イベントの予算書のテンプレートをダウンロードできるサイトを紹介！作り方やポイントも解説

イベントを開催するにあたって、予算書を作成する必要があります。

しかし、イベントの開催経験が乏しい場合には、どのように予算書を作成すればいいのかわからないという方もいるはずです。

そこで本記事では、イベントの予算書に記載すべき内容や作り方・作成する際のポイントについて解説します。

イベントの予算書のテンプレートをダウンロードできるおすすめサイトについても紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

 

 

イベントの予算書とは

イベントの予算書とは、イベントを開催するにあたって必要な費用や収益を一覧表にしたものです。

イベントの予算書には、大きく分けて収入項目と支出項目の2つがあります。

 

 

 

イベントの予算書に記載すべき内容

イベントの予算書に記載すべき内容は、以下の3つです。

順番に解説します。

 

収入

収入では、参加者の登録料やスポンサーからの支払いなど、項目ごとに分けた収入金額とその合計金額を記載します。

なお、項目ごとに分けた収入金額については、予算額と決算額を分けて記載するようにしましょう。

 

支出

支出では、会場費や飲食費など、項目ごとに分けた支出金額とその合計金額を記載します。

収入と同様に、項目ごとに分けた支出金額については、予算額と決算額を分けて記載するようにしましょう。

 

差引残高

差引残高では、収入の総額から支出の総額を差し引いた金額を記載します。

差引残高によって、実際にどれくらいのお金が残っているかを明瞭にすることが可能です。

 

イベントの予算書の作り方

イベントの予算書の作り方は、以下の7ステップです。

順番に解説します。

 

1.目標を設定する

イベントの予算書を作成するにあたって、まずは目標を設定しましょう。

目標を設定したら、達成するために必要なアクションやリソース・コストを算出します。

 

2.支出を算出する

目標を設定したら、次に支出を算出します。

実際にかかる支出と大きく乖離してしまうと、「予算が足りなくなってしまった」ということになりかねないため、以下のようになるべく正確に算出することが大切です。

 

 

3.期間を決める

支出を算出したら、イベントを開催するまでの期間を決めます。

それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかるのかを見積もりましょう。

イレギュラーな事態が発生することも想定して、なるべく余裕を持った期間に設定するのがおすすめです。

 

4.必要なリソースを書き出す

期間を決めたら、それぞれのタスクに必要なリソースを書き出します。

以下のように、リソースに応じたコストや単価も算出しましょう。

従業員	数量	単価	コスト
Aさん	200時間	1,500円／時間	30万円
Bさん	100時間	2,000円／時間	20万円
Cさん	150時間	1,200円／時間	18万円

 

5.イレギュラー時の分析を行う

必要なリソースを書き出したら、イレギュラー時の分析を行います。

以下のように、イレギュラーごとに影響度と発生確率について、表を作成して可視化しましょう。

イレギュラー名	影響度	発生確率
A	低	高
B	中	中
C	高	低

表を作成したら、実際にイレギュラーが起きた場合の対処法について考えてみましょう。

 

6.予算を調整する

イレギュラー時の分析まで完了したら、予算に問題がないか、もう一度確認します。

コスト・期間・リソースの観点から見直しを行い、必要に応じて予算を調整しましょう。

 

7.定期的に予算を管理する

予算の調整まで行ったら、実際に作成した予算書を基にイベントの準備を進めていきます。

イベントの準備を進めていくなかで、予算と実際の支出に大きな乖離があったり、何かしらの問題が生じたりする可能性があるため、定期的に予算を管理するようにしましょう。

 

イベントの予算書のテンプレートをダウンロードできるサイト

「イベントの予算書を自分たちで一から作成できるか不安」ということであれば、テンプレートをダウンロードしましょう。

具体的におすすめのサイトを以下にまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

 

 

 

 

イベントの予算書を作成する際のポイント

イベントの予算書を作成する際には、以下2つのポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

過去のデータを参考にする

イベントの予算書を作成する際には、過去のデータや事例を参考にしましょう。

過去のデータを参考にすることで、リアルな数値の設定が可能となります。

その結果、実際の数値と大きな乖離が生まれることはなく、スムーズなイベントの開催に期待ができます。

 

余裕を持たせた予算設定にする

イベント準備を進めるなかで、想定外のトラブルや問題が発生することは珍しくありませんん。

トラブルや問題が発生したことで思った以上に支出がかかってしまい、予算がオーバーする可能性も考えられるため、余裕を持たせた予算設定にしましょう。

 

まとめ

本記事では、イベントの予算書に記載すべき内容や作り方・作成する際のポイント・テンプレートをダウンロードできるおすすめサイトについて紹介しました。

イベントの予算書とは、イベントを開催するにあたって必要な費用や収益を一覧表にしたものであり、収入や支出・差引残高を記載します。　

イベントの予算書を作成する際には、過去のデータを参考にしたり余裕を持たせた予算設定にしたりすることが重要です。　

イベントの予算書のテンプレートをダウンロードできるサイトもいくつかあるので、ぜひ有効活用してみましょう。

 

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