作業や電話対応のマニュアルを別途作成するといった手間がなくなることもメリットになります。

 

個人情報の取り扱い

上記の通り応募者の情報は個人情報となります。JNSA(日本ネットワークセキュリティ協会)の調査結果によると、2017年の個人情報の漏洩の原因は「誤操作 25.1%」「紛失・置忘れ 21.8%」「管理ミス 13.0%」「不正な情報の持ち出し 6.5%」※1など約70%近くが人的な要因で起きています。

例えば社内で応募リストを作成するのであればそのリストのファイルはどこに置くのでしょうか?アクセスが制限されたフォルダーはありますか?そのパソコンはUSBなどの外部メモリーは使用できない設定になっているでしょうか?

このように個人情報漏えいのリスクを少なくするためには運用上のノウハウが必要になり、もし社内に個人情報の取り扱いに関する知識啓蒙がされていないのであれば外部委託するメリットの一つとなるでしょう。

 

以上3点のような外部ノウハウの活用というメリットとともに「リソース」面での外部委託のメリットも忘れてはいけないところです。キャンペーンの規模にもよりますが応募者のリスト化、プレゼント発送や窓口業務などは単純作業ですが時間を取られるものです。

こういった単純作業はアウトソーシングしたり(BPO)、ロボットに任せたり(RPA)しようというのが業務効率化を求められる昨今の風潮でもあります。この観点からも事務局の代行を依頼する価値はあるでしょう。

 

事務業務支援の成功事例はこちら

4.プロモーション担当者は考える仕事を

campaign-secretariat(5).jpg

日本の一人当たりの労働生産性はOECD加盟国35カ国中21位と低く、さらに少子高齢化による生産人口の減少からも生産力が下がって行くという中で業務効率を良くすることが強く求められています。

プロモーションの担当者はより良いプロモーションを考え、実行していくことが本来の業務であり、キャンペーン応募者のリスト化やお問い合わせの対応に時間を取られることは本意ではないはずです。

そういった単純作業はアウトソーシングしてより生産性の高い業務を目指すべきでしょう。

 

キャンペーン事務局代行を依頼するなら

もし、キャンペーン事務局代行の活用を検討されるのではあれば
「豊富な実績」を基盤に一気通貫でサポートできる
株式会社ニューズベースにご相談してみてはいかがでしょうか。

 

事務業務支援の成功事例はこちら

5.有名企業の最新キャンペーン事例紹介

最後に紹介するのは、有名企業が出がける最新のキャンペーン事例になります。
これらの企業は、長きにわたってみなさんに知れ渡るキャンペーンを展開していたり、新たなツールと掛け合わせてキャンペーンを施していたりと、製品のプロモーションにおいて先進的であると言えます。

キャンペーン事務局代行と合わせて参考にしてみてください。

 

5-1.春といえば「ヤマザキ春のパン祭り」

2019-06-06_10h18_50.png

参照:山崎製パン | キャンペーン | 春のパンまつり
https://www.yamazakipan.co.jp/campaign/spring/index.html

 

ヤマザキ製パンが毎年春に開催する販売促進キャンペーン「ヤマザキ春のパン祭り」は毎年開催されており、みなさんもこのキャンペーンを謳ったCMなどをご存知かと思います。

こちらのキャンペーンでは、対象商品に貼付された点数シールを規定の点数分集めると、集めて応募した人全員に「白いお皿」が配布されるというのが主な内容になります。

ヤマザキ製パンのキャンペーンは、「圧倒的な知名度」と「必ずもらえる」という内容から、多くの世代の人に広く浸透しており、今年で39回目を迎える長寿キャンペーンになります。

これまでに配布したお皿は累計で約5億枚を突破しており、人気の高さをうかがい知れます。

 

5-2.Instagramを使った「こどもチャレンジ」キャンペーン

2019-06-06_10h33_48.png

参照:こどもちゃれんじ(shimajiro_benesse)さん(@kodomochallenge) |Instagram
https://www.instagram.com/p/Blt-GcmAoDU/

 

近年多くの世代で利用させることの多いInstagram(略してインスタ)ですが、最近では企業による活用が多くなり、製品のプロモーションにも一役かっています。

企業のプロモーションだと最近ではベネッセコーポレーションの「こどもチャレンジ」が話題となりました。

Instagramを利用するメリットとして、利用会員の声やリアクション、販売促進やプレゼントなどの話題作りに至るまで、幅広い業務をInstagramに全て集約させることができることが大きくあり、業務の効率化や、自社のPRを同時に行えること可能となります。
「こどもチャレンジ」はInstagramを利用したキャンペーンとして優れた効力を発揮している一つとして挙げられます。

 

5-3.季節に合わせたPR「カロリーメイト」

2019-06-06_10h43_33.png

参照:部活メイト | 大塚製薬 カロリーメイト
https://www.otsuka.co.jp/cmt/

 

仕事やスポーツ、忙しい人や手軽に栄養補給をしたい人などの強い味方である「カロリーメイト」を提供する大塚製薬でも季節に合わせたPRを施策し、多くのターゲットに対して接点を作っています。

具体的なPRとしては有名アーティストによるCMや、学生や部活動などとコラボした企画やSNSによる投稿、季節に合わせてPRすキャンペーンと、幅広いターゲットに向けてキャンペーンを立ち上げています。

これまでカロリーメイトは、冬に受験を応援する学生向けのプロモーションをメインに販売促進してきました。しかし上記のキャンペーンを行うことで、冬だけに限らずその他の季節でも、季節に合わせたPRを行うことが可能となり、多くのターゲットにキャンペーンをフォーカスさせることに成功しています。

 

事務業務支援の成功事例はこちら

6.まとめ

campaign-secretariat(6).jpg
キャンペーンは製品・サービスのプロモーションにおいて欠かせないものです。しかし、その運用面においては「失敗できない」「リソースの負荷がかかる」といった懸念点もあります。

その懸念点を解決するのがキャンペーン事務局代行のサービスです。キャンペーン運営に関わる外部ノウハウを活用しながら、単純作業のリソースを減らすことができる事務局代行のサービスは業務効率化にもつながります。うまく活用してプロモーション担当者様は本来のプロモーションを考える業務に集中してはいかがでしょうか。

 

お役立ち資料一覧 アウトソーシング依頼準備シート はこちら

 

参考

※1出典:2017年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書【速報版】|特定非営利活動法人 日本ネットワークセキュリティ協会(JNSA)
Google、Facebook、Airbnbはどのようにしてチームビルディングを行っているのか?|btrax

\ 成功事例・トレンド・お悩み対策や便利なテンプレートなど、有用な情報を配信中! /

メルマガ登録はこちら

関連記事

2020.02.04

カンファレンスのアンケート実施ノウ...

カンファレンスの成功にはアンケートの実施が不可欠です。アンケートを実施することでよりよいカンファレンスをつくることができます。ただ...

社内運動会を開催するメリットやデメリット・ポイントを解説!

2020.03.24

社内運動会を開催するメリットやデメ...

社内運動会には金銭的費用だけでなく、人的、時間的コストが多く発生します。しかも社内運動会の準備は何の利益も生み出さない非生産的な活...

2024.09.18

プロジェクトで重要なステークホルダ...

これから新規プロジェクトを発足するにあたって、重要となるのが「ステークホルダーマネジメント」。 言葉は聞いたことがあっても、実際に...

2023.09.12

【社内イベント】参加率を上げるため...

社内イベントを開催するにあたって、参加率が低いことを課題と感じている担当者も多いはずです。そこで本記事では、社内イベントを開催する...