セミナー/ウェビナー企画・準備のための初心者必読マニュアル

公開日:2016.01.18  更新日:2022.05.12

企業が主催するセミナーには、目的によってさまざまなスタイルがあります。

「既存の顧客層に新商品を紹介する」
「新規見込み客を獲得する」
「取引先への研修」
「幅広い人に企業やビジネス内容を認知してもらう」

セミナーを行う名目、目的やスタイルが異なっても、セミナーを運営する上での基本的な部分は、実は同じものになります。しかし、セミナーと一括りにいっても、初めてセミナーを開催するとなれば、どこから手を付ければよいのか、何を決めればよいかなど、わからないことだらけという方もたくさんいるのではないでしょうか。

また、最近はITツールなどを利用して行うオンラインセミナーが急激に普及してきています。そのため、オンラインセミナーの開催方法についてもわからないことが多いと思います。

 

今回は、これから初めてセミナーやオンラインセミナーを実施しようとお考えの方に向けて、企画段階から資料作り、セミナーやオンラインセミナーを行う上での、スケジュールや計画を立てる際に、意識しておきたい準備段階でのポイントについて紹介していきます。

ぜひ参考にしてください。

 

セミナー運営の事例はこちら

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セミナーやオンラインセミナーを成功させるにはプランニングがとても重要になります。そこでここでは、プランニングについて詳しく解説していきます。

1-1.セミナーを開催する目的や目標を設定しよう

セミナーやオンラインセミナーを企画する際に、最も重要になることは「セミナーやオンラインセミナーを開催する目的を明確にする」ということです。セミナーの企画段階では、どんな内容で実施するかに着目してしまいがちです。しかし、大切なことはセミナー自体の内容の前に、開催する目的を明確にすることです。

 

ただ単に情報提供をするだけであれば、わざわざセミナー形式をとる必要はありません。セミナーの目的や重きをおくポイントを具体的に定めることで、セミナー自体の成功か否かを見極めることにも繋がります。

具体的な例になりますが、サービスや製品を紹介するセミナーやオンラインセミナーの場合では、実際に購入に至る新規顧客の開拓や、既存顧客へのクロスセルやアップセルといった点が目的になりがちです。しかし、せっかく集まった見込み客に対して、単に情報提供を行うだけになってしまうのは、機会損失です。

直接顧客に対して営業ができる機会として、実際にサービスや製品を利用できるブースを設けたり、質問コーナーを設けるなど、来場者とのコミュニケーションを密に取るアプローチも必要になります。さらに、申込書や関連資料を用意しておくことで、いつでも参加者を受け付けられる状況を作ることも大切です。このように、セミナーを主催するにあたって目的や目標をしっかり設定することで、正確かつ明確な効果計測をすることができます。

 

どんなにセミナーの内容がおもしろくても、目的達成につながらなければ開催した意味がありません。セミナーやオンラインセミナーを企画するうえで、参加者へのクロージングまでを含めたプランを考えてみましょう。

 

1-2.セミナーの内容を明確にしよう

目的や目標をある程度設定することが出来たら、次に考えるべきは、セミナーやオンラインセミナーの内容をより明確にさせることになります。目的を決めることで、そこに来てもらいたいターゲットを不特定多数から絞り込むことが出来ます。

目標やターゲットとなる人物が、新規顧客に対する新規開拓なのか、既存顧客に対するフォローアップなのかによっては、関心のある内容が異なります。各ターゲット層がどのような内容に関心があるのかについては、事前にアンケートや、問い合わせの有無、比較他社のセミナーでのアプローチ方法などを参考にするのも一つの手段になります。

 

1-3セミナータイトルは“セミナーの顔”

目的と内容が明確になったら、次に考えるべき項目は、セミナーやオンラインセミナーのタイトルをどう表現するかになります。タイトルは、いわばセミナーの顔とも言える内容になりますので、本や映画のタイトルと同様、関心のあるターゲットが興味関心を引くものでなければなりません。

 

一般的な戦略としては、

・明確な数字を提示する
・皆が具体的にイメージ・想起できるものを組み込む
・「限定」・「無理」など、特別感を演出させる
・「」、!、?などの記号を入れてメリハリを持たせる

このような方法があります。このように相手を意識して、「行ってみたい!」と思わせるタイトルを付けることもイベントを最高に導く、一つの要素と言えます。

 

 

2.オンラインセミナー(Webセミナー)の導入が増えている

最近はITツールなどを利用して行う、オンラインセミナー(Webセミナー)の導入が増えています。なぜオンラインセミナー(Webセミナー)の導入が増えているのかといいますと、新型コロナウイルスの影響やITツールの急激な発展により、リモートワークが普及したからです。そのため、多くの企業でオンラインセミナー(Webセミナー)の導入が増えています。

ここでは、オンラインセミナー(Webセミナー)について詳しく解説していきます。

 

2-1.オンラインセミナー(Webセミナー)開催

オンラインセミナー(Webセミナー)は、新型コロナウイルスの影響やITツールの急激な発展により、現在多くの企業で導入されています。オンラインセミナー(Webセミナー)は、従来のセミナーとは異なり、リモートで行えるため、会場などを借りる手間が省けます。また、従来のセミナーとは異なった良さがあることも多くの企業が導入する理由の一つです。

例えば、オンラインセミナー(Webセミナー)はITツールなどさえあればどこでも開催することが可能です。そのため、セミナーの参加者が会場に直接足を運ぶという手間が省けることで、セミナーの参加者を増やすことが可能になります。

他にも、従来のセミナーでは会場のキャパシティによって参加者の人数に制限がかかってしまっていましたが、オンラインセミナー(Webセミナー)の場合には、参加者に合わせてITツールを選ぶことで多くの参加者に対応できます。これは、オンラインセミナー(Webセミナー)の良い点のほんの一部であり、良い点は他にも多くあります。

 

2-2オンラインセミナー(Webセミナー)開催方法

オンラインセミナー(Webセミナー)は、従来のセミナーとは異なりリモートでセミナーを開催します。そのため、従来のセミナーと比べると開催方法が少し異なります。しかし、先ほど解説したプランニングが重要という点ではどちらも同じです。

オンラインセミナーの開催方法は基本的には以下の手順で行われます。

 

1.目的を決める
2.開催する日程を決める
3.セミナーの企画を作成する
4.利用するツールを決める
5.配信機材・環境を整える
6.セミナーの資料を作成する
7.告知を行う
8.リハーサルを行う
9.オンラインセミナー(Webセミナー)を開催する

 

まずは、オンラインセミナーを行う目的を決定します。目的が明確なほど良いセミナーの開催につながります。そのため、目的の決定は時間をかけて慎重に行いましょう。

続いて、開催する日程を決めます。開催する日程が決定したらセミナーの企画の作成を行います。参加者に伝えたいことがしっかりと伝わるように何度も編集を繰り返しましょう。企画を立てる際の重要なポイントは「ウェビナー企画を立てる際の重要な7つのポイント|基礎・手順を徹底解説!」にて解説しています。

その後、オンラインセミナーで利用するツールを決定します。参加者の人数やセミナーの企画内容によって、合っているツールを選びましょう。

利用するツールが決まったら、配信機材・環境を整えます。良い環境を構築することでオンラインセミナーを円滑に進めることができます。その後、セミナーの資料を作成し、オンラインセミナーに多くの参加者を呼ぶために告知を行います。

告知を行った後、オンラインセミナーのリハーサルを行います。リハーサルは本番を成功させるためにとても重要なため、本番同様の緊張感で行うようにしましょう。そして、リハーサルで特に問題が無ければ、オンラインセミナーの本番を開催します。

このような流れでオンラインセミナーは行われます。

 

3. セミナー資料を効率的に作成する方法

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セミナーの準備で特に時間が割かれてしまいがちになるのが、セミナー資料の準備になります。

契約書や社内文書などのある程度のフォーマットがある資料とは異なり、セミナーやオンラインセミナーで使う資料には、定められたテンプレートは存在しません。

 

セミナーの形式といっても様々あります。

・受講者との双方向的なコミュニケーションを重視したプレゼン方式
・受講者への一方向的な説明が中心の講義形式
・サービスや製品を実際に体験してもらうようなワークショップ型の方式

上記以外にも、セミナーの目的によっては資料の使い方は異なります。

ここでは、セミナーやオンラインセミナーの際に使う資料作成のコツやアドバイスを、より細分化して下記に列挙してありますので、参考にしていただければと思います。

 

3-1.まずセミナーの「構成」や「起承転結」を考えよう

プレゼン形式の場合、スライドに合わせたレジュメとし、よりポイントを絞った資料が必要になります。限られた時間内で内容を盛り込みすぎてしまうと、かえって相手に伝わりづらく、講義自体よりも資料の把握に終始してしまう場合が想定されます。

一方、講義形式のセミナーであれば、後日復習したり読み返したりしやすいような、詳細な内容が資料に求められます。まとめのポイントを箇条書きにして記したり、書き込み型のまとめ枠を用意したりするとよいでしょう。このように、セミナーを通じて何を訴求したいのかをシンプルに考え、構成を作成していく必要があります。

 

3-2.1枚のスライドに文字を詰め込みすぎない

日本人のセミナーでやりがちなのが、1枚のスライドに、内容を詰め込みすぎてしまうことです。これでは何を伝えたいのかといったピントがボケてしまい、主催側が何を伝えたいのかが分かりづらくなってしまいます。

セミナーの資料作りとして心がける部分は、1枚のスライドに対して、伝えたい内容(主張)も1つに的を絞り、メッセージ性を明確にすることも大切と言えます。

 

3-3.チャートやグラフは最低限に抑える

これも先ほどの文字数と同様、グラフも最低限に抑えるようにしましょう。調査結果や売上実績の推移などを、スライド内に詰め込んでしまうのと、目線の位置が終始スライドになってしまい、主催側が伝えたい内容が相手に伝わりづらくなってしまいます。なるべく、チャートやグラフを用いる際は、必要な部分を抜粋して活用するようにしましょう。

視覚的に訴えていくのであれば、チャートやグラフより、画像(写真を含む)を駆使して、スライド自体をシンプルかつコンパクトにまとめる意識を持ちましょう。

 

3-4.セミナー参加者への配慮も忘れずに

全体を通して気を付けたいのが、持ち帰り用のパンフレット選びなどです。ついつい多くの情報を渡したくなりますが、参加者にとっては単に重たい書類は負担が増えるだけ、ということにもなりえます。

持ち帰り用の紙袋を用意するといった心遣いは当然ですが、可能な限りコンパクトに、かつポイントを絞った資料だけを用意することを意識することをおすすめします。その場にない資料が欲しいといわれたら、商談の大きなチャンスになります。資料の内容は“ちょっと足りない”程度が、興味を引くきっかけになるかもしれません。

 

 

4. セミナー計画に必要な10のチェックリスト

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続いて解説していくのは、セミナー当日までのより具体的な準備についてです。

セミナーやオンラインセミナーの実施計画を策定するにあたって、チェックしておくべき主な項目は以下の通りになりますので、参考にしてみてください。

 

(1) 申込管理

参加申込はどのように行うのか、有料か無料か、精算はどのように行うのか、ネットかどうかなど、申し込みに不手際があるとトラブルの原因になります。参加者だけでなく、セミナー主催者側も管理しやすい方法をとることで、イベントの透明性や、参加者や各機関とのトラブルなどを未然に防ぐことができます。

 

(2) 受付

受付時に何を確認するのかを把握しておきましょう。参加証や名刺、チケットなど、何をもって参加の有無を管理するのか、またセミナーの開始時間を過ぎて到着される参加者もいるので、セミナー終了時刻まで受付を行える体制を整えておく必要があります。

 

(3)誘導

受付開始時間前後から、参加者を会場までどのように誘導するか、案内用の掲示物や、誘導者を配置し、参加者が迷うことなく会場まで到着するようにしましょう。オンラインセミナー(Webセミナー)の場合には、参加しやすくなるよう告知の際に参加手順などを解説しておきましょう。

 

(4)会場レイアウト

机や椅子をどのように配置するかをあらかじめ決めておく必要があります。セミナー内で使うツールによって、参加人数によっては小規模から大規模に至るまで、かなり多くのレイアウトが想定できます。

 

(5)必要機材

プロジェクター、マイク、カメラなど、どのような機材が必要かを確認しておくことも重要です。セミナーと一括りに言っても、行う内容や形式によっては多くの機材を必要とします。当日になって準備するでは間に合わないこともありますので、あらかじめ予備含めて確認しておく必要があります。

 

(6)進行台本. スライド

どのような流れで進行するのか、進行中のパワーポイント投影はあるのかは大切な項目になります。当たり前かもしれませんが、どのような進行で、どのような資料を用いるのかは、セミナーを成功に導く上で重要なポイントになります。当日に進行に参加する人間が戸惑うことなく進められるように、十分な打ち合わせや台本が必要になります。

 

(7)運営人員

どのようなシフトや体制を組むのかはセミナーを成功に導く大きな鍵になります。人員をどのように配置するのか、適材適所なのかなど、運営に携わるスタッフはセミナーでは大切な要素になります。

 

(8)配布物

いつどこで封入を行うのか、何がどのくらいの数量必要かも前もって決めておきましょう。どこからが自前またはアウトソーシングするのかを決めておく必要があります。配布物は主催側と参加者を繋げる大切なツールの一つです。オンラインセミナー(Webセミナー)の場合には、参加者限定のデータファイル等を配布することがおすすめです。

 

(9)荷物の搬入出

意外にもミスが目立つのが、会場への事前送付や車両での搬入出が可能かなどの細部にわたる部分になります。ここでの連携を怠ると、セミナーで使うものが届いていなかったりと致命的なミスにつながります。搬入出の責任者を決め、責任の所在がどこにあるかを明確に区別しておくことも決めておくと良いでしょう。

 

(10)予算管理

いくらセミナーが最高の出来でも、最終的にかかる金額は当初の予算を超えていないかなどの把握もしておきましょう。セミナーはマーケティングの一部でもあるため、主催するとなれば重要となるのは「費用対効果」になります。ただセミナーやオンラインセミナーを行えばいいというわけではなく、しっかりと目的・予算・結果が伴うものに仕上げなければなりません。

 

 

5.セミナーやオンラインセミナーの成功は準備段階で決まるといっても過言ではない!

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どんな目的をもったセミナーであれ、参加対象者に満足いただけるセミナーづくりが大切になります。初めてのセミナー開催でも、ターゲットを見据えた丁寧な準備と、具体的な業務の整理が成功への近道です。

また、オンラインセミナー(Webセミナー)を開催する際には、多くの参加者を集客するために告知にも目を向けてみましょう。

オンラインセミナー集客のポイントは「セミナー集客はどうやるの?オンライン・オフライン別ノウハウ集」にて解説しています。準備を怠ることなく、あらゆることを想定して決めておきましょう。