社内イベントを企画する方法。職場のコミュニケーションを活性化するアイデアとは

社内コミュニケーションが、今重要視されている理由

なぜ社内イベントなどを通じた組織内のコミュニケーションの活性化に注目が集まっているのでしょうか。

そこには、組織としてビジネスを円滑に進めるための大切な要素が含まれているからです。重要視される理由をご紹介します。

 

人材不足による人材難の解消

社内コミュニケーションを活性化させる目的の一つに、日本国内企業が抱える「人材不足」を解消させる効果が期待されています。

現在国内では、有効求人倍率が高く、多く企業が求人を出すものの、労働者が集まらない「働き手不足」が顕著に表れています。また大手企業でも人材難による対策は急務となっており、こうした中で社内コミュニケーションは絶大な効力を発揮します。

 

社内コミュニケーションは、今いる人材の自律性を保ちつつ、互いに協調し合い、組織全体に秩序や競争力を生み出す効果をもたらします。これは社内コミュニケーションが円滑に行われているからこその体系化となります。

単に「社内でのコミュニケーション」と短絡的に受け取るのではなく、広範囲にわたって効果を発揮する１つのツールとして社内コミュニケーションを捉える必要性があります。

 

迅速な情報共有による生産性の向上

社内コミュニケーションは、従業員個人に対してだけでなく、チームや部署などのグループにも一定の効果を発揮します。

コミュニケーションが円滑になることで、不要なミスが減り、結果として生産性の向上や、業務の効率化が図れます。

また従業員「参加型」の社内イベントを開催することで、新たなコミュニケーションや企業風土が醸成され、日々の業務においても新たなイノベーションやクリエイティブな発想など、これまで生まれなかった画期的なアイデアに繋がる可能性も秘めています。

 

人材の多様性を認め合う風土作り

これまでの経営や仕事であれば、従業員間に階層的な階級や関係性を設けて、単純な業務を「縦割り」や「横割り」など部門別にわけて仕事をしてきました。

しかし現在では多くのグローバル企業が、多種多様な人材や価値観を受け入れ、単一的な仕事から、創造的(クリエイティブ)な仕事を遂行することにシフトしている風潮が見受けられます。

 

そのため、一昔前より濃密な関係性とともにフラットな組織づくり、多様性を受け入れる雰囲気作りが急務となっています。これまで社内コミュニケーションに重きを置いていなかった組織でも、コミュニケーションの見直しや、経営スタイルの変更が余儀なくされています。

 

離職率の改善

企業における喫緊の課題として常態化している問題が、社員の離職率の高止まりになります。そのため社員の定着率を上げるには下記に記載する内容が必要となります。

「相談しやすい人間関係の構築」

「自闊達な社風の醸成」

組織や職場における従業員間のコミュニケーションが円滑になることで、社員の満足度が高まり、組織に対する帰属意識が深まることで、離職率の低下に繋がっていきます。

そのツールの一つとして社内イベントを活用することで、社員間の接点を設けて、仕事の満足度だけでなく、会社に対する満足度も同時に高めることができます。

 

職場のコミュニケーション活性化

社内コミュニケーションを正しい方法で取れれば、職場のコミュニケーションの活性化につながります。職場のコミュニケーションが活性化することで連絡等が円滑になり、業務の効率化にもつながり、社員の業務へのモチベーションも高く保てるようになります。そのため、社内コミュニケーションがとても重要です。

休憩時間などに社員がコミュニケーションがとりやすくなるように社内のレイアウトを変えてみることもおすすめです。中でもコミュニケーションを取るためのフリースペースなどを用意することも職場のコミュニケーション活性化につながります。

 

現在はITツールを駆使してコミュニケーションを取ることも可能な時代になっているため、社内コミュニケーション用のITツールの導入もおすすめです。また、ITツールを駆使してコミュニケーションを取る場合は、ITリテラシーの低い社員でも利用が可能な設計がシンプルなものを選ぶようにすることで、より多くの社員がITツールを駆使してコミュニケーションをとることが可能になります。

このようなことから、職場のコミュニケーションを活性化させるためにはさまざまな方法があります。ぜひ一度試してみてください。

 

社内イベントの企画案やアイデアをご紹介

社内イベントを行うのであれば、コミュニケーションが活性化しやすいイベントを企画するのがおすすめです。

社内イベントは、別の部署・部門など、話す機会が少ない社員同士が話すきっかけとなります。そのため、社内コミュニケーションの活性化や社員のモチベーションアップなどの効果が期待できます。それは結果的に、業務効率アップにもつながることでしょう。

従来はどこか会場を借りて行う、いわばオフラインの社内イベントが中心でした。一方、近年ではインターネットの普及や技術進歩もあり、オンラインで社内イベントを行うケースも増えてきています。

オンライン、オフラインはそれぞれ違った特徴があるため、企画案もそれぞれに合ったものを考えることが大切です。ここでは、オンラインとオフライン、それぞれの社内イベントで定番の企画案やアイデアを紹介します。

 

オンライン開催の場合

オンラインイベントは、チャットツールなどを使ってリモートにより行うのが一般的です。以下ではオンラインでよくある社内イベントの企画を紹介します。

 

■オンライン表彰式

まずは、オンライン表彰式についてご紹介します。オンライン表彰式は、オンラインで行うため、社員が参加しやすいことが特徴です。オンライン表彰式の内容としては、Zoom等のITツールを駆使することで社員がリモートで参加します。そして、業務で結果を残した社員をオンラインで表彰するのです。

オンライン表彰式の良い点は、リモートワークによって分かりづらくなった社員の業務貢献度を把握できることです。自分は会社から見られている、ということも表彰式を通じてわかるため、受賞するしないにかかわらず社員と会社にとって良い企画です。

 

■オンライン社員総会

オンライン社員総会は、その名の通り、オンラインで行われる社員総会です。従来の社員総会は、社員全員が入る場所を借りる必要がありましたが、オンラインで行うことで場所を借りる必要がなくなります。また、従来の社員総会では会場まで足を運ぶのが面倒という方が多かったのが事実ですが、オンラインで行うため、このようなことも心配する必要がありません。

社員総会を行うことで会社が目指していることやこれからやりたいことなどを社員全員で認識できるため、業務が円滑になり、効率的にもなるため、とてもおすすめです。オンラインで開催できるため、一度試してみるのはいかがでしょうか。

 

■オンラインゲーム大会

普段は業務をしている仲間たちとオンラインでゲーム大会を行うことで、普段とは別の一面も見られるため、社内の雰囲気が良くなります。オンラインで行うため、だれでも自由に参加できます。また、部署の違う方とも共通のゲームの話題でコミュニケーションが取れるようになったりと良いことが多いです。

オンラインゲーム大会は、先ほどご紹介した2つとは異なり、業務という感覚ではなく遊びという感覚で参加できることもよいところです。オンラインゲーム大会を行うことで、家にいながらも普段の業務でのストレスなども発散できますし、気分転換をすることができます。家事の合間に参加する、というようなこともできるのでおすすめの社内イベントです。

 

オフライン開催の場合

続いてオフラインでおすすめの社内イベント企画を紹介します。

 

■運動会

オフラインイベントとして根強い人気を誇るのが、社内運動会です。規模が大きい・歴史ある企業を中心によく行われています。

運動会を実施する場合、参加規模によっては会場手配などに手間や費用が多くかかります。しかし、身体を動かして適度に汗をかけるので、リフレッシュになりやすいイベントです。また、部署ごとにチーム分けをすれば、社員同士でコミュニケーションが活性化しやすいのも運動会の特徴です。

自社で会場の手配などが難しい場合は、イベント開催をサポートするサービスなどを活用することをおすすめします。

 

■ファミリーデー

ファミリーデーとは、社員の家族を自社に招いて、企業見学を中心にさまざまなコンテンツで楽しんでもらうイベントです。

誰でも会社での姿と家族に見せる顔は違いがあります。イベントをきっかけに、企業の取り組みや仕事内容を家族に知ってもらえば、家族関係はこれまでと違った盛り上がりを見せることでしょう。社員も自らの仕事に改めて誇りを持てるようになり、モチベーションを高めて仕事に臨めるというメリットもあります。

イベントの準備はそれほど手間がかかりませんが、実施のメリットは数多くあるためおすすめです。

 

■スポーツ観戦

スポーツ観戦も社内イベントとして人気のあるコンテンツです。

前述の社内運動会だと、「運動が苦手…」という社員にとっては面倒なイベントだと思われてしまうかもしれません。しかし「動くのは嫌だけどスポーツを観るのは好き」という人は意外と多いものです。そのため、より多くの社員が楽しみやすい企画といえます。

一つのスポーツに固執するのではなく、種目ごとに希望者を募れば幅広く楽しめます。また、同じスポーツが好きな社員同士でコミュニケーションも活性化することでしょう。

観戦費用を企業側が負担すれば良いので、会場準備の手間はかからない点も大きなメリットです。

 

■ランチ会

近年、多くの企業で実施されている社内イベントといえば、ランチ会です。食事をしながら気軽に社員同士でコミュニケーションを取れるのが特徴です。

似たような飲食を伴う社内イベントとして飲み会がありますが、こちらは夜に開催するため「仕事の時間以外も付き合いがあるのは嫌」という社員に敬遠される傾向にあります。しかし、ランチ会であれば、職場で過ごす時間内で行えるため、社員にとってはハードルが低く参加しやすいイベントといえるでしょう。

部署や上下関係が異なるグループで行うシャッフルランチであれば、社内コミュニケーションがより活性化されやすくなるので検討してみてください。

社内イベントを成功させるためにすべきこと

 

社内イベントの目的を明確化する

まずは社内イベントを実施するにあたり、中核となる目的を決定しましょう。

そもそも会社組織の目的は、「会社の業績を上げ」「売り上げに貢献する」ことです。社内イベントの開催は、これら「会社組織の目的達成する」ことの一助として位置付けられるものです。

社内イベントを介して、会社組織の目的にどのように成果をもたらすのか、しっかりと認識をしておくことが何よりも大切です。社内イベントは多方面のメリットがありますが、可能なかぎり一つの目的に絞り、軸のブレない運営体制が理想的です。

 

＜社内イベントの目的例＞

 

社内イベントはあくまで「手段」であり、「目的」ではありません。

開催や運営に注力しすぎて、企業組織の本来の目的を見失いなわないよう、社内イベントが課題解決や、業績向上のための一手段として適合する目的を設定しましょう。

また、目的が明確になることでイベント内容も企画しやすく、費用対効果の向上にもつながります。

 

運営メンバーの体制を整える

社内イベントを運営するには、複数人の運営メンバーをあつめることが必要です。

自薦他薦は問いませんが、できる限り広報、人事、総務など社内で広範囲に交流を持てる部署メンバーがいると心強いです。

また、多様な社員の意見が取り入れるため、年齢や性別、入社歴など幅広いメンバーをバランスよく配置できれば、より満足度の高いイベント企画につながるでしょう。

集まったメンバーは、中核となるメンバーをメインに各部門との調整役や事務方・実行部隊など、それぞれのセクションを割り振りましょう。

 

運営の役割

運営メンバーには、以下のような役割を担当してもらうようにしましょう。

 

 

イベント内容の企画を練る

どのようなイベントを実施するか、イベントの目的に応じて企画を練りましょう。

社内イベントにはさまざまなパターンがあるので、例をご紹介します。

 

＜イベント内容例＞

 

社内イベントといえど、その規模やバラエティは多種多様です。

イベント企画の大まかな流れは以下の通りになります。

上記の一連の動きを見える化し、各担当ごとに準備を進めます。

また、どこまでの業務を自社でおこない、外注するかどうかの検討も必要です。

コンテンツのデザインや食事の手配、イベントの司会やレクレーションなど、予算に合わせて外注すべき費用をイベント企画段階で洗い出しておきたいところです。

参加人数や日取りを合わせ、運営メンバーと検討を重ねましょう。

 

会場やコンテンツを用意する

また、イベント開催には必ず場所やツールの準備が必要となります。特に会場の選定はイベントの良し悪しを左右しかねません。

段取りがスムーズとなるよう、「アクセス利便性」や「日時」の都合がつく場所を選びましょう。

大人数を収容する会場であれば、貸会議室やホテル、レストランなど人気の高い会場は、予約が埋まりやすいので注意が必要です。

また、下見をしないまま闇雲に会場を決めてしまうことは避けましょう。イベント当日になって、アクセスの悪さや、照明の暗さ、会場の狭さなど不備が見つかる可能性があります。

 

イベント会場を選定する際は、複数の候補地を挙げ、なおかつ下見をすることが懸命です。もし万が一希望の会場が予約で埋まっていたとしても、他の候補地があれば安心です。

また、会場の準備だけでなく、イベントに必要不可欠なコンテンツの用意も忘れてはなりません。コンテンツは、式典スタイルものから、イベント参加型のもの、バンド演奏や運動会など幅広くありますので、最初に掲げた「社内イベントの目的」に照らし合わせたコンテンツを用意しましょう。

また、内容の企画だけでなく、当日使用する備品も含め、マイクやひな壇、音響やスクリーンなど事前に会場担当者と打ち合わせをし、追加料金や予約の有無などを確認しておきましょう。

 

 

 

企画通りに社内イベントを実施しても、参加したメンバーの満足度が低ければ、せっかく費やしたコストや労力も無益となってしまいます。
社内イベントがより有益性を増すために、イベント参加者の満足度を高めるポイントをご紹介します。