How to 記念事業イベント!どう企画すればいいの?を徹底解説

公開日:2018.09.07  更新日:2024.03.18

企業創立からの節目の年やターニングポイントで行われる「周年記念事業」。社内向け、または既存のお客様はや地域、社外へ向けて自社の存在意義を発信する場にもなっています。

記念事業の一環として「社史編纂」「記念講演」「記念パーティ」「社員旅行」「運動会」などのコンテンツやなどが企画され、中には準備に数年かける企業もあります。

そんな重要な記念事業を推進する際、当事者になってしまった担当社員の方はどんなことに気をつけなければならないのでしょうか。事業の開催頻度は多くても1年に1~2度と、頻繁に開催されるものではないため、イベント運営ノウハウはなかなか蓄積されません。

またイベント毎に担当者が変わるため、企画をゼロから形にしていくのは難易度が高いと言えるでしょう。

今回は参加者の満足度の高い記念事業を執り行うためには何が必要かをみていきたいと思います。

 

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記念事業の担当者はやることがいっぱい

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記念事業と聞くと、一般的には祝賀パーティや記念講演、記念品の贈呈などがイメージされます。が、記念事業は思い立ってすぐ実行できるイベントではありません。多くのノウハウと沢山の労力、入念な準備が必要です。準備に時間や手間がかかりますが、担当者や担当部署があらかじめ決まっているということはありません。

もし担当として指名された場合、多岐に渡る業務と関係者の多さに驚くかもしれません。しかし、担当者は通常の業務に加え、これらの企画を長期に渡って準備して成功に導かなければなりません。

 

記念事業を開催する目的とは

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記念行事は社員や取引先などのステークホルダーに対して、感謝を示すものです。

そのため、記念行事イベントの実施は、社外はもちろん社内にもさまざまな変化をもたらします。

ただの祝い事として行うのではなく、明確な目的をもって企画することが大切です。目的が明確になれば、記念行事イベントを行う意義が高まります。

目的をより明確にするためには、社内向けと社外向けの目的を設定すると良いでしょう。

 

社内向けの目的

社内向けの目的を明確化すれば、自社ならではの付加価値を社員に与えることができます。以下では、社内向けの目的をいくつか紹介します。

 

・自社への理解を深める

自社への理解が深まると、社員の自社愛や団結力を高められます。また、入社して日が浅い新入社員であれば、自社のことを知ることで企業理念が再確認でき、人材育成につながります。

 

・社員のモチベーションを高める

記念行事は、社員のモチベーションを高める良い機会でもあります。やる気をアップさせるために、表彰を行う・記念品を配る・社員が楽しめる企画を実施するなど、社員の目線に立って企画を立ててみましょう。

 

・社内コミュニケーションを促進する

記念行事は社員全員が参加し、部署や役職の垣根を超えて一堂に会します。そのため、社内コミュニケーションを目的の一つに掲げるのも良いでしょう。普段はあまり話さない社員同士が言葉を交わすことで、将来的に業務が円滑に進むようになりやすいです。

 

社外向けの目的

社外向けの目的を明確化しておけば、社外の方々にも付加価値を提供できます。例えば、以下のような目的があります。

 

・新商品、新サービスの発表

記念行事では社外向けに新商品・新サービスの発表を目的にすることがあります。10周年などのイベントであれば、こうした発表を行うことで、社外へさらなる成長や長期的な事業継続をアピールすることが可能です。

 

・企業ビジョンの発信

企業ビジョンを発信することも社外向け目的となります。今後の目標を打ち出せば、株主・取引先・顧客らから期待や信頼を集められます。

 

・より親密で良好な関係を築く

社外の人や企業と、自社の社員の良好な関係を築く場にするというのも良い目的です。記念行事をきっかけにお互いをよく知れば、新しいビジネスを創出するきっかけが生まれるかもしれません。

 

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記念事業の各カテゴリー

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帝国データバンクによると、2018年に節目の年を迎える企業(「周年記念企業」)は、全国で13万9359社に上ります。このうち上場企業は382社で、100周年企業は1308社と多くあります。

都道府県別では、10、50、100周年でいずれも「東京都」がトップ、創業100周年企業は、帝人、パイロットコーポレーションなどが名を連ねています。*1

こうした企業の記念事業の取り組み例は様々ですが、大きく分けると次のようなカテゴリーになります。

 

1.ビジョン型
会社のDNAを再確認し、未来像を示す戦略事業で、いわば会社の中長期計画をお披露目する場とも言えます。トップの意向を受けて市場戦略の見直しや組織体制まで踏み込み、マーケティングの一環としても注目されます。

 

2.PR、イメージアップ型
周年事業で広告を刷新したり、PR誌を創刊したりして、企業イメージの刷新を図るものです。イベント開催、周年記念セールや各種キャンペーンも同時開催することもあり、賑やかなイベントが目立ちます。

 

3.社史発行と企業アーカイブズ整備等
会社の業績を振り返り、社史の発行やアーカイブズ整備にフォーカスするのが特徴です。

 

4.セレモニー重視型
周年事業の一環として取引先や株主などステークホルダーとの関係強化を図る取り組みです。地域住民やコミュニティ参加も広く呼びかけ、従業員と家族にも感謝を伝える大きなイベントとなる場合もあります。祝賀会、レセプション、記念品配布等が主役です。

 

4.福利厚生型
社員やその家族に対し、福利厚生を充実させる目的で、保養施設を開設したり、社員の家族揃ってレクリエーションを開催したりします。

 

5.社会貢献型
社会貢献に軸足を置いた取り組みです。文化活動や福祉活動などで、文化交流事業を促進したり、育英基金の創設、福祉車両の寄付などが行われたりします。

 

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企画方法

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こうした記念事業を進めるにあたって重要なのは「企画目的」「ターゲット」「課題の整理」の3つです。

記念事業は、長い計画期間が必要です。多くの企業では、まずプロジェクトチームを周年事業の少なくとも1ー2年前には立ち上げます。ここでは、これまでの周年事業の調査、分析、企画立案までを担当し、社内外のヒアリングや資料分析などをベースに目的や課題、ターゲットを絞り込みます。

次にプロジェクトチームを結成し、遅くとも1年前には準備段階に入ります。チームは、若手、中堅社員からベテランOBなど会社に携わる様々なポジションの担当者を置く体制が理想的です。共有すべきビジョンとプランの具体化を目指し、トップメッセージを反映させることが重要なポイントになります。

また、周年事業を推進するには実行委員会のような体制が望まれます。実行委員会とは、運営、各コンテンツ、プロジェクトの遂行を担うセクションです。

委員会を設置する場合が多いですが、店舗運営が主体の企業は、店舗営業と実行委員業務との負荷を考慮し実行委員会を設置せず、事務局が兼任するケースもあります。

これらのメンバーを周年次に招集し、記念事業に向けた機運を高めます。キックオフのためのプレイベントを催すのもいいでしょう。こうした催しで、社内外の結束を高め、式典が具体化していきます。

 

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記念事業を成功させる進め方のポイント

記念行事はなんとなく進めても良い結果は生み出せません。目的の明確化はもちろんですが、その他の部分にも気を配りましょう。

 

・規模に合わせた準備時間の確保

記念行事はその目的や内容によって規模が変わります。規模が大きくなればなるほど費用はかかりますし、イベント準備の時間も多く必要です。行き当たりばったりでは、規模が大きくなりがちな記念行事はうまくいきません。チーム編成、会場確保、外部委託、企画立案などを早急に進め、予算を確定していきましょう。

 

・コンセプトに沿った企画立案

準備をスムーズに進めるためには、記念行事のコンセプトを決めることが大切です。方向性さえ決まってしまえば、準備中にブレることがなくなるためです。イベントにて何を表現するのか、伝えたいことは何なのかを必ず言語化しておきましょう。

 

・社内外への告知を徹底する

イベントの目的やコンセプトが決まり、準備が進んで開催時期が決定したら、社内外への告知を進めましょう。イベントコンセプトを社内に浸透させておくと、社員の中でイベントが自分ごととなりやすく、協力体制が整いやすいです。

 

・予算人員を必要なだけ確保する

イベント規模から予算や人員はどれくらい必要になるか予想し、しっかり確保しましょう。イベントは人・物・金が不十分だとうまくいかないためです。

 

・スケジュールや台本作成

記念行事に向けたスケジュールはもちろん、当日の進行表や台本も用意しておきましょう。

 

より良い記念事業にするためには

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最近では、記念事業の一環として、「パーティ」「旅行」「動画作成」などのイベントやコンテンツを個別に制作、運営するケースも増えています。

この場合、社内にノウハウの蓄積はなく、専門家など社外の協力を得ることがポイントになります。

 

ピザの宅配で有名な株式会社ドミノ・ピザ ジャパン様は、日本にオープンして25周年になりますが、日本・米国共に節目の年に行った社内イベントが、「25周年アニバーサリーパーティ」でした。

弊社が担当した周年記念イベントのテーマは「オアシス」。パーティ会場では、社員の顔で作ったモザイクアート、店舗毎にメッセージを書き持参してもらったピザボックスの展示、歴代の宅配バイク、ユニホームなどが並び、社員一体となって会場を盛り上がり、店舗で頑張る社員のモチベーションアップを狙ったイベントとして成功しました。

イベントの様子はこちらからどうぞ。

 

パソコン通信サービス「NIFTY-Serve」に始まり、さまざまなインターネットサービスを提供してきたニフティ株式会社様は、25周年の節目を期に次の世代に向けて大きく飛躍するために「変化とチャレンジ」をテーマに開催しました。

若手からベテランまで巻き込んで、結束を狙ったイベント企画で、その名も「GO×GOニフティ25祭(サイ)」と題しました。普段、顔を合わせないような社員との交流も深まり、「社員の才能の可能性を感じた」「これから何か新しいことができそう」と高い評価を受けました。

イベントの様子はこちらからどうぞ。

 

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まとめ

記念事業を実行するためには、社内にあるネットワークや資産だけでは成功するのは難しく、
時には社外やコミュニティからも知恵を借り、まとめ上げる力が求められます。イベント会社の協力を得ながら、新しいアイデアや切り口にチャレンジすることもできそうです。

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参考文献

*1  2018年「周年記念企業」調査|帝国データバンク

 

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