ワークショップ開催の4ステップ！成功ポイントや注意点も徹底解説

「ワークショップってどうやって開催すればいい？」

「ワークショップを成功させるには？」

ワークショップの企画を担当されている方は、これらのような疑問をお持ちではないでしょうか？

そんな方に向けて、本記事ではワークショップの定義や開催方法、成功させるためのポイントなどについてご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

ワークショップとは

まずは、ワークショップの基本的な説明として以下の2点に沿ってご説明します。

 

ワークショップの定義

ワークショップとは、参加者が主体的に参加する形式のイベントのことです。

ワークショップでは、ファシリテーターという進行役が参加者と一緒にイベントを進めていきます。ファシリテーターはワークショップ全体の雰囲気を作る重要な役割です。

参加者とファシリテーターがコミュニケーションをうまく取ることで、より実りのあるワークショップとなります。

 

ワークショップの種類

おもなワークショップの種類として以下のものがあります。

企業イベントとして取り上げるのであれば、ビジネスや教育、ソーシャルが適しています。

教育業界や社会貢献を重視する企業であれば教育やソーシャルが向いていますし、ビジネス系はどの企業においても相性が良いでしょう。

 

ワークショップ開催の4STEP

ワークショップ開催の4STEPは以下の通りです。

それぞれ詳しく説明していきます。

 

①ゴールを明確に定める

ワークショップを開催する前に、そのイベントを何に繋げたいのかを意識しながらゴールを設定しましょう。ゴールを設定することで、イベントの方向性や内容がぶれにくくなります。

例えば、採用をゴールだとすれば、採用するまでに踏んで欲しいステップを想定してから複数のイベントの内容や順序を考慮すると良いでしょう。

 

②企画内容を決める

ゴールが明確になったら企画内容を決めていきます。以下の項目を明らかにしておくと良いでしょう。

特に、ファシリテーターはイベントの質を大きく左右するので丁寧に選ぶのがおすすめです。

 

③万全に準備する

内容が固まったら、万全に準備をしておきましょう。準備の抜け漏れがないように、複数人でチェックをしながら進めていくとよいでしょう。

イベント開始前、最中、終了後に分けてイメージし、必要になりそうなことを洗い出しておきます。

BGMの準備やワークショップ内で使用する細かい道具などは忘れがちなので丁寧にチェックしましょう。

 

④アフターフォローをする

最後に、アフターフォローをするのも重要です。

ワークショップは開催して終わりではなく、次に繋げるための仕掛けが必要です。事後アンケートや、次のイベントや商品の紹介など、設定したゴールにもとづいた次のステップに進んでもらいましょう。

アフターフォローがなければその場限りで顧客とのつながりが終わってしまう可能性が高まるので、次につながるアフターフォローは必ず行うべきです。

 

ワークショップを成功させるポイント4選

ワークショップを成功させるポイントは以下の4つです。

それぞれ詳しく説明します。

 

無理のない定員を設定する

ワークショップを開催する際は、無理のない範囲で定員を設定しましょう。

ワークショップは参加者とのコミュニケーションが重要なので、ファシリテーターやスタッフの数に対して参加者の数が多すぎると対応の質が落ちてしまいます。ワークを進める中で質問したい方がいたとしても、質問者が多すぎてなかなか進められないといった状況になると参加者の満足度が低下してしまうでしょう。

そうならないためにも、何人までなら十分な対応が可能かをよく検討してから定員を設定する必要があります。

 

集客はできるだけ早く始める

よくやりがちなミスとして、「集客をギリギリの日程に設定し、参加者を集めきれなかった」というものがあります。

集客は余裕を持ってさまざまなパターンを試しながら最適解を見つけなければなりません。集客期間を1ヶ月ほどに設定することが多いかもしれませんが、集客の最適解を見つけるには短すぎる場合が多いです。

計画段階から十分な集客期間を設けて、最も効果的な集客方法を見出しましょう。

 

参加者同士の交流機会も設ける

参加者同士の交流の機会を設けることで、ワークショップの楽しさが増して満足度が向上します。

同じワークショップに参加する顧客は、共通点を持っていることが多いので、交流しやすいでしょう。参加者が興味を持っていそうなテーマを設定してコミュニケーションを促してみるのもいいかもしれません。

タイムスケジュールを組む際、淡々と作業を効率的に進めるのではなく、参加者が交流を楽しめる時間を組み込んでみましょう。

 

事前アンケートで参加者像をイメージする

ワークショップ開催前に、事前アンケートをとって参加者像をイメージしておくとより良い計画を練れるでしょう。参加者が何を期待してイベントに参加したのか、どんな不安を抱えているのかを聞けるので、それらを元に企画内容を組み立てられるためです。

「事前アンケートなんて回答するのが面倒だと思われそう…」と思ってしまいがちですが、「イベントをより良いものにするためご協力ください」と、アンケートに答えることで参加者にもメリットがあることを伝えるといいでしょう。

申し込みフォーム自体を事前アンケートとして活用するのもおすすめです。

 

ワークショップ開催の注意点

ワークショップで注意すべきことは以下の3つ。

それぞれ具体的に説明します。

 

ワークショップ開催を目的と勘違いしない

ワークショップは、あくまでゴールを達成する手段なので、開催することを目的だと勘違いしてはいけません。

しかし、開催の準備をしていると、どうしても開催自体が目的化してしまい、次に繋げられないケースが多いです。そうならないためにも、最初にゴール設定をし、スタッフで共有しておく必要があります。

よりワークショップを効果的にするために、開催目的をしっかりと認識することが重要です。

 

当日のタイムスケジュールは綿密に決めておく

当日のタイムスケジュールは綿密に決めておきましょう。タイムスケジュールを大雑把に立ててしまうと、ワークショップ中に空白の時間が生まれたり、逆に時間が足りなかったりすることがあります。

特に、ファシリテーターがあまり慣れていないスタッフがするのであれば、イベントの最中に戸惑わないように細かくスケジュールを設定しておきましょう。

 

ファシリテーターは経験豊富な人が担当する

ファシリテーターはワークショップが成功するかどうかを決めるキーポイントです。場の雰囲気やスムーズな進行はファシリテーターの技量によります。これまでに多くの経験があるスタッフがファシリテーターとして適任と言えるでしょう。

 

もし、ワークショップを開催するにあたって経験豊富なスタッフがいなくてお困りであれば、ぜひ弊社株式会社ニューズベースにまでお問い合わせください。経験豊富なスタッフがイベントの企画段階からアフターフォローまでトータルサポートさせていただきます。

お問い合わせはこちらから

 

まとめ

ワークショップは、参加者が主体的にイベントに関われるので、うまくイベントを設計すれば満足度を高められるでしょう。開催前にゴールを設定し、主軸をぶらさないことが大切です。

また、ファシリテーターは重要な役割を持っているので、社内人材で担うのが不安であれば外部に委託するのがおすすめです。

 

もしワークショップの開催でお困りのことがありましたら、株式会社ニューズベースにお気軽にお問い合わせください。

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