展示会で案内状を作成する目的とは?ポイントや注意点・例文も紹介!

公開日:2023.07.27

展示会に出展する際には、来てもらいたい人に対して手紙やメールなどで案内状を送るのが一般的ですが、具体的にどのような内容を書けばいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、案内状を作成する際に意識すべきポイントや注意点・実際に使える例文などを紹介します。

展示会を成功させたい担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

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展示会に出展する際に案内状を送る目的

展示会に出展する際に案内状を送る目的は、1人でも多くの来場者をブースに呼び込むことです。

展示会当日は多くの来場者が訪れるため、その場で声掛けをしてブースに集客しようと考える企業も少なくありません。

しかし、来場者のほとんどは何かしらの目的があって参加しているケースが多く、展示会当日に会場で積極的に声を掛けても集客できない可能性があります

そのため、事前に集客することが重要となるので、多くの企業では展示会に出展する前に見込み客に対して案内状を送っているのです。

 

ちなみに案内状と似ている言葉として「招待状」がありますが、それぞれの意味は以下の通りです。

案内状:自社の商品やサービスに興味関心がありそうな相手に対して送るもの
招待状:自社との関係が深い相手に対して送るもの

それぞれ言葉の意味を間違えないように注意しましょう。

 

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展示会の案内状で記載すべき項目

展示会の案内状で記載すべき項目は以下の通りです。

  • 差出人の名前
  • 問い合わせする際の連絡先
  • 展示会の内容
  • 出展ブースのアピールポイント
  • 展示会の日時や場所
  • アクセス方法
  • 参加費用の有無

一つでも項目が抜けてしまうと、相手に不便な思いをさせてしまう恐れがあるので、注意しましょう。

 

展示会で案内状を作成する際に意識すべきポイント

展示会で案内状を作成する際に意識すべきポイントは、以下の4つです。

  • 案内状は開催日の2〜3週間前に送る
  • 展示会に来場するメリットを提示する
  • シンプルでわかりやすいような件名にする
  • 自社サイトやLPのURLを添付する

順番に解説します。

 

案内状は開催日の2〜3週間前に送る

案内状は、送るタイミングによって参加率も変わってきます

例えば数か月前などあまりにも早く案内状を送ってしまうと、送付先の方がまだスケジュールを確定できず、来場を決めかねてしまう場合があります。

かといって1週間前に送ってしまうと、既にスケジュールが埋まっている可能性が高くなります。

そのため、ベストなタイミングとして、案内状は開催日の2〜3週間前に送ることを意識しましょう。

ただし、経営層の方など早くから予定が埋まりやすい方に対しては、やや早めて1ヵ月前にお送りしても良いでしょう。

また、案内状送付前の開催1ヵ月前くらいのタイミングで、会社のWebサイトやSNSなどでも出展について告知をし始めるとよいでしょう。

 

展示会に来場するメリットを提示する

ほとんどの人は、何かきっかけがないと展示会に参加しません。

展示会に参加してもらう一つのきっかけとして、メリットをしっかり提示しましょう。

メリットの具体例は以下の通りです。

  • 新商品に関するノベルティを受け取れる
  • 公の場では明かされていない新情報が得られる
  • 新サービスを実際に体験できる

 

シンプルでわかりやすいような件名にする

案内状をメールで送る際には、シンプルでわかりやすいような件名にすることが重要です。

なぜなら、件名でどのような内容のメールかがわからないと、開封されないまま削除されてしまう恐れがあるからです。

展示会名と自社の名前は件名に盛り込むようにしましょう。

 

自社サイトやLPのURLを添付する

案内状を作成する際に自社サイトやLPのURLも一緒に添付することで、自社の出展内容について詳しい情報を伝えることができます

相手の理解を深めることで、展示会への参加の可能性を高めることができるでしょう。

 

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展示会の案内状で実際に使える例文

展示会の案内状で実際に使える例文を、手紙とメールのパターンに分けてそれぞれ紹介します。

 

手紙の場合

​​令和5年6月15日

取引先各位

株式会社⬜︎⬜︎

代表取締役●●●●

展示会のご案内

春風の候、みなさまにおかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

弊社は令和5年7月1日~3日に開催される「〇〇展示会」に出展する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。

今回、弊社の新サービスである「〇〇」を実際に体験していただけるブースを準備しております。

そのほかにも、さまざまな特典を用意しておりますので、 お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、是非ご来場くださいますようお願い申し上げます

敬具

 

開催日時:7月1日~7月3日 10:00~18:00

会  場:東京都港区××1-2-3

アクセス:JR山手線○○駅 徒歩10分

展示内容:弊社新サービス〇〇の無料体験や無料相談

参加費用:無料

〇〇展示会当日までにご不明点やご質問があれば、下記問合せ先までお気軽にご連絡ください。

問合せ先:株式会社⬜︎⬜︎ 担当●●

電  話:03‐1234‐1234

 

皆様のご来場を心よりお待ちしております。

以上

 

株式会社⬜︎⬜︎

担当●●

 

メールの場合

件名:〇〇展示会のご案内|株式会社⬜︎⬜︎

 

株式会社▲▲

〇〇様

 

平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

株式会社⬜︎⬜︎の●●でございます。

 

この度、弊社は東京都港区にて開催される〇〇展示会に出展する運びとなりました。

当日は、弊社の新サービスである〇〇を直接体験して頂き、貴重なご意見を賜りたく存じます。

そのほかにも、さまざまな特典を用意しておりますので、 お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、是非ご来場くださいますようお願い申し上げます。

 

―記-

〇〇展示会 出展のご案内

開催日時:7月1日~7月3日 10:00~18:00

会  場:東京都港区××1-2-3

アクセス:JR山手線○○駅 徒歩10分

展示内容:弊社新サービス〇〇の無料体験や無料相談

参加費用:無料

新サービス〇〇の公式サイト:http://xxxxxxxxx

 

〇〇展示会当日までにご不明点やご質問があれば、下記問合せ先までお気軽にご連絡ください。

 

問合せ先:株式会社⬜︎⬜︎ 担当●●

電  話:03‐1234‐1234

 

皆様のご来場を心よりお待ちしております。

以上

 

株式会社⬜︎⬜︎

担当●●

案内状を送る際の注意点

案内状を送る際には、以下の2点に注意しましょう。

  • 展示会が有料の場合にはチケットも送付する
  • 確度の高い人に限定する

順番に解説します。

 

展示会が有料の場合にはチケットも送付する

展示会への参加が有料なケースもあります。

来場者の自己負担にしてしまうと参加率が大幅に低下する恐れがあるので注意が必要です。

この場合は、特に来てほしい方に対してチケットも一緒に渡すとよいでしょう。

 

確度の高い人に限定する

案内状は誰にでも送っていいというわけではありません。

なぜなら、自社の商品やサービスに対してあまり興味がない人に送っても参加してもらえる確率は限りなく低いからです。

案内状の作成と送付には少なからず人手がかかります。確度の高い人に限定して送るようにしましょう

 

展示会の成功事例はこちら

まとめ

本記事では、案内状を作成する際に意識すべきポイントや注意点・実際に使える例文などを紹介しました。

案内状は、1人でも多くの来場者を自社のブースに集客するために欠かせません。

案内状を作成する際には、展示会に来場するメリットを提示したり、シンプルでわかりやすいような件名にしたりすることを心がけましょう。

 

「自社で案内状を作成するリソースが確保できない」「案内状を作成できるかが不安」ということであれば、弊社株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、展示会主催者・出展者サポートを提供しており、案内状の作成もご依頼いただけます。

そのほかにも、ブースデザインの作成や備品準備・来場者対応など、展示会におけるさまざまな業務に対応しています

これまで数多くの実績があり、展示会に精通したプロの担当者がサポートしますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

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