社内表彰式を開催するメリットとは？会場の選び方、成功させるためのポイントについても解説

毎年の恒例行事として、社内表彰式を開催している企業も数多くあります。そこで重要となってくるのが、会場選びです。

社内表彰式の開催経験が乏しい場合には、「どのように会場を選べばいいのかわからない」と頭を悩ませている担当者も多いのではないのでしょうか。

そこで本記事では、社内表彰式における会場の選び方や開催するメリット・社内表彰式を成功させるために意識すべきポイントなどについて解説します。

 

社内表彰式を開催するメリット

社内表彰式を開催するメリットは、以下の2つです。

順番に解説します。

 

従業員満足度を高められる

業績や売り上げに大きく貢献した社員を社内表彰式で称えることで、該当の社員にとっては「自分が会社からちゃんと評価してもらえた」と感じることができます。

また、表彰式に参加した他の社員には、頑張りがきちんと評価される良い会社だと感じてもらえるでしょう。

どちらの立場であっても、社内表彰式を開催することで帰属意識が高まり、従業員満足度の向上につながる効果があります。

 

従業員のモチベーション向上につながる

社内表彰式を開催することで、多くの従業員は受賞者に選ばれることを一つの目標として日々の業務に取り組むようになります。

その結果、従業員のモチベーション向上につながります。

 

会社の評価基準を明らかにする

会社の評価基準を明らかにできることも、社内表彰式を開催するメリットです。

営業成績であれば社員ごとに数字が出ていますので、会社の評価基準は誰にとっても明らかであるといえます。しかし、営業以外の評価基準については、社員にとって分かりにくくなりがちです。営業に関わらない社員が多い会社では、社員が評価について不公平感を抱いてしまうこともあります。

このような場合、部門ごとに評価軸を明らかにした上で社員表彰を行うとよいでしょう。会社が求めるものと、それを満たした社員が表彰の対象となったことが明確に伝わり、不公平感を抑えられます。

 

コミュニケーションの創出

表彰式は社員同士のコミュニケーション創出に一役買います。

会社規模が大きくなると、部署もその分だけ細かくなることに加え、複数拠点を持つこともあるでしょう。そのような場合、接する機会が少ない部署や社員が出てきやすくなるものです。個々で集中して仕事をすることも大切ですが、社員が気持ちを一つにし、一丸となって取り組む姿勢も、会社にとっては重要視したいのではないでしょうか。

表彰式は、普段関わらない・意識することのない部署を知る一つのきっかけになります。多くの社員が見る表彰式では「縁の下の力持ちの部署」「自分の業務と実は関係がある部署」など、社員が自社について理解を深め、新たなコミュニケーションやつながりを得る機会となることでしょう。

 

開催に向けて決めるべきポイント

表彰式はさまざまなメリットがあるからこそ、ぜひとも成功させたい社内イベントです。より良い表彰式を開催するために、決めておくべきポイントを解説します。

 

人数

まずは、表彰式に携わる人数を明らかにしましょう。

表彰式で明らかにするのは、表彰される人数、参加する人数、運営・スタッフの人数です。これらの人数がある程度固まってくれば、表彰式の規模感が大まかにつかめてきます。規模が分かれば、会場、予算、スケジュールなども決めやすくなります。

ここで注意したいのは、参加人数です。イベントの形式によっては、会場に集まる人数とオンライン参加人数を区別した上で予定を立てなければなりません。おさえる会場の規模や用意する機材にも関わることなので、しっかり把握しておきましょう。

 

予算

予算も表彰式では事前に決めておかなければいけません。

予算はイベントの規模によって大きく変動します。特に、会場費は予算の中で大部分を占めるものです。そのため、参加人数を把握してどのような会場をおさえるべきかを考えた上で予算を組みましょう。

また、コンテンツによっても予算が変わります。例えば、表彰式に芸能人や著名人をゲストとして呼ぶ、賞品を出すといった予定があるならば、それらも踏まえて予算を組みましょう。

 

スケジュール

スケジュールも表彰式を成功させる上で大切なポイントです。

スケジュールは、表彰式当日はもちろん、準備スケジュールもしっかり組んでいきます。イベント開催までに何を用意すべきか、会場はいつおさえるか、ゲストへの依頼はいつ行うかなど細かく決めていきましょう。

ここまでで紹介した参加人数・予算・スケジュールは、後から大きく変更することはほぼできません。そのため、大まかにしすぎず、できる限り明確にしておくことが大切です。

 

コンセプト

表彰式全体におけるコンセプトもしっかり決めていきましょう。表彰式は会社にて定期的に行う祝いごとです。コンセプトもそれに合わせて作らなければいけません。

コンセプトが明確であれば、コンテンツにもまとまりが生まれます。一貫性のあるイベントにするためにも、明確にしておきましょう。

 

コンテンツ

最後に、各コンテンツの詳細を詰めていきます。表彰式には、表彰される社員だけでなく、それを見る参加者もいます。それを理解した上で、全員が参加できて楽しめるコンテンツを作ることが大切です。参加した社員が表彰される社員を見て、「将来は自分も表彰されたい」という意欲を自然と持てればベストといえます。社員が仕事に対してモチベーションを高められるようにコンテンツを作っていきましょう。

社内表彰の開催を希望するものの、「リソースが足りない」「ノウハウがない」とお困りなら、株式会社ニューズベースにご相談ください。これまで数多くの支援実績があり、プロならではのノウハウで、社内表彰式を準備段階から開催当日までトータルサポートいたします。

 

社内表彰式における会場の選び方

社内表彰式における会場の選び方として、以下5つを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

立地は適切か

1つ目は立地です。

社内表彰式における会場を選ぶにあたって、アクセスしにくかったり会社からの距離が遠かったりすると、参加者の負担が大きくなります。

また、場所がわかりにくいと誘導するスタッフを配置しなければいけなくなり、余計な人件費がかかる恐れがあります。

そのため、なるべく会社からの距離が近く、わかりやすい会場を選びましょう。

 

設備は整っているか

2つ目は設備です。

社内表彰式を開催するにあたって、音響設備やプロジェクターの使用を検討している企業も多いはずです。

しかし、会場によってはそれらの設備が用意されていない可能性もあるので、事前にチェックしましょう。

 

キャパシティは十分か

3つ目はキャパシティです。

十分なキャパシティがないと、参加者全員を会場に収容できない可能性があります。

逆に参加者が数十名であるにもかかわらず、数百人を収容できるような大規模な会場を選んでしまうと、空席が目立って盛り上がりに欠けますし、費用もかさみます。

人数に応じて適切なキャパシティの会場を選びましょう。

 

会場のルールは問題ないか

4つ目は会場のルールです。

会場によって、さまざまなルールが設けられています。

例えば「持ち込み禁止の物品」「建物への工作禁止」「許可のない看板設置の禁止」などです。ルールは会場によって異なるので、必ず確認しておきましょう。

ルールを破ってしまうと、罰金を請求されたり二度と使用できなくなったりする恐れがあるので、注意が必要です。

 

どれくらいの料金がかかるか

5つ目は料金です。

会場を確保するにあたって、当然ですが料金がかかります。

立地やキャパシティ・時間帯などによっても料金は大きく変動するので、予算内に収まるか細かくチェックしましょう。

 

社内表彰式を成功させるために意識すべきポイント

社内表彰式を成功させるためには、会場選定のほかにもさまざまなポイントがあります。

順番に解説します。

 

レイアウトについてしっかり考える

社内表彰式を開催する上で、レイアウトは非常に重要です。

一般的な考え方として、客席から見て右側が上手で左側が下手となります。また、表彰者や司会者は下手側、受賞者は上手側に立ちます。

ただし、会場の設備やオペレーションの都合上、位置を逆にする場合もあります。

レイアウトをしっかり考えた上で、臨機応変に対応しましょう。

 

リハーサルを必ず行う

リハーサルを行わない状態でいきなり本番を迎えてしまうと、段取りがわからず、表彰式をスムーズに進行できない場合があります。

せっかくの社内表彰式が台無しとなる可能性もあるので、必ずリハーサルを行うようにしましょう。

リハーサルを複数回行うことで、担当者一人ひとりが表彰式の内容や流れをしっかり把握できるようになり、本番当日もスムーズな運営が可能となるはずです。

 

イレギュラーな事態にも対応できるような体制を整えておく

たとえ万全の準備で本番を迎えたとしても、何かしらのイレギュラーな事態が発生することは珍しくありません。

あらかじめ起こりうるトラブルを想定しておき、その対策を決めておきましょう。

また、想定外の事態が起きた際に誰がどう判断するのか、指揮系統を明確にしておくといったことも重要です。

 

受賞者以外も楽しめるよう演出やBGMにこだわる

社内表彰式における主役はあくまでも受賞者ですが、ただ表彰するだけでは盛り上がりに欠けてしまいます。

社内表彰式を成功させたいのであれば、受賞者以外の参加者も楽しめるような内容にすることが重要です。

オープニングに動画を使う、受賞者の素晴らしい点を表彰者がプレゼンする、盛り上がるBGMを使うなど、受賞者以外の参加者にも心の底から楽しんでもらえるようなものにしましょう。

 

スライドを作成する

会場には部署や職種が異なる従業員も大勢集まるため、司会者が口頭で受賞者の業績や功績について述べても、「具体的に何が凄いのか」あまり理解できない参加者もいるはずです。

スライドを作成することで、グラフや図などを用いて受賞者の業績や功績を視覚的かつわかりやすく伝えられるので、参加者から納得感を得られます。

そのため、これまでスライドを用いたことがないのであれば、作成してみましょう。

 

スライドを作成する際に意識すべきポイントや、スライド作成ツールの選び方などについて詳しく知りたい担当者は、以下の記事をご覧ください。

表彰式でスライドを作成する際に意識すべきポイントとは？スライド作成ツールの選び方なども

 

まとめ

本記事では、社内表彰式における会場の選び方や開催するメリット・社内表彰式を成功させるために意識すべきポイントなどについて解説しました。

社内表彰式を開催することで、従業員満足度を高められたり、従業員のモチベーション向上につながったりするなどのメリットが期待できます。

会場を選ぶ際には、立地や設備・会場のルールなどをしっかりとチェックすることが重要です。

また、社内表彰式を成功させたいのであれば、リハーサルを行ったりスライドを作成したりしましょう。

 

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