おすすめの来場者管理システム7選！活用するメリットについても解説

展示会やセミナーなどのイベントを開催するにあたって、来場者管理を効率化したいのであれば、「来場者管理システム」を導入するのがおすすめです。

しかし、来場者管理システムがどのようなシステムなのかあまり把握していないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、来場者管理システムの基礎知識や活用するメリット・おすすめの来場者管理システムについて解説します。

 

来場者管理システムとは？

来場者管理システムとは、展示会やセミナーなどのイベントを開催する際に来場者情報や申し込み状況・入場管理などを一元管理できるシステムのことです。

来場者管理システムには、主に以下のような機能が搭載されています。

ただし、来場者管理システムによって搭載されている機能は異なりますので注意が必要です。

 

来場者管理システムを活用するメリット

来場者管理システムを活用するメリットは、以下の通りです。

順番に解説します。

 

業務を効率化できる

来場者管理システムには、さまざまな機能が搭載されているため、活用することで業務を一元化することが可能です。

一元化によって、来場者管理に関する業務を効率的に進められるようになり、コストの削減や作業時間の短縮につながります。

 

参加者の満足度向上につながる

来場者管理システムは、イベントの主催者側だけでなく参加者側にもメリットがあります。

具体的には、来場者管理システムを活用することで申し込み方法や決済方法が充実し、より参加者の利便性が向上します。

その結果、申し込みや決済がスムーズに行えるようになるので、満足度の向上につながり参加者の増加にも期待ができるでしょう。

 

おすすめの来場者管理システム7選を紹介

おすすめの来場者管理システムとして、以下の7つを紹介します。

 

Doorkeeper

Doorkeeperは、イベント管理とコミュニティ育成に特化した来場者管理システムです。

イベント運営に必要なデータを一元管理することが可能で、コミュニティの構築も行えます。

料金プランは以下の4種類があり、いずれも有料となります。

ただし、コミュニティ作成や初回のイベント開催は無料で行えるため、気になる方は利用してみましょう。

 

展示会受付.com

展示会受付.comは、展示会の受付がQRコードで簡単に行える来場者管理システムです。

QRコードをスキャンするだけで受付が完了するため、参加者の待ち時間を大幅に減らせます。

なお、展示会だけでなく、商談会やセミナー・式典・就活イベントなどにも利用できます。

基本システムに加えて、ブース受付システムや簡易伝票登録システムなど、状況に応じて必要な機能をオプションとして追加することが可能です。

 

Event Cloud Mix

Event Cloud Mixは、イベントに必要な機能が100以上も搭載された来場者管理システムです。

機能が豊富に搭載されているため、本システムだけでイベントを一元管理できます。

「誰でも」「カンタンに」「低価格」を謳い文句としているため、初心者の方や少しでもコストを抑えたい方におすすめです。

 

楽らく受付くん

楽らく受付くんは、設置費無料で月額13,000円で利用できる来場者管理システムです。

本システムを活用することで、参加者リストを作成する手間が省けたりキャンセル受付が不要になったりするなどのメリットに期待ができます。

プラス6万円を支払うことで、案内ページの作成を依頼することが可能です。

 

SmileTracking

SmileTrackingは、QRコードで入退場の管理が行える来場者管理システムです。

QRチケットの発行から当日受付・リアルタイム分析・アンケートまでオールインワンで提供しています。

専用アプリや専用端末を用意する必要がなく、スマホやタブレットでQR受付が行えます。

現場の声から誕生したさまざまな機能を用意しているので、本システムを活用することでこれまで以上にスムーズにイベントを運営できるようになるはずです。

 

Q-PASS

Q-PASSは、導入社数は400社以上でイベント開催数は1,300件以上の実績を誇る来場者管理システムです。

柔軟性のあるシステム設計となっているため、自由度の高いカスタマイズが可能です。

関連業務もワンストップで依頼できるため、リソース不足にお困りの方におすすめのシステムと言えます。

導入事例について紹介しているので、気になる方は公式サイトで確認してみましょう。

 

ECOS

ECOSは、イベント主催者や出展者・来場者・講演者などをトータルでサポートできる来場者管理システムです。

イベント業界に特化したシステム会社が提供しており、来場申込フォームの作成機能やQRコード付き入場証の作成機能など、誰もが使いやすい豊富な機能を搭載しています。

公式サイトでは、実際の管理画面上での操作方法を動画で分かりやすく説明しているので、初めて利用する方でも安心です。

 

来場者管理システムを活用するならアウトソーシングがおすすめ

おすすめの来場者管理システムについていくつか紹介しましたが、「どれを活用すればいいのか分からない」「自分たちだけでうまく活用できるか不安」という方もいるはずです。

そのような場合には、アウトソーシングへの依頼を検討してみましょう。

イベントアウトソーシングでは、自社に最適な来場者管理システムの選定を依頼することが可能です。

選定だけでなく実際の運用も依頼できるため、初めて来場者管理システムを活用する方にとっても安心です。

 

アウトソーシング会社も来場者管理システム同様に数多くあるため、どこに依頼すればいいのか迷うかもしれません。

そのような場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、イベントプロデュース事業を展開しており、自社に最適な来場者管理システムの選定や運用はもちろん、イベント当日の運営・実施後のレポート作成まで、イベントに関するさまざまな業務のサポートをトータルで行っています。

年間400案件以上の運営実績があり、中小企業から大手企業・大学・官公庁まで、業界業種問わずにサービスを提供してきたため、安心して依頼いただくことが可能です。

無料見積もりを行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

まとめ

本記事では、来場者管理システムの基礎知識や活用するメリット・おすすめの来場者管理システムについて解説しました。

来場者管理システムを活用することで、業務を効率化できたり、参加者の満足度向上につながったりするなどのメリットに期待ができます。

来場者管理システムについても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

自分たちだけで来場者管理システムの選定・運用をするのが不安に感じる方は、アウトソーシングを活用してみるのもおすすめです。

アウトソーシングのことなら、株式会社ニューズベースにお気軽にお問い合わせください。