これで成功？！セミナー事務局運営8つのステップ

セミナー開催には、企画の立案や事前準備、当日の運営ならびに事後フォローまで複数のステップがあります。

そのファーストステップとなるのがセミナー事務局の開設です。
セミナー事務局をどのように開設して運営をすればよいのかを知っておくことで、その後のセミナーの成果に大きな差が出てくることになります。

ただし、セミナー事務局の開設やセミナー運営というのは、慣れないうちはなかなか難しいものです。
そのような時はセミナー運営のプロフェッショナルであるセミナー代行業者を活用するのも１つの方法です。

 

この記事では、セミナー運営の肝である事務局の開設に必要な手順や、運営の方法を説明します。また、セミナー代行業者を活用することのメリットについても見ていきましょう。

 

ステップ1.スケジュールと開催場所、開催内容の確認

セミナー事務局の最初のステップは、スケジュール、開催場所、そのほか開催内容などセミナーに関する各種事項の確認です。

一般的には下記のようなセミナー開催情報を全て確認しておく必要があります。

 

・開催するセミナー内容

・セミナー告知WEBサイトの作成要否

・セミナー告知WEBサイトの公開時期、申し込み開始予定時期

・会場名・住所

・想定来場者数

・有料・無料の確認

・事務局営業時間の確認（問い合わせ時間の確認）

・事務局名・電話番号・メールアドレス

 

まずはしっかりとセミナーの全体像を把握したのち、詳細の内容も確認をしていきます。

ここでしっかりと情報を確認しておかないと先々の手配などミスが発生してしまう可能性も出てくるため、基本情報をしっかりと抑えておきましょう。

 

 

ステップ2.入出金の管理・準備

セミナー事務局の重要な役割の１つに、出入金の管理や経費の把握、準備があります。有料セミナーを開催する場合は、受講料の収受などが必要になります。

 

セミナー受講料については、支払い方法によって管理が変わるので注意が必要です。

一般的な方法としては、事前振込のほか当日支払い、事後請求、場合によってはクレジットカード支払いなどもあります。

事前振込で対応する場合は受講料徴収のための銀行口座開設、クレジット決済対応の場合はクレジット会社との契約なども行う必要も出てくるでしょう。

 

また同時に受講キャンセルポリシーなども確認しておく必要があります。

キャンセルの可否のほか、払い戻し可能時期や、返金の処理方法なども確認しておきましょう。
金銭の授受がある場合は、請求書や領収書のフォーマット作成なども準備しておく必要があります。

 

ステップ3.セミナー関連製作物の準備

セミナー関連製作物の準備も大切です。セミナー開催前までに使用する製作物の全般を準備していきます。

メインビジュアルやイベントロゴなどの手配、事前申し込み期間中の送付・配布物などの確認などは早期に着手しておきましょう。

 

そのほか、受講券を当日渡し引換えにする場合は、受講券引換証の準備もしておく必要があります。また、有料セミナーを開催する場合には、領収書のフォーマット作成や、発行準備なども行います。

FAXでの申し込み受付をする場合は、FAX用の申込用紙フォーマットの準備もします。

その他、当日の会場地図や看板作成、当日までの案内や申し込み方法、運営状況などに沿って必要な物を製作準備しておくようにしましょう。

 

ステップ4.セミナー申し込みサイトの製作準備・手配

近年は、利便性もあってセミナー開催をするための専用申込サイトを準備する企業が増えています。

 

セミナー開催が決まりセミナー申込サイトを利用することになったら、早めに申込サイトの製作手配をする必要があります。

サイト作成には、内容のすり合わせなど業者とのやりとりや製作に応分の期間が必要なため、余裕を持って手配を行わなければいけません。

 

専用ドメインメールを取得する場合は、セミナー開催の２週間前には取得しておくとよいでしょう。

サイト作成にあたっては個人情報保護ポリシーに準拠しつつ、申込の個人情報取得項目を確認して事前アンケートを作成する必要があります。それから、申込リプライメールの文面の作成、開催直前案内メールの文面などの作成もしておくようにしましょう。

 

ステップ5.会場設営

セミナー事務局のタスクとして、会場設営は極めて重要です。

なぜなら、セミナー内容や講師だけでなく、会場や当日の設営状況もセミナー受講者の満足度に大きな影響を与えるためです。

 

セミナー開催後の満足度アンケートを実施しても、「音が聞き取りにくかった」「会場が暗かった」「映像がよく見えなかった」「会場内の温度が暑い・寒い」などのセミナー内容以外の不満も案外多いものなのです。

そのため、会場設営にあたっては音響・照明・映像機材の確認・手配は特に念入りに行うようにしましょう。

 

そのほか、当日運営でクレームが出やすいのは手洗いや喫煙所などの誘導がわかりにくいなどということがあります。立看板設置なども、当日セミナー会場の内装飾可否の確認も十分に行いつつ手配をしておくようにしましょう。

 

ステップ6.当日運営体制・スケジュールの確認

セミナー開催当日の運営体制、スケジュールの確認は入念に行いましょう。

当日のセミナー運営にあたって、スタッフをどのように配置するかは重要です。小規模セミナーであれば、受付スタッフも数名程度で事足りる場合が多いですが、200名以上の大規模セミナーなどを開催する場合、セミナー進行や各種案内の専門スタッフ、誘導スタッフなど受付スタッフ以外のスタッフ配置がスムーズなセミナー運営に繋がります。

 

大規模セミナー開催時に必要なスタッフとしては

 

・総合受付

・講演進行（ディレクター）

・ 部屋前受付スタッフ

・誘導スタッフ

・講師誘導・管理スタッフ

 

などが挙げられます。

 

特にセミナー当日は想定外のアクシデントが発生する場合もあるので、どのような事態にも柔軟に対応できるように余裕を持った人数でのスタッフ配置を行うようにしましょう。

 

ステップ7.当日の飲料・食事手配

当日の飲料・食事手配もセミナー事務局の仕事です。まず、セミナー当日に飲食の準備が必要かを確認します。

 

通常、セミナー講師の飲料の手配だけでなく、会場では参加者用にペットボトルのお茶や缶コーヒーなどの手配も事前にしておく必要があります。

また、昼食をまたぐセミナーについては、お弁当などの手配をする場合もあるでしょう。講師に昼食を準備する場合は、あらかじめアレルギーや好みの有無を一言確認しておくと親切です。

 

大規模セミナーで参加者やスタッフにも昼食を用意する場合は、数種類のお弁当を用意するなど、多少の選択肢があると喜ばれます。

参加人数に合わせて手配を行いますが、不足しないように多少余裕を持って準備しておくのがよいでしょう。

なお、セミナールーム内での飲食が禁止されている場合もあるので、その点は事前に会場に確認しておくようにしましょう。

 

ステップ8.当日用備品の手配/当日配布物の確認・準備

セミナー事務局で当日使う備品の手配や当日配布物の確認・準備を行います。

 

例としては

・来場予定者リスト

・来場者バッジホルダー（ひも/スリップ等）

・バーコードリーダー

・名刺・回収アンケートをとめるクリップ／ホッチキス

・ボールペン／マジックインキ

・会場案内用立看板

・スタッフバッチ

・事務局案内版

・当日配布資料を入れるバッグまたは封筒

・ノベルティ

・講演資料など

・その他配布物

・当日配布用アンケート（配布・回収方法用確認）

 

などがあります。

 

配布物やノベルティについては、何を参加者に渡すのか事前に決めておき、当日は１セットずつバックや封筒で渡せるように前日までにセッティングしておくと便利です。

 

配布物やノベルティについては不足することが無いように余裕を持った数を準備しておくようにしましょう。

 

事務局業務を「アウトソーシング」するメリット

事務局業務をアウトソーシングすると、以下のようなメリットがあります。

 

担当者の負担軽減

事務局業務のアウトソーシングは、担当者の負担軽減につながります。

前述の通り、セミナー事務局の業務は多岐にわたります。本来専門としていない業務もこなさなければならず、担当者には業務的にも心理的にも負担がかかるものです。また、セミナー開催のノウハウや経験が蓄積されていなければ、さらに負担がかかることでしょう。

しかし、ノウハウや経験を持つプロに事務局運営を任せれば、担当者の負担は大きく軽減されます。担当者は細かい事務作業などに時間を取られることなく、余裕を持って全体のマネジメントに集中できるためです。

 

セミナー全体のクオリティアップ

事務局業務をアウトソーシングすれば、セミナー全体のクオリティを高められます。

前述の通り、事務局業務は幅広いため、担当者にはかなりの負担がかかります。コンテンツ立案やフォローアップに時間をかけたくても、その他の業務に圧迫されて十分に時間を取れないことが少なくありません。結果として、セミナーのクオリティが満足できるレベルにまで到達しにくくなってしまいます。

しかし、事務局業務をアウトソーシングすれば、担当者はコンテンツ立案やフォローアップなどに集中できるようになります。細々した事務業務をプロに任せることで、時間を確保できるようになるためです。

 

事務局をアウトソーシングする流れ

事務局業務をアウトソーシングする際は、このような流れが一般的です。

以下でそれぞれ解説していきます。

 

アウトソーシングする業務の明確化

事務局業務の中でどの業務をアウトソーシングするのか明確化します。

まずは、セミナー開催にあたって事務局ではどのような業務を行うのか洗い出していきましょう。業務内容やプロセスを把握した上で、それぞれの重要度・優先度を評価することで、コア業務がどこなのか見極めます。ここで明らかになったコア業務以外の業務が、アウトソーシング候補となる部分です。

さらに、自社のリソースでどこまでまかなえるのか、どの業務にリソースが不足しそうなのかも検討しましょう。リソースが明らかに足りていない部分を、アウトソーシングによって補強するためです。

 

セミナー代行業者の選定

次に、アウトソーシングを依頼するセミナー代行業者を選びます。

セミナー代行業者は数多くあるため、「どこに依頼すべきか」と迷うことも少なくありません。選定のポイントは、実績や信頼性の高さ、専門知識の豊富さ、提供サービスや対応範囲、コストなどです。また、代行業者側のフットワークの軽さもポイントになります。対応が丁寧かつスムーズであれば、依頼後もきめ細やかなサポートが期待できるためです。

複数のセミナー代行業者を比較検討し、自社にとって最適なパートナーを選びましょう。

 

アウトソーシング運用の準備

セミナー代行業者が決まったら、アウトソーシング運用について打ち合わせを行いましょう。打ち合わせではセミナーの方向性はもちろん、自社が抱えている課題、目指しているゴールなどを共有して運用準備を行います。

運用準備をおろそかにすると、自社とセミナー代行業者の間に認識のズレが出てしまい、運用後にトラブルに発展するかもしれません。ミスマッチが起きないように、綿密に準備することが大切です。

 

アウトソーシング運用のスタート

打ち合わせした内容をもとに、実際に事務局業務のアウトソーシングを開始します。

事務局業務は事前準備・当日運営・事後対応の各段階でさまざまな業務があります。アウトソーシングといっても完全に丸投げにしてしまうと、自社にノウハウや経験が蓄積されません。将来のセミナーをより良くするためにも、定期報告や気付き・改善点の報告を受けるようにしましょう。

 

まとめ

 

セミナー事務局の開設をしっかりと行い、セミナー運営にあたって必要な確認や各種手配を適切に行えるかどうかで、セミナーの成果に大きな差が出てくることになります。

まずは上記のステップを参考にして、自社内で効率的な事務局開設、運営を行う準備をしましょう。

ただし、大規模なセミナーを行う場合などは、準備も煩雑になるだけでなく、当日運営にも相応の人員が必要となります。

そのような時はセミナー運営のプロフェッショナルであるセミナー代行業者を活用するのも１つの方法です。

 

セミナー運営の代行を利用するメリットは「セミナーを成功に導くノウハウを持っていること」。そしてセミナー事務局、運営管理を専門に行なっている代行業者を利用すれば、セミナー運営の効率化がはかれます。

以下記事では、セミナー運営代行業者に依頼する場合に知るべき重要なポイントが紹介されていますのでぜひ参考にしてみてください。

「セミナー代行業者、依頼する際知っておくべき重要なポイントとは」