商談会を開催・運営するメリットとは？手順や成功させるために意識すべきポイントも紹介！

これから自社で商談会を開催するとなった場合、どのように運営していけばよいのかわからないという方もいるはずです。

そこで本記事では、商談会を開催・運営するメリットや手順・商談会の運営を成功させるために意識すべきポイントについて解説します。

 

商談会とは？

商談会とは、出展企業と来場者である企業のバイヤーが一つの会場に集まってビジネスパートナーを探すためのBtoBイベントのことです。

商談会によって、出展企業は自社商品やサービスの販路を拡大したり、商談を成立させたりするなどの目的があります。

一方、来場者である企業のバイヤーは、新規取引先の開拓をしたり新規事業を創出したりするなどの目的があります。

双方の目的が合致することで成り立つのが商談会です。

 

展示会との違いについて

商談会と似ている言葉として挙げられるのが「展示会」です。

商談会と展示会の主な違いは、以下の通りです。

	商談会	展示会
開催目的	自社商品・サービスの販路拡大や新規取引先の開拓・新規事業の創出のために開催する	自社商品・サービスの認知度拡大や見込み顧客の獲得のために開催する
商談相手	商談相手をあらかじめ特定できる	不特定多数を商談相手にできる

上記の表のように、商談会と展示会では開催目的や商談相手が大きく異なるので、意味を間違えないようにしましょう。

 

商談会を開催・運営するメリット

商談会を開催・運営するメリットは、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

業界内での影響力を強化できる

商談会を開催・運営することで、ほかの企業から認知されるようになり、業界内での存在感を高められます。

その結果、業界における影響力の強化につながり、自社にとって有利な状況を作り出すことが可能です。

 

収益機会の創出につながる

商談会を開催・運営するにあたってコストや労力がかかりますが、対価として参加費や出展料などを通じて、収益を得られます。

収益機会の創出につながるだけでなく、業界の最新トレンドや需要を直接視察することも可能です。

 

商談会を開催・運営する際の手順

商談会を開催・運営する際の手順は、以下の通りです。

順番に解説します。

 

1.目的とターゲットを設定する

商談会を開催・運営するにあたって、「なぜ商談会を開催する必要があるのか」「どのような企業・バイヤーをターゲットにした商談会にするのか」など、まずは目的とターゲットを設定しましょう。

途中で商談会の方針がブレないよう、明確に設定することが大切です。

 

2.開催形式を選択する

目的とターゲットを設定したら、次に開催形式を選択します。

商談会における開催形式として、以下の3つが挙げられます。

リアル商談会：一つの会場で企業とバイヤーが集まって開催する一般的な商談会

オンライン商談会：オンライン上で開催する商談会

ハイブリッド商談会：リアルとオンラインを組み合わせて開催する商談会

それぞれで特徴が大きく異なるので、3つのなかから自社に最適な開催形式を選択しましょう。

 

3.日程と会場を決定する

開催形式を選択したら、日程と会場を決定します。

参加人数に対して会場が狭いと参加者は窮屈に感じてしまい、ストレスが溜まる原因となります。

逆に広すぎると、盛り上がりに欠けてしまう恐れがあるため、注意が必要です。

どれくらいの来場者数となるのかを予想した上で、慎重に選びましょう。

 

4.集客活動を行う

日程と会場を決定したら、集客活動を行います。

自社のSNSアカウントで告知をしたりWeb広告を運用して宣伝したりするなど、集客方法は豊富にあります。

そのため、最初から一つに絞るのではなく、まずは複数の集客方法を試してみるのがおすすめです。

 

5.運営マニュアルを作成する

集客活動を行ったら、運営マニュアルを作成します。

運営マニュアルを作成することで、スタッフ間での情報共有が効率的になり、スムーズな開催へとつながります。

作業ミスやトラブルを防ぐことにもなるため、おすすめです。

 

6.当日の運営を行う

運営マニュアルを作成したら、商談会当日を迎えます。

当日はイレギュラーな事態が起こる可能性があるため、迅速に対応できるよう万全の体制を整えておくことが大切です。

無事に商談会が終了したら振り返りを行い、次回に活かせるようにしましょう。

 

商談会の運営を成功させるために意識すべきポイント

商談会の運営を成功させたいのであれば、以下のポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

スムーズに商談ができるような体制を整える

商談会の運営を成功させるためには、スムーズに商談ができるような体制を整えておくことが大事です。

そのためにも、商談会を開催する前に企業情報を閲覧できるようにしたり、商談を予約できたりするなどの施策を講じておきましょう。

 

集客に力を入れる

商談会をスムーズに開催するために万全の体制を構築したとしても、出展する企業とバイヤーが集まらなければ商談会は成立しません。

そのような事態を避けるためにも、集客に力を入れるようにしましょう。

ただし、集客方法によっては専門的な知識やスキルが必要な場合があるため、注意が必要です。

自分たちだけで集客するのが難しいと感じた場合には、外部への委託を検討しましょう。

 

アウトソーシングを活用する

商談会の運営を成功させたいのであれば、アウトソーシングを活用するのもおすすめです。

アウトソーシングを活用することで、商談会の運営における業務を委託できるため、担当者の負担を大幅に軽減することが可能です。

また、アウトソーシングの活用によって商談会の運営におけるプロがサポートしてくれるため、業務クオリティの向上にも期待ができます。

ただし、アウトソーシング会社は数多くあるので、これまでの実績や依頼可能な業務範囲などを比較検討した上で慎重に選びましょう。

 

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まとめ

本記事では、商談会を開催・運営するメリットや手順・商談会の運営を成功させるために意識すべきポイントについて解説しました。

商談会を開催・運営することで、業界内での影響力を強化できたり、収益機会の創出につながったりするなどのメリットがあります。

商談会の運営を成功させたいのであれば、集客に力を入れたりアウトソーシングを活用したりしましょう。

アウトソーシングを検討している場合には、株式会社ニューズベースにお気軽にお問い合わせください。